Union Internationale des Télécommunications recrute une adjointe administrative à Moscou, Russie.

Sous la supervision directe du directeur régional, le titulaire exerce les fonctions suivantes :

• Assiste l’équipe du bureau régional en ce qui concerne les communications, les réunions et le flux de travail global.
• Organise les rendez-vous et maintient le calendrier du superviseur; accueille les membres du personnel et les visiteurs et répond à leurs questions ; filtre les appels téléphoniques entrants et les demandes par e-mail ; facilite la distribution des demandes de renseignements externes et internes aux membres de l’équipe responsables et surveille les délais de réponse.
• Facilite le travail administratif en maintenant des systèmes de suivi de la correspondance et des documents, en aidant le directeur régional à s’assurer que le travail est effectué conformément aux normes de l’entreprise et dans les délais établis et en aidant au suivi de l’avancement des travaux.
• Maintient et met à jour une liste de contacts tels que : ministres, responsables gouvernementaux, régulateurs et membres du secteur, etc. nécessaires pour le bureau régional ; met à jour le Répertoire mondial de l’UIT en ce qui concerne les pays de la CEI.
• Fournit un soutien administratif dans l’organisation d’ateliers, de formations, de séminaires, de réunions et de colloques ; peut être appelé à se déplacer pour fournir un soutien lors d’un événement.
• Compile les informations et documents de référence ; facilite la préparation des documents d’information pour le superviseur ; rédige des réponses aux demandes de renseignements écrites sur des questions générales; traite et communique les informations sensibles conformément aux règles internes de l’UIT.
• Édite et formate les documents et les présentations conformément aux directives et pratiques de l’UIT ; fait des traductions informelles de l’anglais vers le russe et vice versa.
• Tient à jour le compte financier du bureau régional (petite caisse).
• Aide à l’émission et au paiement des contrats aux fournisseurs et experts externes.
• Effectue toute autre tâche connexe assignée par le directeur régional.

LES COMPÉTENCES DE BASE

Application de l’expertise ; Communication efficace ; Apprentissage et partage des connaissances ; L’engagement organisationnel; Axé sur les résultats, et ; Travail d’équipe et collaboration.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES

COMPÉTENCES TECHNIQUES

Connaissance des télécommunications; Connaissance de la comptabilité financière et des rapports.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation:

Terminer des études secondaires avec un diplôme OU terminer des études techniques ou commerciales équivalentes avec un diplôme. Pour les candidats internes, une scolarité obligatoire assortie de dix ans d’expérience qualifiante peut être acceptée en lieu et place d’un diplôme d’études secondaires complètes à des fins de promotion ou d’alternance. 

Expérience:

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine du poste. (Un maximum de trois années d’études dans le domaine du poste et dans une école reconnue peut remplacer l’expérience requise sur la base d’une année de formation pour une année d’expérience.) Expérience dans l’utilisation des outils bureautiques
(MS Office 365 , y compris une bonne utilisation d’Excel, de PowerPoint et d’Outlook), un logiciel interne de l’UIT ou similaire (par exemple CRM, SAP, ePPM), serait un avantage. Une expérience dans le système des Nations Unies serait un avantage.
Une connaissance du secteur des télécommunications dans les pays de la CEI serait un avantage. Une expérience des questions financières et budgétaires est également souhaitable.

Langues :

Connaissance du russe et de l’anglais au niveau avancé. La connaissance d’une troisième langue officielle de l’Union (arabe, chinois, espagnol, français) serait un avantage.