Le Secrétariat des Nations unies (ONU) recrute un Associé exécutif à Mogadiscio, Somalie.
Dans le cadre de l’autorité déléguée, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes :
• Assurer le fonctionnement efficace et efficient du Front Office du CR de l’ONU, la confidentialité totale dans tous les aspects de l’affectation, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d’informations et le suivi des les délais et les engagements pris.
• Tenir à jour le calendrier du CR, contacter les visiteurs de haut rang, organiser les rendez-vous et les réunions, prendre les procès-verbaux si nécessaire, y compris par le biais de la coordination avec les agences des Nations Unies et d’autres parties prenantes.
• Maintient les procédures protocolaires.
• Assure les services organisés pour les réunions, tels que la location de salles, les services de traduction et autres services d’approvisionnement.
• Gère les missions de l’UNRC et le calendrier de représentation, y compris les billets, l’hébergement, l’approbation sur le système UMOJA, l’habilitation de sécurité sur le système, la communication officielle avec les parties prenantes concernées, etc. • Maintient des référentiels de listes de contacts de partenaires de haut niveau
et assure des mises à jour régulières.
• Prépare la correspondance, les directives, les commentaires au nom de l’UNRC pour sa signature et en assure la livraison et tout autre suivi lorsque requis.
• Maintient le système de classement assurant la sécurité des documents confidentiels. Utilisation d’un système de classement automatisé en versions électronique et papier.
• Coordonne la circulation de l’information au bureau, assure le suivi des dossiers de circulation.
• Effectue le suivi des délais, des engagements pris, des actions prises et de la coordination de la collecte et de la soumission des documents au CR de l’ONU.
• Filtre tous les appels entrants et la correspondance.
• Partage quotidiennement l’agenda du RC avec les bureaux et points focaux concernés et assure une coordination quotidienne avec le chauffeur si nécessaire.
• S’assure que toute la logistique liée aux bureaux du RC/Somalie fonctionne bien, y compris l’informatique, l’électricité, la climatisation, etc. en coordination avec les départements concernés.
• Supporte le personnel de RCO dans l’organisation de réunions, de rendez-vous avec les partenaires, de transport, entre autres.
• Répond aux demandes ponctuelles du RC.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE:
• Rédiger la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner des séminaires. , conférences et traductions).
• Agir en tant que remplaçant de l’adjoint administratif du RCO lorsque nécessaire pour soutenir le RCO dans les tâches administratives quotidiennes, selon les besoins, y compris l’administration des contrats, le budget et les finances, ainsi que la gestion des ressources humaines.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• S’assure que les exigences et les informations générales utilisées pour l’analyse des données sont documentées.
• Effectue d’autres tâches assignées.
• Professionnalisme : capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données. La capacité d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision. La capacité d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision. Capacité à appliquer ses connaissances de diverses règles et réglementations administratives, financières et en matière de ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes.
• PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise son temps de manière efficace.
• ORIENTATION CLIENT : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
Un diplôme d’études secondaires/secondaires ou l’équivalent est requis.
La réussite du Test mondial des services généraux des Nations Unies (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat des Nations Unies. Les candidats qui n’ont pas réussi le GSST au moment de leur candidature peuvent être invités à passer le test après avoir soumis leur candidature. Le GGST est administré aux candidats lorsque cela est nécessaire avant l’administration d’une évaluation écrite et/ou d’un entretien.
Un minimum de sept (7) années d’expérience en matière de secrétariat, d’administration, de programme, de budget/finances, de gestion des ressources humaines, de relations publiques et de protocole officiel ou dans un domaine connexe, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, est requis.
Une expérience en gestion de front office est souhaitable.
Une expérience dans la fourniture d’un soutien exécutif/administratif et de gestion au sein du
système des Nations Unies, d’organisations internationales ou d’ambassades est souhaitable.
Un (1) an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies.
Date limite : 26 octobre 2023