L’International Rescue Committee (IRC)  recrute un Agent des ressources humaines (H/F), Garowé, Somalie 

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. IRC travaille dans plus de 40 pays et 22 villes américaines pour aider à restaurer la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L’IRC ouvre la voie du mal au foyer. L’International Rescue Committee travaille en Somalie depuis 2006, fournissant des services essentiels aux communautés touchées par les conflits et les catastrophes. L’IRC est opérationnel dans les régions de Banadir, du Sud-Ouest, de Galmudug et du Puntland, mettant en œuvre des interventions dans les domaines de la reprise économique et du développement, de WASH, de la protection des femmes et de l’environnement, de la gouvernance, ainsi que de la santé et de la nutrition.

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision administrative du coordinateur de terrain et la gestion technique, le soutien et la direction du responsable des ressources humaines, le responsable des ressources humaines travaillera en étroite collaboration avec le responsable des ressources humaines dans l’exécution de toutes les fonctions RH (personnes et culture) et sera la personne focale dans diverses fonctions RH pour IRC Somalie. Bureau extérieur de Garowe, par exemple en veillant au respect de toutes les politiques en matière de personnel, au recrutement, à l’orientation et à la formation du personnel nouvellement recruté et de l’ensemble du bureau. Le responsable RH participe au maintien et à la révision de tous les systèmes et procédures de ressources humaines. Il/elle veillera au respect uniforme des politiques et procédures.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1. Politiques et lois du travail :

• Mise en œuvre des politiques dans le bureau extérieur de Garowe et assistance au FC et aux RH (personnes et culture). Diriger l’élaboration et la révision des politiques/directives pour une présentation et une discussion plus approfondies.
• Veiller à ce que toutes les politiques, pratiques et procédures soient entièrement diffusées à tout le personnel et que les séances/orientations nécessaires soient organisées pour les former.
• Assurer une compréhension appropriée et adéquate de la législation du travail somalienne et des obligations d’IRC et conseiller les employés et la direction à ce sujet.

2.Acquisition et gestion des talents :

• Soutenir les responsables du recrutement pour tous les recrutements dans les bureaux de terrain en :
• Veiller à ce que tous les processus de recrutement prennent en compte les politiques et procédures de l’IRC et soient conformes aux pratiques de diversité et d’inclusion.
• Assurez-vous que tous les documents de recrutement sont dûment remplis avant la publication.
• Assurez-vous que tous les postes sont annoncés sur les applications d’offres d’emploi Cornerstone et pertinentes.
• Préparez la longue liste et partagez les candidats sélectionnés avec le responsable des ressources humaines pour un examen final avant de les partager avec les responsables du recrutement pour une présélection plus approfondie.
• Diriger le processus de recrutement avec la coordination des responsables du recrutement en organisant le calendrier des entretiens, par exemple l’heure, le lieu calme et l’équipement nécessaire.
• Assurez-vous de partager avec les responsables du recrutement tout le soutien nécessaire de la part du service RH, y compris les modèles écrits et d’entretiens.
• Assurez-vous que les candidats sélectionnés passent par la vérification des références du processus d’emploi et terminent le processus jusqu’à l’embauche.
• Coordonner un calendrier d’orientation complet pour tous les nouveaux employés en veillant à ce que le document d’orientation soit signé avec le personnel.
• Tenir à jour les dossiers de recrutement pour chaque poste recruté en physique et en ligne.
• Conservez les dossiers de l’employé dans un endroit verrouillé et gardez toutes les clés accessibles uniquement au personnel autorisé.
• Assurez-vous que tous les nouveaux employés ont signé toutes les politiques et ont suivi les cours obligatoires dans les deux premières semaines suivant leur rapport.
• Préparer les formulaires COS (Changement de statut) selon les besoins et rédiger/suivre les contrats du personnel, les formulaires/notifications de résiliation.
• Envoi des candidats non retenus, lettres de regret dès que le poste est fermé.
• Assurez-vous que tous les nouveaux employés sont correctement inscrits aux régimes de paie et d’avantages sociaux avec la documentation appropriée.

3.Administration de la paie :

• Assurez-vous que les données du logiciel de paie sont à jour.
• Vérification des informations de paie avant approbation.
• Assurer le traitement en temps opportun de la paie du personnel national de l’IRC et la partager avec le financier potentiel pour son examen à temps.
• Surveiller et assurer la préparation et le paiement en temps opportun de la paie du personnel détaché, des arriérés de salaire, des indemnités de départ et autres indemnités connexes dues au personnel.
• Gardien de tous les documents de paie.

4. Gestion des performances :

• Prendre la tête de la mise en œuvre de la gestion des performances au bureau, notamment :
• Assurer une initiation/orientation à tout le personnel sur les pratiques, politiques et procédures de gestion des performances.
• Aider tous les supérieurs hiérarchiques travaillant avec leur équipe à élaborer des objectifs de performance pour chaque exercice financier et à effectuer des évaluations à mi-parcours et finales.
• Mettre à jour régulièrement les trackers de gestion des performances pendant les périodes d’examen.
• Fournir et communiquer à l’avance aux supérieurs hiérarchiques les avis dus.
• S’assurer que les performances de tout le personnel et la définition des objectifs sont examinées à temps.
• S’assurer que les procédures de performance sont suivies conformément à la politique de l’organisation.
• Veiller à ce que les documents de gestion des performances, tels que l’établissement d’objectifs et les évaluations, soient classés dans le dossier personnel de chaque membre du personnel.
• S’assurer que les bons modèles de gestion des performances sont utilisés.
• Assurez-vous que les fichiers de performances sont analysés et classés à la fois en ligne et dans les fichiers physiques. 5.

5.Service et administration :

• Surveiller et garantir que tous les documents du personnel sont mis à jour, à la fois dans les dossiers en ligne et physiques, et conservés dans les dossiers du personnel verrouillables du bureau sur le terrain.
• Veiller à ce que la base de données de tous les employés soit maintenue et mise à jour au niveau du système de paie et du système SIRH.
• S’assurer que le système Workday de tous les employés est maintenu et mis à jour
• Préparer les contrats des consultants, des animateurs de formation et des enquêteurs,
• Tenir à jour les registres des congés du personnel.
• Surveiller et coordonner les renouvellements de contrat en temps opportun, la préparation des cartes d’identité du personnel, les lettres de licenciement et de démission.
• Effectuer le suivi et veiller à mener des entretiens de départ pour le personnel sortant en s’assurant que le processus de séparation du personnel se déroule sans problème et en conserver des copies dans son dossier personnel.
• Faciliter l’inclusion du nouveau personnel dans le plan de couverture médicale approprié et le régime collectif d’accidents (GPA).
• Veiller à ce que et soumettre tous les documents d’assurance des employés et des personnes à leur charge soient mis à jour à la fois en ligne et physiquement et partagés avec le point focal/le responsable des ressources humaines itinérant.
• Effectuer le suivi de toutes les questions d’assurance médicale du personnel, y compris l’ajout et la suppression de personnel au/des régimes de responsabilité de l’employeur et des régimes d’assurance médicale et d’hospitalisation, ainsi que le suivi des paiements et des réclamations.
• Mettez régulièrement à jour tous les trackers de cours, de performances ou tout autre tracker.
• Préparer le calendrier d’orientation du personnel nouvellement recruté.
• Accompagner le responsable RH dans le processus de recrutement.
• Toute autre tâche assignée par le superviseur.

6.Gestion de l’information : (SIRH) :

• Prend en charge la gestion du système IRC SIRH et veille à ce qu’il soit précis et maintenu à jour : – Saisie des modifications apportées aux dossiers des employés, y compris les nouveaux employés, le personnel sortant et les prolongations/résiliations de contrat.
• S’assure que tous les nouveaux employés ont accès au manuel des ressources humaines et aux mises à jour pertinentes sur l’utilisation de leurs avantages sociaux.
• Produit des rapports pour surveiller les mesures RH sur la dotation en personnel, les feuilles de temps et le recrutement.
• Effectuer le suivi des rapports d’audit des RH et mettre en œuvre les solutions convenues sur la gestion des données et des informations du personnel.
• Renforcement des capacités des employés, de la direction et des points focaux RH dans l’utilisation du SIRH et du reporting.

7. Tenir à jour les dossiers des documents suivants (formulaires, approbations, demandes) pour tout le personnel en ce qui concerne :

• Feuilles de temps
• Lettres disciplinaires et d’avertissement
• Cours obligatoires.
• Changement de statut
• Laissez des enregistrements et des rapports.
• Dossiers personnels
• Rapports de sortie
• Documents de recrutement
• Demandes et rapports de formation
• Rapports de gestion des performances
• Formulaires d’inscription aux avantages sociaux
• Documentation et traitement de la paie pour le personnel et les détachés.
• Documentations et mises à jour d’assurance.

8.Facilitation de l’audit :

• Se prépare à l’audit en recherchant des matériaux.
• Travailler en étroite collaboration avec les points focaux d’audit pour garantir que la soumission soit soumise dans les délais.
• Soutenir les auditeurs externes en coordonnant les exigences d’information.
• Assurez-vous que tous les fichiers et données sont mis à jour et communiqués au préalable.
• Travailler en étroite collaboration avec l’auditeur pour soumettre et vérifier les documents requis.
• Veiller à ce que les recommandations d’audit soient documentées et mises en œuvre.
• Assister à la réunion de clôture de l’audit et prendre les menus de la réunion pour enregistrement.

9.Gestion des sorties :

• Coordonner l’autorisation du personnel qui quitte l’organisation, y compris les entretiens de sortie et le paiement final des cotisations.
• Assurer la suppression en temps opportun du personnel des prestations d’assurance.
• Conseiller le personnel sur la politique et la procédure de sortie.
• Fournir des documents de sortie ainsi qu’un guide au personnel de séparation.
• Préparation et envoi de la lettre d’acceptation de démission au personnel.
• Préparation en temps opportun des cotisations finales.
• S’assurer que des copies signées des documents du paiement final sont reçues et classées dans le dossier du personnel.
• Réaliser des entretiens de sortie pour le personnel sortant.

10.Rapports :

• Fournir des rapports mensuels au responsable des ressources humaines, sur le terrain, sur l’état de :
  • Dossiers personnels
  • Partir
  • Entraînement
  • feuilles de temps
  • Gestion des performances
  • Avantages
  • Cours obligatoires

11. Relations avec les employés et bien-être :

• Travailler en étroite collaboration avec le personnel sur leur travail lié aux problèmes et au bien-être.
• Offrir des services de conseil aux employés.
• Contribuer au traitement de tous les griefs.
• Assurez-vous que tous les employés disposent de la formation, des informations et des ressources nécessaires pour maximiser leur productivité au sein de l’organisation.
• Aider à favoriser des relations positives avec les employés et à fournir un soutien tout au long du cycle de vie des employés en créant un environnement propice.
• Aider à l’organisation des séances de devoir de diligence.

QUALIFICATIONS REQUISES:

• Diplôme universitaire en gestion des ressources humaines ou en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Au moins 3 ans d’expérience au sein d’une OING dans des rôles similaires.
• Solides compétences organisationnelles, capacité à fonctionner de manière professionnelle et à un rythme permettant d’accélérer le suivi de divers processus et décisions RH et administratifs.
• Capacité à gérer une charge de travail exigeante et à résoudre des problèmes.
• Travailler sous pression et être capable de respecter les délais.
• Flexible, amical et solidaire.
• Excellentes compétences informatiques, en particulier Word, Excel et Power Point.
• Excellent en anglais et en somali, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Des compétences en saisie informatique rapide (MS Office, en particulier) sont hautement nécessaires.
• Connaissance du droit du travail.

COMPÉTENCES REQUISES :

• Engagement, ponctualité, proactivité, bon esprit d’équipe, capacité à travailler dans des conditions difficiles sur le terrain, digne de confiance, honnêteté, compétences en communication ; Un résolveur de problèmes; Créateur de compétences ; Confidentialité; Capacité à s’occuper des détails ; Compétences analytiques; et le professionnalisme.
• Tout le personnel de l’IRC est tenu d’adhérer aux normes de conduite professionnelle THE IRC Way et aux politiques d’emploi des pays de l’IRC.