Heifer International recrute un(e) Gestionnaire des achats et de l’administration, Sénégal

Depuis 1944, Heifer International a aidé plus de 36 millions de familles à se sortir de la faim et de la pauvreté. Notre objectif est d’aider les familles à atteindre des revenus décents, ce qui leur permettra de nourrir leurs familles au quotidien, d’éduquer tous leurs enfants ; et disposer d’un logement approprié, d’eau, d’une hygiène et d’autres ressources essentielles. Lorsque de nombreuses familles obtiennent ce nouveau revenu durable, cela offre de nouvelles opportunités pour la construction d’écoles, la création de coopératives agricoles, la formation d’une épargne communautaire et le financement de petites entreprises.

La contribution de Heifer Sénégal à l’objectif mondial de 10 millions de ménages est d’aider 500 000 des 6,745 millions de ménages d’Afrique à atteindre un revenu de vie durable d’ici 2030.

Vue d’ensemble de la fonction

Relevant directement du directeur pays, le responsable des achats et de l’administration est un poste de direction essentiel chez Heifer International Sénégal (HIS), chargé d’assurer l’intégration transparente des fonctions d’approvisionnement et administratives pour soutenir l’efficacité organisationnelle, le bien-être du personnel et la prestation de services de qualité à toutes les parties prenantes du SIH. Ce rôle sert de catalyseur stratégique en favorisant l’excellence de l’approvisionnement et en supervisant les opérations de bureau afin de créer un environnement de travail sûr, productif et bien organisé.
En tant que responsable des achats, le gestionnaire concevra et mettra en œuvre des stratégies d’approvisionnement, optimisera les relations avec les fournisseurs et veillera à la conformité avec les politiques et les normes d’approvisionnement de Heifer International Sénégal. Le rôle consiste à superviser les activités d’achat, à gérer les contrats des fournisseurs et à assurer la livraison en temps opportun des biens et services essentiels à l’atteinte des objectifs programmatiques et opérationnels. Il est primordial de mettre l’accent sur la rentabilité, la concurrence loyale, la transparence, la rapidité et la qualité.

Dans le domaine de l’administration de bureau, le gestionnaire supervisera les opérations administratives, y compris la gestion des installations, les protocoles de sécurité et le soutien au personnel dans plusieurs bureaux. Ils dirigeront la coordination de l’entretien des bureaux, de la logistique des voyages et des services de soutien au personnel, en assurant la continuité des opérations et en répondant aux besoins émergents de manière proactive. Le gestionnaire supervisera également l’équipe administrative, favorisant ainsi une culture de travail collaborative et efficace.
Ce double rôle exige un professionnel dynamique doté de solides compétences en leadership, en organisation et en résolution de problèmes. Le candidat retenu excellera dans l’équilibre entre l’approvisionnement stratégique et les besoins opérationnels d’une organisation en croissance. En combinant son expertise en matière d’approvisionnement et de gestion de bureau, le responsable des achats et de l’administration jouera un rôle central pour permettre à Heifer International Sénégal de remplir sa mission de manière efficace et durable.

Traits de caractère essentiels

• Penseur stratégique : Démontre la capacité de prévoir les besoins et les défis futurs en matière d’approvisionnement et d’administration. Peut concevoir des stratégies qui s’alignent sur la mission et les objectifs opérationnels de Heifer International au Sénégal.
• Résolution proactive des problèmes : Prendre l’initiative de cerner les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent et mettre en œuvre rapidement des solutions pour minimiser les perturbations dans les opérations d’approvisionnement et de bureau.
• Leadership et consolidation d’équipe : Inspire confiance et motive les membres de l’équipe. Il donne l’exemple en favorisant la collaboration et la responsabilisation au sein du personnel administratif.
• Orienté vers le client : Axé sur la fourniture d’un excellent service aux parties prenantes internes en répondant à leurs besoins rapidement et professionnellement. Assure un environnement de travail favorable qui améliore la productivité et le bien-être.
• Négociateur solide : Habile à négocier des contrats et à gérer les relations avec les fournisseurs afin d’obtenir la meilleure valeur pour l’organisation tout en maintenant la transparence et l’équité.
• Résilient et flexible : S’adapte rapidement aux priorités changeantes, aux besoins opérationnels et aux défis imprévus. Garder son sang-froid sous pression et assurer des progrès constants vers l’atteinte des objectifs.
• Souci du détail et organisation : Porte attention aux subtilités des processus d’approvisionnement et de la surveillance administrative. S’assurer que tous les dossiers, contrats et politiques sont exacts, à jour et conformes aux normes de Heifer International.
• Éthique et transparence : Respecte les normes d’intégrité les plus élevées dans toutes les interactions, en particulier en matière d’approvisionnement et de finances. Établit la confiance grâce à l’équité, à l’honnêteté et à un engagement envers les valeurs de Heifer International.
• Communicateur collaboratif : S’engage efficacement avec les équipes réparties sur plusieurs sites. Transmet clairement les idées, les attentes et les mises à jour tout en favorisant un environnement de travail inclusif et coopératif.
• Axé sur les résultats : S’engager à obtenir des résultats mesurables qui améliorent l’efficacité opérationnelle et contribuent au succès des programmes et des initiatives de Heifer International Sénégal.
• Engagement envers la durabilité : Aligne les pratiques d’approvisionnement sur l’accent mis par Heifer International sur la durabilité, en soutenant les fournisseurs locaux et les choix respectueux de l’environnement dans la mesure du possible.

Responsabilités et livrables

Approvisionnement (50 %) 

• Leadership stratégique en matière d’approvisionnement : Élaborer et mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement qui s’alignent sur les objectifs organisationnels et la mission de Heifer International au Sénégal, en mettant l’accent sur la rentabilité, la durabilité et la qualité.
• Gestion des achats de bout en bout : Superviser toutes les activités d’approvisionnement, y compris l’évaluation des besoins, la planification, l’identification des fournisseurs, la négociation des contrats et l’acquisition.
• Conformité et responsabilité : Assurez-vous que tous les processus d’approvisionnement respectent les politiques internes, les normes éthiques et les exigences réglementaires locales, tout en maintenant la transparence et la préparation aux audits.
• Gestion des relations avec les fournisseurs : Établissez et maintenez des relations solides et à long terme avec les fournisseurs, en favorisant des partenariats qui améliorent la qualité du service et les délais de livraison.
• Optimisation des stocks : Surveillez les niveaux de stock pour éviter les pénuries ou les surstocks, garantissant ainsi des flux de travail opérationnels fluides et une utilisation efficace des ressources.
• Atténuation des risques : Effectuez des évaluations des risques liés aux activités d’approvisionnement et mettez en œuvre des mesures proactives pour relever les défis potentiels, tels que les perturbations des fournisseurs ou la volatilité des prix.
• Analyse des données et rapports : Analysez les données d’approvisionnement pour identifier les opportunités de réduction des coûts, améliorer l’efficacité et soutenir la prise de décision éclairée. Fournir des rapports détaillés sur les achats en temps opportun à la direction.
• Pratiques de durabilité : Intégrer des pratiques écologiquement et socialement responsables dans les décisions d’approvisionnement, en soutenant les fournisseurs locaux et en réduisant l’empreinte environnementale de Heifer.

Administration de bureau et supervision d’équipe (30 %)

• Surveillance opérationnelle : Assurez le bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau en maintenant un espace de travail propre, sûr et fonctionnel qui favorise la productivité et le bien-être.
• Gestion des installations et de la sécurité : Superviser l’entretien des bureaux, mettre en œuvre des protocoles de sécurité et coordonner les plans de préparation aux situations d’urgence, en abordant rapidement des problèmes tels que la sécurité incendie ou les pannes de services publics.
• Supervision du personnel : Diriger et soutenir le personnel administratif, en fournissant des conseils clairs, des possibilités de développement professionnel et en favorisant un environnement d’équipe collaboratif et performant.
• Coordination des voyages et des événements : Gérer l’organisation des voyages, la logistique et la planification des événements pour le personnel et les visiteurs, en veillant à l’efficacité et à la conformité aux politiques organisationnelles.
• Gestion des politiques et des procédures : Tenir à jour la documentation des politiques et procédures du bureau, en assurant l’uniformité et la clarté entre les opérations.
• Bien-être du personnel : S’attaquer activement aux défis opérationnels et aux préoccupations du personnel, en créant un environnement favorable qui améliore l’engagement et le moral.
• Supervision multi-bureaux : Fournir un leadership stratégique et normaliser les opérations administratives dans plusieurs bureaux, assurant une approche unifiée des objectifs opérationnels de Heifer au Sénégal.
• Gestion des ressources : Superviser l’approvisionnement et l’entretien des fournitures, de l’équipement et des services de bureau, en veillant à ce que l’état de préparation opérationnelle soit pris en tout temps.

Finances (15 %)

• Surveillance budgétaire : Surveiller et gérer les budgets liés à l’approvisionnement et à l’administration, en assurant une allocation efficace des ressources et un contrôle des coûts.
• Gestion des dépenses : Traitez les factures, rapprochez les comptes et suivez les dépenses pour les activités d’approvisionnement et administratives.
• Rapports financiers : Préparez des rapports de dépenses détaillés, des prévisions budgétaires et des résumés financiers pour aider la direction à prendre des décisions.
• Supervision de la petite caisse : Superviser la manipulation et le rapprochement de la petite caisse, en veillant à ce qu’elle soit conforme aux directives organisationnelles.

Toute autre fonction assignée (5 %)

• Soutien interfonctionnels : Fournir un soutien pour d’autres fonctions organisationnelles et projets spéciaux selon les besoins, contribuant ainsi aux objectifs stratégiques de Heifer International au Sénégal.
• Innovation et améliorations : Identifier et mettre en œuvre des initiatives pour améliorer l’efficacité opérationnelle, la durabilité et la satisfaction du personnel.

Exigences minimales

• Baccalauréat en approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• 4 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine des achats et de l’administration de bureau (de préférence dans une OING), avec un accent sur les responsabilités de leadership ou de gestion.
• Solide maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels d’approvisionnement.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais, avec une préférence pour la maîtrise de la langue locale.

Exigences préférées

• Certifications professionnelles en approvisionnement (par exemple, CIPS) ou en administration (par exemple, PMP ou équivalent).
• Expérience démontrée dans un rôle similaire au sein d’une ONG internationale ou d’une organisation multi-sites.
• Connaissance du contexte réglementaire et culturel du Sénégal en matière d’achats et de gestion de bureau.

Compétences les plus critiques

• Expertise en matière d’approvisionnement : Connaissance approfondie de la planification des achats, de la gestion des fournisseurs et des stratégies d’optimisation des coûts.
• Compétences en leadership : Capacité avérée à gérer et à inspirer des équipes, en favorisant la responsabilisation et un rendement élevé.
• Gestion budgétaire et financière : Compétences avancées en matière de surveillance financière, de planification budgétaire et de suivi des dépenses.
• Capacités de résolution de problèmes : Solides compétences analytiques pour relever les défis et élaborer des solutions efficaces.
• Efficacité organisationnelle : Capacité exceptionnelle à gérer des tâches complexes, à établir des priorités efficacement et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
• Compétences en communication : Solides compétences en communication écrite et verbale, assurant des interactions claires et efficaces avec diverses parties prenantes.
• Sensibilisation culturelle : Sensibilité aux facteurs culturels et contextuels au Sénégal, favorisant des relations inclusives et respectueuses.

Fonctions essentielles et exigences physiques

• Compétences interpersonnelles : Excellente capacité à coopérer et à faire preuve de tact avec des collègues, des partenaires et des parties prenantes externes.
• Exigences physiques : Périodes prolongées de travail à l’ordinateur, avec flexion, levage et déplacement occasionnels de fournitures ou d’équipements de bureau.
• Flexibilité de déplacement : Volonté et capacité de se déplacer entre les bureaux au besoin pour soutenir les opérations multi-sites.
• Confidentialité et intégrité : Capacité démontrée à traiter des informations sensibles avec discrétion et à respecter les normes éthiques dans toutes les activités.

Date limite de candidature : 14 février 2025.