World Vision recrute un(e) Coordonnateur(rice) des Personnes et Culture, Bo, Sierra Leone

Description de l’emploi:

Le coordonnateur P&C fournira un partenariat stratégique, des conseils et des orientations aux chefs de groupe de clients, aux gestionnaires, aux superviseurs et aux employés dans diverses fonctions P&C, y compris la gestion du rendement, les relations avec les employés, les politiques et procédures P&C, la rémunération, les avantages sociaux, le recrutement et la formation.

Ce poste est basé dans le bureau extérieur et travaille en étroite collaboration avec le responsable de terrain/responsable de groupe, en fournissant des conseils, des avis et un soutien dans l’interprétation et l’application des conditions générales de service à tous les employés dans les domaines des personnes et de la culture (RH). Le titulaire représente le département P&C dans les bureaux extérieurs et est le principal contact pour les services P&C pour le personnel dans les sites qui lui sont assignés. Le groupe de clients comprend du personnel allant des postes de débutant aux responsables de groupe et de programme qui dirigent les opérations sur le terrain, soit environ 40 à 70 personnes. Ce poste travaille en étroite collaboration avec la direction des opérations sur les services opérationnels et stratégiques P&C.

Le titulaire doit être une personne sociable, qui comprend les pratiques et les comportements en matière de soins et d’engagement du personnel. Il/elle doit être minutieux en matière de gestion disciplinaire, d’interprétation et d’application des politiques, d’atténuation des risques RH, et être capable de gérer des questions complexes liées aux personnes. Il/elle doit travailler aux côtés d’autres membres du personnel de P&C et fournir un service P&C efficace. Ce poste relève du directeur P&C et les performances de ce poste seront évaluées en fonction des réalisations des rôles et responsabilités décrits.

Principales responsabilités

Offrir un partenariat de réflexion opportun et un soutien stratégique en matière de P&C

Soyez un chef de file et une personne de référence sur les questions de P&C pour le personnel sur le terrain. Consultez les responsables de P&C sur les questions de personnel et les questions techniques de P&C. Soyez un porte-parole du département, renforçant P&C sur le terrain.

Agir en tant que partenaire de réflexion et conseiller de confiance auprès des gestionnaires pour améliorer les priorités liées aux personnes dans l’unité de travail client, y compris le soutien à l’augmentation des effectifs et du personnel du service.
Diriger la communication P&C avec le personnel et les responsables de l’unité de travail client concernant les changements de politique, la paie/les avantages sociaux ou d’autres messages P&C. S’assurer que le personnel reçoit toutes les communications NON P&C et en est informé.
Participer aux réunions du groupe et à toutes les réunions du personnel au niveau du groupe et représenter P&C de manière stratégique.
Fournir des conseils, des orientations et des formations aux employés et aux gestionnaires sur les questions de relations avec les employés et de résolution de conflits, et soumettre les questions critiques à la direction de l’OPS et au directeur des P&C.
Assurer la formation du personnel sur les exigences des systèmes P&C, par exemple Workday, les formations PFP, LDR et d’autres exigences des systèmes du personnel P&C.
Fournir des conseils spécifiques au personnel et aux gestionnaires pendant la saison de gestion des performances pour garantir que le processus est suivi et que les situations difficiles sont prises en charge (c.-à-d., les besoins d’amélioration)
Travailler avec les responsables hiérarchiques et les responsables P&C sur la gestion du stress lié aux incidents critiques/le soutien par les pairs lorsque des besoins spécifiques surviennent et contribuer aux efforts de soins du personnel
Maintenir la connaissance des exigences du droit du travail en garantissant la conformité au niveau du terrain.
Soutenir la compréhension et la connaissance du bien-être du personnel et d’un environnement de travail sain.
Mettre en œuvre les conclusions de l’audit sur le terrain P&C.
Assurer le suivi et s’assurer que tous les contrôles internes P&C sont appliqués sur le terrain.
Participer à l’élaboration et à la révision des politiques d’assurance IARD. Fournir des informations et des commentaires sur les outils développés par l’assurance IARD, y compris les projets pilotes/tests et la mise en œuvre au sein du groupe de clients.
Développer des analyses et des rapports de données et représenter l’impact et le changement organisationnels.

Prestation de services administratifs et opérationnels P&C :

Recrutement, gestion des salaires et des avantages sociaux, conformité, documentation, reporting

Coordonner les responsabilités administratives P&C, y compris le traitement du recrutement, le suivi des congés et le classement des employés, tout en soutenant l’équipe NO P&C dans le traitement des avantages sociaux et l’administration des contrats.
En collaboration avec le responsable P&C, soutenir les responsables de programme/chefs de projet du cluster, les demandes de personnel, participer/coordonner la sélection et l’embauche de personnel temporaire, de prestataires de services, de bénévoles et d’employés (grades attribués jusqu’à GL 13)
Soutenir le processus de recrutement du groupe de clients, y compris la participation aux entretiens et aux activités telles que le traitement des étapes du WD et la coordination des entretiens, les vérifications des références, la documentation et les dépôts.
Soutenir les chefs de programme/chefs de projet du cluster dans la réalisation d’une analyse annuelle de l’offre et de la demande et de la planification des effectifs mettant en évidence la composition actuelle de l’effectif, les retraités, les rotations, etc. en étroite coordination et conformément aux conseils et recommandations de la direction du P&C.
Tenir à jour les dossiers et les preuves du personnel sur le terrain, selon les besoins
Effectuer le nettoyage des données à la fois sur les systèmes et également sur papier avec le personnel, vérifier et signaler/enregistrer avec précision les données du personnel P&C.
Valider et signaler régulièrement les erreurs au responsable P&C et prendre des initiatives pour résoudre rapidement les lacunes et les problèmes, par exemple la gestion de la paie du personnel, les questions de salaires et d’avantages sociaux, la facturation des coûts du personnel, les problèmes LDR et mettre à jour les données requises du personnel.
Vérifiez avec précision les politiques par rapport aux demandes du personnel, analysez et traitez/représentez pour approbation.
Fournir un soutien dans le processus d’audit, collaborer avec les auditeurs et représenter P&C.
Aider le responsable des systèmes P&C du bureau national à tenir des dossiers en temps opportun grâce à une validation et une documentation à jour.
Contribuer à la tenue à jour des dossiers du personnel de l’unité. Coordonner avec le personnel de l’unité les lacunes en matière de documents et les mettre à jour et les compléter. Assurer la tenue à jour sûre, sécurisée et ordonnée de tous les dossiers du personnel du groupe client.
Préparez et soumettez en temps opportun des rapports P&C de qualité, par exemple des rapports hebdomadaires ou mensuels ou des analyses ad hoc, des rapports de paie, des données de suivi et de surveillance du personnel, etc.
Soutenir le personnel dans le traitement/la réclamation des questions liées aux assurances
Aider les managers à garantir la prise des congés annuels en surveillant les taux d’utilisation et en tenant des registres précis.
Suivre et surveiller avec précision le personnel actif et inactif. Traiter les départs du personnel affecté et fournir des informations à l’équipe NO pour une rectification et un paiement rapides des indemnités de départ.
Assurez le suivi auprès du personnel sur les exigences nationales de conformité et faites-les remplir.
Traiter les contrats pour les bénévoles, les entrepreneurs individuels, etc., chaque année en collaboration avec les responsables des opérations.

Intégration et orientation des nouveaux employés

Faciliter et coordonner les exigences d’embauche et d’intégration du personnel de l’unité, s’engager avec NO P&C dans l’adhésion et l’intégration des nouvelles recrues.
Assurez-vous que les nouveaux employés sont correctement orientés sur les questions de politique P&C au début de leur mission/emploi, et que les nouveaux employés ont une idée claire des exigences organisationnelles.
En consultation avec les responsables P&C et les chefs de service, planifiez et organisez 2 ou 3 jours d’orientation des nouveaux employés au bureau national.
Parlez régulièrement avec les nouveaux employés sur les questions liées aux politiques et au travail opérationnel. Conseillez et guidez les nouveaux employés et assurez-vous que la prestation de services est assurée (y compris les systèmes et les processus).
Faciliter l’élaboration et la mise en œuvre des exigences de probation pour le personnel, par exemple, les réunions du personnel et du gestionnaire, la documentation des objectifs de probation, les évaluations, etc.

Soins du personnel et engagement des employés

Améliorez la visibilité des P&C sur le terrain, effectuez des visites du personnel et des visites dans les bureaux régulièrement chaque mois. Interagissez avec le personnel de terrain affecté et représentez les livrables P&C.
Présenter les problèmes du personnel aux responsables des opérations et des P&C. Résoudre les problèmes de P&C et les préoccupations du personnel en collaboration et en collaboration avec les chefs de service.
Diriger et coordonner les initiatives de bien-être du personnel sur le terrain. Travailler de manière proactive avec le responsable et le responsable P&C et organiser des activités améliorant les soins et le bien-être du personnel sur le terrain.
Mener des actions de sensibilisation sur la politique de congés de WVISL. Suivre et surveiller les plannings de congés du personnel et vérifier régulièrement les rapports de congés dans Workday.
Orienter chaque trimestre le personnel de terrain sur les politiques P&C, en améliorant l’interprétation et l’application.
Conseiller le personnel et le responsable sur la prise de congés de manière réfléchie et soutenir le personnel dans l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Travailler avec les responsables et mettre en place des interventions sur les congés et le travail du personnel.
Soutien à l’interprétation des plans d’action OV – Our Voice sur le terrain. Collaborer stratégiquement avec le personnel et les gestionnaires, prendre des initiatives pour améliorer la notation OV et améliorer la notation de notre enquête OV sur le terrain.
Fournir un soutien sur des programmes tels que des récompenses, une journée de prière, des sports, diriger et animer des séances sur la gestion du stress et de l’épuisement professionnel.

Administration de l’assurance médicale du personnel pour les bureaux extérieurs

Assurer l’interprétation, la sensibilisation et la mise en œuvre des politiques d’assurance du personnel. Travailler conjointement avec le responsable P&C du NO et coordonner et faciliter les questions d’assurance du personnel. Par exemple, les paiements, les recouvrements, les éclaircissements et les solutions.
En collaboration avec l’équipe P&C de NO, servir de contact direct avec le fournisseur d’assurance médicale. Coordonner le transfert des données et des informations du personnel à NO pour les services, les primes et l’administration du régime.
Travailler en collaboration avec l’équipe NO P&C pour déterminer et développer le meilleur plan de travail afin d’assurer le bon déroulement du plan médical.
Enquêter sur toutes les divergences et tous les services insatisfaisants du fournisseur tels que signalés par le personnel.
Assurer un suivi régulier de l’efficacité et de la performance des fonctions exécutées par le prestataire médical et fournir des rapports mensuels
Déterminer la marche à suivre appropriée pour résoudre les problèmes de service client qui surviennent entre le personnel et le fournisseur d’assurance médicale et fournir des commentaires au personnel.

Coordination de l’apprentissage et du développement En collaboration avec les responsables hiérarchiques et le directeur P&C :

Soutenir le processus annuel de PFP des employés de terrain et s’assurer que le processus de gestion du rendement du personnel est mis en œuvre, surveillé, documenté et achevé à temps.
Fournir un soutien aux responsables de programme/chefs de projet et au personnel du cluster dans la préparation et la coordination, notamment en ce qui concerne la planification des objectifs, les évaluations de mi-année et les évaluations annuelles de performance.
Avec les conseils de la direction de P&C, coordonnez et facilitez le processus et les étapes d’amélioration des besoins du personnel.
Collaborez avec le personnel et les responsables pour créer une culture d’apprentissage. Utilisez les ressources de WV sur des plateformes telles qu’ecampus et WV central pour sensibiliser et former le personnel.
Travailler avec le personnel et le gestionnaire pour améliorer le pourcentage de conformité dans l’unité assignée
Comprendre les principes de formation et de développement et les initiatives organisationnelles, puis soutenir la mise en œuvre de ces initiatives. Travailler conjointement avec le directeur des programmes et des formations sur les activités et les initiatives de formation et de développement.
Contribuer aux discussions et initiatives de développement de carrière pour le personnel de terrain (gestion des PDI).
Travailler avec les responsables de programme/chefs de projet du groupe pour remplir les formulaires d’évaluation/de renouvellement des performances du personnel pour le personnel contractuel et les processus de renouvellement/séparation des contrats en étroite coordination et dans le respect des directives et des approbations de la direction.
Réaliser des évaluations des besoins de formation des employés et de développement des compétences intégrées (compétence de base)
Participer aux plans d’apprentissage et de développement des employés.
Suivre la mise en œuvre des calendriers de formation. Suivre les formations qui se déroulent sur le terrain et évaluer le retour sur investissement des formations et partager les résultats
Faciliter de manière innovante les conversations sur le développement de carrière au sein du personnel de terrain.
Faciliter l’apprentissage mutuel entre les projets et les clusters ainsi qu’au niveau national en diffusant les meilleures pratiques en P&C. Faciliter la documentation des meilleures pratiques et contribuer à la communauté de pratique et au centre d’excellence.

Engagement de l’équipe P&C interne :

Participer et s’engager avec l’équipe P&C et assurer le maintien de la continuité des activités.
Soyez un membre actif et soyez réactif aux besoins de l’équipe. Soutenez en temps opportun les demandes de l’équipe et répondez-y.
Observer les performances de l’assurance P&C et présenter les défis de l’assurance P&C à l’équipe et à la direction
Comprendre les priorités du département et contribuer à ses réalisations
Accomplir les tâches assignées par le superviseur de temps à autre
Visitez les centres d’apprentissage WV et suivez des cours ou accédez à des ressources pour contextualiser et mettre en œuvre dans WVISL.
Participer ou représenter aux réunions externes et internes si nécessaire.

Expérience professionnelle requise

Au moins 3 ans d’expérience dans le domaine de la gestion des ressources humaines, et qui implique une expérience dans la prestation de services RH, l’engagement et les interventions RH opérationnelles et stratégiques, la gestion de problèmes complexes de relations avec les employés, l’amélioration des performances RH,

Éducation, formation, permis, inscription et certification requis

Diplôme d’études supérieures en gestion des ressources humaines, en administration publique et en gestion, en administration des affaires, en sciences sociales ou autres diplômes spécifiques liés aux RH.
Des diplômes postuniversitaires spécifiques en RH sont préférés.
Adhésion professionnelle en RH, le cas échéant

Connaissances et qualifications souhaitées

Autres compétences/attributs :

Compréhension des valeurs et des principes chrétiens et capacité à les mettre en pratique.
Capable de se tenir au-dessus des diversités confessionnelles et/ou ethniques et de représenter et de prioriser les intérêts organisationnels.
Capacité à gérer avec audace et confiance les questions de P&C dans les bureaux extérieurs.
Assister/participer et diriger des activités de formation spirituelle chrétienne telles que des dévotions, des réunions de soins du personnel, une journée de prière.
Excellentes compétences interpersonnelles ; capacité à mobiliser le personnel et les gestionnaires sur des initiatives organisationnelles majeures
Excellentes compétences en communication tant à l’oral qu’à l’écrit.
Une personne motivée, proactive et orientée vers les gens et le service
Capacité à maintenir un niveau élevé de confidentialité et de transparence. Capacité à établir la confiance et à produire des résultats avec un minimum de supervision

Compétences et aptitudes techniques :

Bonne connaissance et compréhension des fonctions RH telles que le recrutement, l’emploi/les relations avec les employés, la gestion du rendement, l’engagement des employés, l’apprentissage et le développement, etc.
Connaissance approfondie du droit et des pratiques du travail local, en particulier de la gestion des contrats
Solides compétences organisationnelles, de facilitation, interpersonnelles et interculturelles.
Excellentes compétences administratives et souci du détail.
Excellentes compétences en relations interpersonnelles.
Aptitude de haut niveau en matière d’intégrité et de responsabilité
Connaissance approfondie de MS Office (Word, Excel et PowerPoint)

Capacité à entretenir des relations de travail efficaces avec le personnel et les parties prenantes à tous les niveaux
Sensibilité interculturelle, vision du monde flexible, maturité émotionnelle et endurance physique.

Exigences relatives aux déplacements et/ou à l’environnement de travail

70 % des déplacements vers des bureaux distants

World Vision recrute un(e) Coordonnateur(rice) des Personnes et Culture, Bo, Sierra Leone