Le Centre d’étude et de coopération internationale (CECI) recrute une Adjointe administrative de direction dans le cadre du Projet «Femmes et agriculture résilientes (FAR) au Sénégal».

 

 

 

 

 

Sommaire du poste

L’Adjointe administrative de direction est affectée au service  du chef ou de la cheffe du projet FAR.  Elle aura pour rôle principal d’appuyer la direction du projet et les coordinations régionales dans la gestion administrative et comptable du bureau et la gestion des partenariats. Elle assure le secrétariat et l’accueil pour l’équipe du projet, coordonne et assure le secrétariat des réunions de la direction et des comités. Elle est responsable de la relecture et la mise en forme des documents selon les standards de qualité définis par le projet. Elle fait connaître les standards à l’ensemble des spécialistes et partenaires pour que ces derniers et dernières les appliquent afin de lui faciliter la révision des documents qui lui sont transmis. Elle est en mesure d’assurer la gestion des priorités par rapport au travail à réaliser. Elle est responsable d’accueillir les visiteurs.Elle exécutera toutes autres tâches, en lien avec son poste, qui lui seront confiées par  son gestionnaire ou sa gestionnaire.

Responsabilités et tâches

Responsabilités liées à la programmation

  • Rédige des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…);
  • Accueille et oriente ;
  • Filtre des appels téléphoniques ;
  • Traite l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
  • Assure la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
  • Organise des déplacements professionnels ;
  • Saisit les pièces comptables (en cas de départ en congé de l’Assistante comptable) ;
  • Réalise la gestion administrative du courrier ;
  • Construit et suit l’évolution d’un dossier professionnel ;
  • Conçoit (ou met à jour) un tableau de bord ;
  • Réalise un suivi d’activité ;
  • Actualise la documentation professionnelle et réglementaire ;
  • Archive des documents de référence ;
  • Classe les documents, informations et fonds documentaires d’une activité ;
  • Réalise les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
  • Constitue et fait la mise à jour de la base de données fournisseurs ;
  • Saisit, met en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduit et/ou les scanne et les diffuse ;
  • Assure la tenue de la petite caisse et rendre compte à l’administrateur ou administratrice comptable;
  • Fournit un appui ponctuel aux cadres de la banque;
  • Exécute toutes autres tâches que la cheffe ou le chef de projet pourrait lui confier dans ses domaines de compétence.

Secrétariat de la direction et des comités

  • Coordonne les réunions de la direction du projet et des comités.
  • Prépare l’ordre du jour, l’avis de convocation écrit, les documents relatifs aux réunions et s’occupe de la logistique des rencontres;
  • Transmet aux participantes et participants tous les documents relatifs aux réunions ;
  • Prend les notes et rédige le procès-verbal des réunions.
  • En collaboration avec la cheffe ou le chef de projet, voit au suivi des réunions et informe les personnes des décisions prises les concernant;
  • Effectue tous les travaux de secrétariat requis en appui à la direction du projet et aux coordinations régionales.

Responsabilités en matière d’édition de documents

  • Effectue la mise en page professionnelle des documents et l’assemblage final.
  • Assure le suivi ou la livraison des documents, lorsque requis.

Exigences

Formation requise

  • Diplôme universitaire en secrétariat, administration ou l’équivalent.

Expériences particulières

  • Expérience avérée au sein des projets de développement et des ONG internationales;
  • Expérience avérée dans la relecture et la mise en forme des documents;
  • Expériences dans la tenue de la petite caisse.

Nombre d’années d’expérience

  • 5 années d’expérience à un poste similaire au sein d’un grand Groupe.

Compétences

  • Bonne maîtrise du français;
  • Capacité à communiquer;
  • Capacité à travailler en équipe;
  • Capacité d’analyse et de synthèse;
  • Capacité de rédaction.

Connaissances

  • Connaissance d’Internet et de la suite Microsoft Office 365 : Word, Excel, Outlook, Power point

Qualités

  • Écoute active;
  • Discrétion;
  • Ordonné;
  • Polyvalence;
  • Proactivité;
  • Autonomie;
  • Rigueur.

Conditions de travail

  • Horaire de travail : du lundi au vendredi;
  • Poste : contrat de _1 an (avec possibilité de renouvellement);
  • Conditions d’emploi : selon les politiques en vigueur;
  • Date prévue pour le début d’emploi : 15 juillet 2023.

Pour postuler : Toute personne intéressée qui satisfait aux exigences doit envoyer une lettre de présentation expliquant les motifs de sa candidature à ce poste, un curriculum vitae (CV) à jour et des copies de ses diplômes avec la référence Poste Adjointe administrative de direction à l’adresse courriel suivante : [email protected] au plus tard le 30  juin 2023.

CECI respecte les principes d’équité en matière d’embauche. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront un accusé de réception.