Family Health International (FHI 360) recrute un(e) Assistant(e) aux achats, Dakar, Sénégal
CONTEXTE
Family Health International (FHI 360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présent dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et de la technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Procurement Assistant, pour le projet EpiC Sénégal.
EpiC est un projet mondial de cinq ans financé par le Plan d’urgence du président américain pour la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet fournit une assistance technique stratégique (TA) et une prestation de services directs pour surmonter les obstacles à 95-95-95 et promouvoir une gestion autonome des programmes nationaux de lutte contre le VIH en améliorant le dépistage des cas de VIH, la prévention , les programmes de traitement et la suppression de la charge virale (CV) parmi les populations clés (PC) et les populations prioritaires (PP). Au Sénégal, EpiC travaillera dans plusieurs régions pour fournir des services liés au VIH parmi les PC et les PP au Sénégal et renforcera les capacités des organisations locales et communautaires de PC et travaillera en étroite collaboration avec les structures de santé, le gouvernement sénégalais et les principales parties manifestent pour fournir des services VIH adaptés.
DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la Supervision du Procurement Officer, le Procurement Assistant aura pour mission de soutenir les processus d’approvisionnement du bureau du projet EpiC au Sénégal sous l’assistance de son superviseur, Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances basé au Sénégal et au siège dans tous les aspects de la gestion des achats pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre du programme. Il/elle collaborera étroitement avec l’équipe des programmes et des finances pour l’achat de fournitures de bureau et programmatiques, d’équipements et d’autres demandes d’achat.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
- Coordonner la gestion des achats en respectant les procédures du bailleur et de FHI 360.
- S’assurer du respect strict du cycle complet de la procédure d’achats.
- Préparer, maintenir et examiner les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements
- Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s’assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l’entreprise sont satisfaits.
- Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs
- Maintenir la documentation des bons de commande et s’assurer de leur contresignature à temps
et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement
- Elaborer et mettre à jour le tracking supplier mensuellement
- Suivre dans son intégrité le SOP relatif au Procurement et alerter à temps au besoin pour une harmonisation entre les pratiques et le SOP existant
- Suivre les PO, contrats à travers les différentes dates ou délais impartis afin d’envisager les modifications ou amendements, pénalités et autres
- Assurer la mise à disposition de Contrat cadre avec des prestations au niveau local
- Aide à l’élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement
- Procéder au classement de tous les différents sans exception sur le SharePoint
- Appuyer sur la mise à jour de la liste des Fournisseurs disponibles annuellement
- S’assurer que le processus d’achat a été respecté du besoin jusqu’au paiement et donner son accord au Département de finance pour paiement.
- Aide à la formation et à l’élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;
- Participer à l’évaluation préalable des candidats potentiels, en particulier à l’examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriées.
- S’assurer de la conformité totale avec les politiques d’achat de l’entreprise et les règlements applicables de l’USAID ;
- Soutenez le recrutement des consultants des projets- dans le respect des procédures de FHI360 et des bailleurs.
- Assister son superviseur dans tout le processus de gestion des appels d’offres de prestation de service ; de la réception de la demande d’appel à candidature au choix du ou des fournisseurs ;
- S’assurer que toutes les étapes de la chaîne ont été exécutées (Procéder aux différentes vérifications nécessaires, participer au dépouillement, à la présélection, à l’évaluation des candidats, et à l’élaboration des documents y relatifs (achat, , PV etc. .) ;
- Effectuer d’autres tâches assignées.
Exigences minimales :
- Licence en administration des affaires, en gestion des achats, ou de la chaîne d’approvisionnement, du secteur public ou d’un domaine connexe.
- Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des Achats, de préférence pour des projets de développement financés par des bailleurs de fonds
- Connaissance démontrée du processus de gestion des Achats et des règlements des bailleurs
- Connaissance des processus d’approvisionnement
- Capacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturels et géographiquement diversifiés
- Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports
- Être méthodique et organisé
- Être honnête et de bonne moralité ;
- Aptitude démontrer à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante ;
- Démonstrations de leadership, de polyvalence et d’intégrité ;
- L’expérience de travail dans des ONG est un atout. ;
- Compétence professionnelle à l’oral, à la lecture et à l’écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée.
CONDITIONS DE VOYAGE :
- 5 à 10 % voyages domestiques.
Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme constituant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de réviser et de réviser ce document à tout moment.
FHI 360 est un employeur pratiquant l’égalité des chances et la discrimination positive par lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’encontre de toute personne employée ou recherchant un emploi en raison de sa race, de sa couleur, de sa religion, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identité de genre, de son origine nationale ou ethnique, de son âge, de son état matrimonial, de son handicap physique ou mental, de son statut d’ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus, l’exploitation et le harcèlement sexuels. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent avec notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des vérifications de sélection appropriées, y compris des vérifications des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au programme interinstitutions de divulgation des fautes professionnelles (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats à un emploi sur toute constatation fondée d’abus, d’exploitation et/ou de harcèlement sexuel pendant le mandat du candidat chez ses anciens employeurs. En postulant, les candidats à un emploi confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces vérifications de sélection.
FHI 360 examinera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 ne vous demandera jamais votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe pour votre site de carrière, et nous ne vous demanderons jamais d’argent, de biens ou de services pendant le processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre correspondance, veuillez envoyer un e-mail à[email protected].
FHI 360 favorise la force et la santé de ses employés grâce à une ensemble d’avantages sociaux compétitifs, le développement professionnel et les politiques et programmes qui favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Rejoignez notre équipe mondiale pour faire une différence positive pour les autres — et pour vous-même.
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