Organisation pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) recrute un Assistant exécutif à Mogadiscio, Somalie.
Tâches et responsabilités
• Gérer le calendrier du FAOR pour planifier les rendez-vous.
• Préparer des notes d’information préalables pour le Représentant de la FAO sur des questions avant les réunions et les voyages.
• Consolider les documents sectoriels pour faciliter la référence par le Représentant de la FAO.
• Préparer la correspondance et rassembler les documents pour les participants et fournir un soutien administratif et de secrétariat lors des réunions.
• Planifier et préparer des notes de réunion pour les réunions de gestion de la FAOSO.
• Organiser des réunions et des événements dans les bureaux de pays/sur le terrain. Le Représentant de la FAO y participera en coordination avec les unités concernées. Organiser, compiler et traiter les informations provenant des donateurs, des bureaux régionaux et du siège, et des équipes de programme, pour le Représentant de la FAO.
• Coordonner le soutien à la préparation et à la rédaction d’aide-mémoires, de notes conceptuelles, de mémorandums et d’autres documents de fond, en coordination avec les sections et unités concernées de la FAOSO.
• Assurer la liaison avec des responsables de haut niveau sur les questions administratives.
• Initier et suivre une grande variété d’actions administratives et opérationnelles, y compris l’itinéraire de voyage du Représentant de la FAO, les demandes d’achat et la liaison avec les secteurs concernés pour les terminer dans les délais.
• Préparer des notes d’information sur des questions spécifiques pour soutenir le Représentant de la FAO, lors des réunions et des missions, et assurer le suivi de toute action résultant des réunions ou des missions auxquelles vous avez participé.
• Recevoir et examiner les correspondances des représentants de la FAO, identifier les mesures à prendre avec un minimum d’instructions et préparer les réponses à la correspondance sur les questions opérationnelles ; identifier les questions non courantes et les problèmes politiques potentiels, préparer une analyse de fond et renvoyer les questions accompagnées des notes pertinentes au Représentant de la FAO.
• Établir un système de classement pour le bureau du Représentant de la FAO, tenir à jour les dossiers, contrôler les dossiers, les dossiers et la correspondance officielle, et tenir des journaux de communications et de correspondance pour diverses questions officielles.
• Coordonner la rédaction, l’examen et la préparation des points de discussion et des discours pour la participation des Représentants de la FAO à des événements et l’examen des communications externes.
• Créer, mettre à jour et maintenir des répertoires, des listes de téléphone et de courrier électronique, des dossiers et dossiers de bureau, des guides de référence et des manuels pour le bureau du Représentant de la FAO.
• Recevoir et accueillir les visiteurs du Représentant de la FAO, le personnel externe et les agences des Nations Unies et autres institutions nationales et internationales et responsables gouvernementaux).
• Recevoir, filtrer et passer des appels ; répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par courrier électronique et personnelles ; soumettre les questions non récurrentes et les questions difficiles au Représentant de la FAO.
• Effectuer les tâches administratives générales et de secrétariat, le cas échéant.
• Effectuer d’autres tâches connexes requises.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS PAR RAPPORT À CE QUI SUIT
Exigences minimales
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en gestion, en droit, en économie ou dans un domaine connexe est requis.
• Au moins cinq années d’expérience pertinente (pour consultant de catégorie B) dans les services administratifs, finances, comptabilité, audit, ressources humaines.
• Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais.
Clôture le 20 octobre 2023