L’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture(UNESCO) recrute un Agent financier et administratif, Dakar, Sénégal

L’Institut international de planification de l’éducation (IIPE-UNESCO) est un institut spécialisé de l’UNESCO avec des bureaux à Buenos Aires, Dakar et Paris. Le mandat de l’IIPE-UNESCO est de renforcer la capacité des États membres à planifier et gérer leurs systèmes éducatifs. Le Bureau de l’IIPE-UNESCO à Dakar (IIPE-UNESCO Dakar) est réputé pour ses analyses de pointe du secteur éducatif et aide les pays africains à élaborer des plans de développement de systèmes éducatifs réalistes et crédibles à l’appui de l’agenda Éducation 2030, une partie essentielle de l’horizon 2030. Agenda pour le développement durable.  Grâce à une approche de développement des capacités bien conçue et ciblée, l’IIPE-UNESCO Dakar contribue aux analyses diagnostiques, aux plans sectoriels et au développement d’outils pédagogiques et méthodologiques. Ceux-ci contribuent à des politiques éducatives plus pertinentes et durables sur tout le continent africain et au-delà. L’IIPE-UNESCO Dakar est également activement impliqué dans la création de connaissances pour le secteur de l’éducation, non seulement en Afrique mais aussi dans les pays partageant un profil de développement similaire.  Sous l’autorité générale du directeur de l’IIPE et la supervision directe du chef du bureau de l’IIPE à Dakar, le responsable financier et administratif est chargé de fournir une gamme de services administratifs et de soutien dans divers domaines opérationnels afin de garantir l’application et le respect des règles, réglementations. , politiques et pratiques en place, avec des conseils généraux et une ligne hiérarchique fonctionnelle vers le responsable des finances et des opérations de l’IIPE à Paris.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Responsabilités générales

• Conseiller et soutenir le chef de bureau ou la personne désignée sur toutes les questions administratives, budgétaires, financières, humaines.
• ressources, locaux, informatique et questions de sécurité au sein du Bureau. Ce soutien comprendra des discussions avec des partenaires dans les pays bénéficiant du soutien de l’IIPE.
• Assurer le respect des politiques, règles, réglementations et procédures de l’UNESCO en termes de ressources financières et humaines, ainsi que des dispositions de l’accord avec le pays hôte.
• Participer, grâce aux commentaires des utilisateurs, à l’élaboration des politiques et procédures budgétaires, financières et de ressources humaines à l’échelle de la maison.
• Rédiger la correspondance et les directives de procédures internes relatives aux questions budgétaires, financières, de ressources humaines et d’administration.
• Bureau de coordination du système de gestion de l’environnement de l’UNESCO.

Responsabilités budgétaires

• Aider et conseiller sur la planification et la budgétisation et recommander des modifications.
• Conseiller et guider le chef de bureau et les responsables techniques dans la préparation des propositions de financement de base pour approbation par le DIR/IIPE.
• Assister et conseiller le chef de bureau et les responsables techniques dans la négociation du budget et des accords des donateurs.
• Préparer/examiner les budgets, les accords et les rapports des donateurs dans le cadre du financement du projet pour approbation finale par le responsable des finances et des opérations à Paris, en consultation avec le responsable des finances et de la comptabilité et le responsable du budget.
• Superviser et surveiller le recouvrement des coûts dans le cadre du financement du projet, afin de contribuer à la viabilité financière globale de l’IIPE.

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Responsabilités financières

• Veiller à ce que les ressources financières et les dépenses du Bureau soient entièrement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne soient adéquats et fonctionnent.
• Surveiller et conseiller le chef de bureau ou la personne désignée sur la situation financière des projets et programmes (y compris les fonds confirmés mais non encore disponibles pour les dépenses, les fonds disponibles pour les dépenses et les fonds déjà dépensés).
• Agir en tant qu’agent certificateur jusqu’au niveau autorisé délégué par le directeur des finances et des opérations, en veillant à ce que les transactions financières, y compris les voyages, soient conformes aux réglementations, règles, politiques et procédures.
• Conformément aux politiques et procédures de l’Organisation, mettre en place des procédures et des systèmes comptables appropriés – y compris, entre autres, l’examen des paiements et décaissements des fonds, des réapprovisionnements, de la petite caisse, la séparation des tâches – ainsi que des contrôles internes tenant compte des exigences spécifiques du bureau. .
• Superviser la facturation et l’encaissement des revenus des différents services.
• Soutenir les domaines techniques dans la préparation et la finalisation des processus d’approvisionnement. Veiller à ce que les achats de services, d’équipements et de fournitures soient conformes aux règles et procédures, que le personnel du bureau soit informé des procédures appropriées et que les livrables soient conformes aux spécifications et aux termes des contrats.
• Assurer la bonne gestion des immobilisations conformément aux règles de l’UNESCO ; responsable d’assurer le maintien d’un inventaire complet du bureau et l’inventaire à la fin de l’année.
• Superviser l’équipe financière et administrative.

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Responsabilités en matière de ressources humaines

Les tâches suivantes seront exercées en consultation avec le responsable des ressources humaines de l’IIPE Paris, auprès duquel des conseils seront demandés si nécessaire :

• S’assure que les tableaux d’effectifs et les données RH (personnel et non-personnel) de l’IIPE Dakar ainsi que l’organigramme sont mis à jour sur une base mensuelle.
• Fournir un soutien aux membres du personnel en ce qui concerne divers processus administratifs RH et s’assurer qu’ils sont dirigés vers les canaux appropriés.
• Administrer les questions RH quotidiennes au sein du Bureau et assurer un suivi approprié et opportun avec les RH.
• Responsable au sein des sections IIPE Paris, HRM et BFM si nécessaire.
•  Émettre des contrats pour les non-fonctionnaires.

Responsabilités logistiques et administratives

• Superviser la maintenance, l’entretien et le fonctionnement des installations et installations techniques en minimisant les risques : environnement de travail sain et sûr ; réseau local efficace, postes de travail individuels, imprimantes et photocopieurs, moyens de communication ; des voitures fonctionnelles ; etc.
• Superviser le Responsable Associé TIC en collaboration avec le Responsable TIC de Paris
• Maintenir des systèmes d’inventaire, de classement et d’enregistrement appropriés.
• Veiller à ce que les actifs de l’organisation soient protégés à tout moment.
• Veiller à ce qu’une couverture d’assurance appropriée pour les locaux, les véhicules et l’équipement soit en place et renouvelée en temps opportun.
• Le cas échéant, aider et conseiller le chef du bureau ou la personne désignée dans l’identification des emplacements appropriés et des dispositions locales pour les antennes et dans leur établissement. Aider et conseiller le chef de bureau ou la personne désignée dans la négociation de contrats/arrangements de location ou de bail.
• Superviser un pool d’adjoints administratifs dédiés au support du programme.

Responsabilités en matière de sûreté et de sécurité

• Agir en tant que point focal du Bureau pour la sûreté et la sécurité du personnel et des consultants du bureau de l’IIPE à Dakar ainsi que pour les locaux de l’UNESCO-IIPE dans le pays hôte du Bureau.
• Collaborer avec le responsable désigné pour la sécurité et avec le conseiller en chef de la sécurité de l’UNDSS sur toutes les questions liées à la sécurité.
• Veiller à ce que tous les problèmes/événements de sécurité critiques soient signalés à temps.
• Aider le chef du bureau ou son représentant désigné à assurer le respect des politiques, procédures et normes de sécurité communes des Nations Unies en vigueur.
• Veiller à ce que tout le personnel du Bureau respecte les exigences en matière de voyages de sécurité et surveiller l’achèvement de la formation obligatoire en matière de sécurité.
• Aider le personnel et les consultants de l’UNESCO en mission dans le pays hôte du Bureau sur les questions de sûreté et de sécurité et faciliter leur briefing par l’UNDSS si nécessaire.

COMPÉTENCES (Core / Managériales)

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Diplôme universitaire du niveau supérieur (Master ou équivalent) en finance, administration des affaires, comptabilité ou dans un domaine connexe.

L’expérience professionnelle

• Au moins 4 années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la finance et de l’administration, dont de préférence 2 années acquises au niveau international.

Aptitudes et compétences

• Capacité à interpréter les règles et les directives administratives et à résoudre des problèmes courants et non courants dans le domaine des ressources humaines, des finances et de la budgétisation.
• Bon relationnel ainsi que des compétences managériales et capacité à exercer une supervision.
• Excellente compétence en analyse et résolution de problèmes .
• Haut niveau de fiabilité avec une attitude et un comportement réactifs et soucieux du service.
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces dans un environnement multiculturel et avec des partenaires externes et internes.
• Discrétion, tact et maturité avec capacité à faire preuve de bon jugement dans le cadre des missions confiées.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision, à prendre des initiatives, à établir des priorités, à planifier, à coordonner et à organiser son propre travail afin de respecter les délais.
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite).
• Capacité à travailler sous pression, en accordant une attention particulière aux détails et à la qualité du travail.
• Excellentes compétences informatiques, y compris la connaissance de la suite Microsoft Office (Word et Excel).

QUALIFICATIONS SOUHAITÉES

Éducation

• Diplôme professionnel de comptable.

L’expérience professionnelle

• Expérience dans l’utilisation d’un ERP, de préférence SAP .

Aptitudes/compétences

• Connaissance et compréhension du contexte opérationnel de l’UNESCO dans la région africaine.

Langues

• Bonne connaissance du portugais

AVANTAGES ET DROITS

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

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