Partners In Health recrute une Assistante aux opérations du campus à Butaro au Rwanda.
Aperçu du poste
Relevant du directeur des opérations du campus et de l’engagement communautaire, l’adjoint aux opérations du campus (COA) est responsable d’une gamme d’ activités administratives ainsi que d’aider aux opérations quotidiennes ultérieures du campus. Les responsabilités de ce rôle sont principalement administratives et logistiques ; ils exigeront beaucoup de diplomatie, de discrétion, d’ingéniosité et de flexibilité, car cette personne travaillera en étroite collaboration avec un large éventail de personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Le rôle de COA offre une opportunité sans précédent pour quelqu’un qui s’intéresse aux opérations, à l’éducation, à la santé et à la justice sociale, offrant une grande exposition aux activités de première ligne et au fonctionnement interne d’une université pionnière.
Responsabilités globales :
● Fournir une assistance opérationnelle et administrative au directeur des opérations du campus sur un large éventail d’activités
● Assister les opérations du campus pour créer toutes les activités de la vie du campus (jeux, aménagement extérieur, aménagement de nouvelles maisons)
● Superviser tous les aspects administratifs et l’aménagement de tous les bureaux sur le campus et gérer les fournitures administratives dans les bureaux et les salles de classe
● Aider à gérer les calendriers et les demandes de rendez-vous
● Faciliter la logistique des réunions, y compris l’espace, les lignes de conférence, les ordres du jour, le matériel de préparation, les notes et le suivi
● Assurer la liaison entre le département des opérations et les autres départements concernés tels que la logistique, l’administration, les finances, les équipes des programmes académiques, etc.
● Assister l’équipe d’exploitation et être un remplaçant pour différentes équipes en cas de besoin
● Assister et animer des activités lors de l’ aménagement de nouvelles maisons tant de classes que de résidentiels
● Aider à l’approvisionnement avec l’équipe d’approvisionnement et de logistique pour s’assurer que le campus dispose de l’approvisionnement complet en biens et services nécessaires.
Aider aux opérations quotidiennes du campus :
● Aider le DCO à exploiter le campus de Butaro chaque jour de manière efficace, sûre et rentable.
● Coordonner avec les membres de l’équipe d’entrepôt , d’accueil, de transport et de secrétariat pour s’assurer que les fournitures administratives sont disponibles et aider chaque équipe à remplir les fonctions requises.
● Coordonner avec d’autres départements de l’UGHE pour aider à fournir une assistance opérationnelle pour les activités académiques, de recherche et autres programmes hébergés sur le campus de Butaro (y compris les événements spéciaux.)
● Fournir un soutien au besoin à tous les autres gestionnaires de l’équipe des opérations.
● Participer à toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique du campus, au besoin
● Fournir un soutien aux nouvelles initiatives pour le portefeuille croissant de l’Université et servir de ressource supplémentaire pour les projets prioritaires. Dans le passé, ces projets comprenaient le lancement de l’UGHE, les cérémonies d’inauguration et le soutien à la recherche.
● Gérer la soumission et le suivi de tous les formulaires financiers des opérations du campus.
Qualifications:
● Baccalauréat préféré ; expérience / intérêt pour l’administration des affaires, les opérations, les achats et la logistique, et / ou la santé mondiale souhaitée
● 2-3 ans d’expérience de travail dans les opérations, de préférence des universités
● Capacité à vivre à Butaro à temps plein (y compris la plupart des week-ends) requise
● Maîtrise de l’anglais et du kinyarwanda requise ; Connaissance du français appréciée
● Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives ; doit être un apprenant rapide, capable d’effectuer plusieurs tâches et de s’adapter facilement aux circonstances changeantes
● Compétences organisationnelles avancées et capacité à gérer plusieurs missions et à respecter les délais avec une attention aux détails et à la qualité
● Capacité à travailler efficacement en équipe dans un environnement complexe au rythme rapide
● Compétences informatiques dans les programmes de traitement de texte, de base de données et de tableur ; maîtrise des applications Microsoft Office ou Google G Suite
● Compétences interpersonnelles exceptionnelles, y compris la capacité d’interagir professionnellement avec du personnel, des partenaires et des clients de cultures diverses
● Maturité et jugement démontrés
● Passion pour la justice sociale et désir de contribuer à l’éducation à la santé mondiale.
Date limite : 31 aout 2023