Intitulé du poste : Associé/e aux Achats (Procurement Associate)
Grade : GS 6
Type de contrat : FT / Fixed Term (Contrat à durée déterminée)
Unité/Division : Supply Chain
Durée du contrat : 1 an renouvelable
Lieu : Dakar, République du Sénégal
Date limite : 31 mai 2021
Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.
Qu’allez-vous faire à ce poste ?
A ce poste, vous aurez à assurer des services de coordination, fournir des services administratifs et effectuer des recherches pour contribuer à l’efficience et à l’efficacité des services d’achat.
Pourquoi travailler avec nous ?
Au Sénégal, le Programme Alimentaire Mondial (PAM) travaille à renforcer la résilience des communautés rurales au changement climatique et à permettre aux petits agriculteurs -les femmes en particulier – de gagner leur vie sur leurs terres. Le PAM cible les régions les plus pauvres, intégrant ses activités pour renforcer la résilience, avec son programme phare d’alimentation scolaire locale qui sert de point d’entrée principal pour une série de programmes de nutrition, de réduction des risques de catastrophe et d’approvisionnement local mis en œuvre dans les mêmes localités pour maximiser l’impact de l’intervention.
Apportez votre créativité et votre sens de l’innovation à l’organisation. Vous en aurez besoin pour faire le travail partout et selon les besoins.
Faire partie d’une communauté mondiale, diversifiée et multiculturelle comme la nôtre, vous exposera en permanence à de nouvelles idées et perspectives. Nous nous soucions vraiment les uns des autres et sommes portés par le travail d’équipe.
Nos collaborateurs peuvent travailler au-delà de leurs attentes dans des situations réelles, s’enrichir d’un travail véritablement significatif, révéler leur potentiel et être acteurs de leur développement !
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Qu’est-ce qui est attendu de vous ?
Sous la supervision directe du chef de l’unité Supply Chain, vous aurez à effectuer les tâches ci-après, à :
- Assurer une coordination opérationnelle et des services administratifs pour appuyer les projets et les activités d’achat, en suivant des procédures standard et en contribuant à l’acquisition efficace de vivres sur le marché local, de biens et de services.
- Identifier et recommander des fournisseurs potentiels, et rassembler des données et des documents pour faciliter leur sélection, en veillant au respect des procédures standard.
- Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d’achat, et apporter un soutien aux demandeurs, afin de faciliter les achats locaux de vivres ainsi que les achats de biens et services appropriés au moindre coût pour le PAM.
- Participer, aux côtés d’un fonctionnaire principal, aux négociations menées avec les nouveaux fournisseurs sur les conditions générales des commandes, afin d’obtenir les meilleures conditions au moindre coût pour le PAM.
- Établir les bons de commande, les contrats et les pièces justificatives y afférentes pour approbation par la partie prenante concernée et faire approuver les achats en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués, afin de permettre l’acquisition rapide de biens et de services.
- Traiter les problèmes relatifs aux biens livrés, en faisant preuve d’initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties concernées et en suivant les procédures standard, pour trouver des solutions justes en temps voulu.
- Effectuer des recherches, collecter des données et mener des analyses, afin d’établir des rapports qui aident à prendre des décisions en connaissance de cause et permettent d’assurer la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.
- Concevoir, développer et superviser la maintenance des bases de données et des enregistrements, afin de s’assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d’établissement des rapports.
- Collaborer avec les collègues afin de faire en sorte que les activités d’achat s’inscrivent bien dans les programmes plus vastes et d’adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d’assistance.
- Assurer le processus d’approbation et de maintien des contrats de prestataires de services financiers (FSP) ainsi que de détaillants pour la mise en œuvre de la modalités CBT
- Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.
Pour cette mission, vous devrez avoir ;
Diplôme de fin d’études secondaires de préférence complétés par des cours de formation technique ou universitaire dans un domaine lié aux activités d’achat, de gestion administrative, de supply chain,
Au moins trois (03) années ou plus d’expérience dans des postes ayant des rapports avec la gestion administrative, gestion des achats de transport logistique, des marchandises/biens/services achetés (transferts de type monétaire, dons en nature, etc.).
Une expérience de la recherche de fournisseurs et de la coordination avec les commerçants de détail, les grossistes et les négociants.
La connaissance des procédures d’achat et les liens avec d’autres opérations (avec les opérations logistiques, par exemple).
Des connaissances de routine des méthodes de travail afin de compléter les processus avec un minimum de supervision
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs, y compris le traitement de texte, tableur et autres logiciels. Connaissance des règlements administratifs du PAM, de sa politique et de ses procédures dans le domaine du travail.
La capacité à identifier les erreurs dans les données et rectifier les questions qui nécessitent une attention
La maitrise du Français aussi bien parlé qu’écrit. La connaissance de l’anglais et du Wolof est un atout.
Une très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet).
Termes et Conditions
Le PAM s’est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n’est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l’Ouest et du Centre. Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées.
Le PAM n’a aucune tolérance à l’égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.
Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d’audit du PAM, du Corps commun d’inspection (CCI) et d’autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que ainsi que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.