Union Internationale des Télécommunications recrute une adjointe administrative en Russie.

Sous la supervision directe du directeur régional, le titulaire du poste exerce les fonctions suivantes :

• Assiste l’équipe du bureau régional en ce qui concerne les communications, les réunions et le flux de travail global.
• Organise les rendez-vous et tient à jour le calendrier du superviseur ; accueille les membres du personnel et les visiteurs et répond à leurs questions ; filtre les appels téléphoniques entrants et les demandes par courrier électronique ; facilite la distribution des demandes de renseignements externes et internes aux membres de l’équipe responsable et surveille les délais de réponse.
• Facilite le travail administratif en maintenant des systèmes de suivi de la correspondance et des documents, en aidant le directeur régional à s’assurer que le travail est effectué conformément aux normes de l’entreprise et dans les délais établis et en aidant au suivi de l’avancement des travaux.
• Maintient et met à jour une liste de contacts tels que : les ministres, les responsables gouvernementaux, les régulateurs et les membres du secteur, etc. nécessaires au Bureau régional ; met à jour le répertoire mondial de l’UIT concernant les pays de la CEI.
• Fournit un soutien administratif dans l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires, de réunions et de colloques; peut être amené à voyager pour apporter du soutien lors d’un événement.
• Compile des informations de base et des documents ; facilite la préparation des documents d’information pour le superviseur ; rédige les réponses aux demandes écrites sur des questions générales ; traite et communique les informations sensibles conformément aux règles internes de l’UIT.
• Editer et formater des documents et des présentations conformément aux lignes directrices et pratiques de l’UIT ; effectue des traductions informelles de l’anglais vers le russe et vice versa.
• Tient le compte financier du bureau régional (fiches de petite caisse).
• Aide à l’émission et au paiement des contrats aux fournisseurs et experts externes.
• Effectue toute autre tâche connexe assignée par le directeur régional.

LES COMPÉTENCES DE BASE

Appliquer l’expertise ; Communication efficace ; Apprentissage et partage des connaissances ; L’engagement organisationnel; Axé sur les résultats, et ; Travail d’équipe et collaboration.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES

COMPÉTENCES TECHNIQUES

Connaissance des télécommunications; Connaissance de la comptabilité et du reporting financier.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation:

Compléter des études secondaires avec un diplôme OU compléter des études techniques ou commerciales équivalentes avec un diplôme. Pour les candidats internes, une scolarité obligatoire combinée à dix années d’expérience qualifiante peut être acceptée à la place d’un enseignement secondaire complet avec diplôme à des fins de promotion ou de rotation. 

Expérience:

Au moins cinq années d’expérience dans le domaine du poste. (Un maximum de trois années d’études dans le domaine du poste et dans une école reconnue peuvent remplacer l’expérience requise sur la base d’une année de formation pour une année d’expérience.) Expérience dans l’utilisation des outils bureautiques
(MS Office 365 , y compris une bonne utilisation d’Excel, PowerPoint et Outlook), un logiciel interne de l’UIT ou similaire (par exemple CRM, SAP, ePPM), serait un avantage. Une expérience dans le système des Nations Unies serait un avantage.
Une connaissance du secteur des télécommunications dans les pays de la CEI serait un avantage. Une expérience des questions financières et budgétaires est également souhaitable.

Langues :

Connaissance du russe et de l’anglais à un niveau avancé. La connaissance d’une troisième langue officielle de l’Union (arabe, chinois, espagnol, français) serait un avantage.