Bioforce recrute un(e) Chargé(e) d’accueil et de relation avec public, Dakar, Sénégal

Bioforce recrute un(e) Chargé(e) d’accueil et de relation avec public, Dakar, Sénégal

BIOFORCE. EMPOWERING HUMANITARIANS. Donner le pouvoir d’agir aux humanitaires : nous croyons à un monde où les besoins des personnes affectées par les crises seront couverts par des professionnels engagés, qui apporteront une aide adaptée et de qualité. Nous sommes une organisation humanitaire qui intervient en préparation et en réponse aux crises issues d’un conflit, d’une catastrophe naturelle ou d’une épidémie. Nous apportons des solutions de formation, d’accompagnement et de structuration pour permettre l’accès à une aide efficace et de qualité aux populations vulnérables.

LE POSTE

Contexte

Bioforce recherche pour son entité Afrique situé à Dakar (Sénégal), un.e Chargé.e d’accueil et de relation avec le public. Vous aurez pour mission principale d’accueillir et de renseigner les différents publics de Bioforce Afrique et gérer les activités connexes.

Activités

Sous la responsabilité hiérarchique de la chargée de la communication, vous aurez pour missions de :

Assurer l’accueil physique et téléphonique de Bioforce Afrique

• Accueillir, renseigner et orienter l’ensemble des publics de Bioforce Afrique (visiteurs, fournisseurs, élèves, formateurs, partenaires…)
• Participer au contrôle des entrées et sorties en respect des procédures internes en collaboration avec les agents de sécurité de Bioforce Afrique
• Réceptionner et distribuer le courrier et colis
• Traiter les demandes dans un objectif de service aux usagers (messages, objets perdus, réclamations, etc.)

• Réceptionner et gérer les appels entrants (renseignements, orientation des appels, prise de messages, etc…)

Assurer la relation prospects pour l’ensemble de l’offre de formation Bioforce Afrique

• Répondre aux demandes d’information du public par téléphone et e-mail et sur les réseaux sociaux (mails types ou personnalisés selon le besoin)
• Effectuer des relances mails et téléphoniques aux candidats (frais de dossiers, frais d’inscription, annulation de candidatures…)
• Gérer les inscriptions aux différents événements de promotion de Bioforce et participer ponctuellement à la logistique et à l’animation
• En cas de dysfonctionnement signalé par les prospects, transmettre l’information au/à la chargé-e de communication
• Identifier les informations erronées en lien avec son périmètre d’activité et remonter les demandes de modifications au chargé de communication
• Analyser les types de demandes reçues par e-mail, par téléphone, sur les réseaux sociaux et remonter l’information au chargé de communication pour améliorer les informations fournies en amont aux prospects (FAQ, site internet, plaquettes…).

Animer l’espace accueil

• Veiller à la propreté et la convivialité de l’espace Accueil
• Veiller à la présence de documentation à jour et en quantité suffisante au niveau de l’accueil

Assurer la gestion de la billetterie

• Réserver les billets d’avion pour le Bioforce Afrique (propositions, émission, suivi facturation)
• Effectuer les demandes d’attestation d’assurance pour les voyageurs
• Assurer la mise à jour et le partage des documents de voyage (administratifs et sécuritaires) pour le Bioforce Afrique

PROFIL SOUHAITE.

Connaissances & expériences

Expérience de 1 an à un poste similaire.

Vous connaissez l’environnement de la formation.

Vous avez une très bonne maîtrise des outils Bureautique (Word, Excel, libre office) et une bonne capacité d’apprentissage dans l’utilisation de logiciels de gestion.

Une connaissance du secteur humanitaire serait un atout.

Formation

Bac +2 Communication, Gestion commercial, Marketing ou équivalent.

Qualités

Vous êtes rigoureux (se) et savez organiser votre temps de travail, Vous avez une bonne capacité relationnelle et avez l’esprit d’équipe, Vous avez une bonne capacité d’écoute et de communication,

Vous savez gérer votre stress.

CONDITIONS

CONTACT

Merci de transmettre votre CV (4 pages maximum) et votre lettre de motivation par mail à [email protected] , à l’attention du responsable des fonctions supports en indiquant en objet la référence 24023 et l’intitulé de l’offre.