Avis de recrutement : Care recrute un(e) Responsable principal(e) de la chaîne d’approvisionnement, Mogadiscio, Somalie

Avis de recrutement : Care recrute un(e) Responsable principal(e) de la chaîne d’approvisionnement, Mogadiscio, Somalie

INTRODUCTION:

CARE Somalia/Somaliland est une ONG internationale travaillant en Somalie. CARE et ses partenaires travaillent avec les communautés vulnérables pour s’attaquer aux causes sous-jacentes de la pauvreté et promouvoir la paix et le développement, à travers son objectif stratégique de réduire la pauvreté en autonomisant les femmes, en améliorant l’accès aux ressources et aux services et en améliorant la gouvernance. L’unité de chaîne d’approvisionnement de CARE recherche des candidatures de candidats qualifiés pour les postes de responsable principal de la chaîne d’approvisionnement basé à Mogadiscio.

RÉSUMÉ DU TRAVAIL

Profil de rôle

Le responsable principal de la chaîne d’approvisionnement sera membre de l’équipe de direction et assurera la supervision et le leadership pour gérer la fonction de chaîne d’approvisionnement de manière efficace et efficiente. Il / elle fournira des conseils techniques et un soutien adéquats à l’équipe de la chaîne d’approvisionnement sur tous les aspects de la fonction de la chaîne d’approvisionnement (achats, flotte, actifs, logistique et entrepôt) dans l’ensemble de CARE Somalie, conformément aux politiques et procédures de CARE. Le responsable principal de la chaîne d’approvisionnement travaillera en collaboration avec toutes les parties prenantes et fonctions concernées au sein du bureau de pays pour garantir que les activités de la chaîne d’approvisionnement sont correctement planifiées, coordonnées et exécutées efficacement tout en garantissant un bon rapport qualité-prix.

Le rôle fournira un soutien stratégique et des conseils opportuns au directeur pays adjoint des opérations et aux autres membres de l’équipe de direction pour garantir l’application et le respect de toutes les politiques, règles et réglementations des donateurs pertinentes de CARE. Il/elle prendra la tête de la gestion des risques liés à la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS.

1. Stratégie/Leadership

• Concevoir et mettre en œuvre une structure organisationnelle cohérente de la chaîne d’approvisionnement dans CARE Somalie et la gestion des parties prenantes pour garantir la réactivité aux besoins et aux priorités du programme, et conformément aux indicateurs de performance clés.
• Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de chaîne d’approvisionnement qui fournit un soutien efficace et opportun aux programmes dans le contexte complexe et difficile de la Somalie.
• Diriger la conception et la mise en œuvre de la planification opérationnelle de la chaîne d’approvisionnement pour assurer la prestation de services intégrés axés sur la réussite des programmes.
• Assurer la préparation de la chaîne d’approvisionnement aux urgences conformément aux politiques et normes de CARE.
• Contribuer à la stratégie globale du bureau de pays et veiller à ce que la fonction de chaîne d’approvisionnement ait un impact positif sur celle-ci.
• Assurer la direction globale des fonctions de la chaîne d’approvisionnement pour les opérations de programme et d’urgence en mettant davantage l’accent sur la stratégie plutôt que sur les questions opérationnelles quotidiennes.
• Favoriser l’adoption de solutions numériques pour la chaîne d’approvisionnement et intégrer d’autres initiatives mondiales et régionales dans CARE Somalie et contribuer aux initiatives régionales et mondiales clés pour lesquelles CARE Somalie possède des connaissances sur les meilleures pratiques, par exemple la programmation monétaire.
• Tenez-vous au courant des tendances, stratégies et approches émergentes de la chaîne d’approvisionnement de CARE, du projet de transformation de la chaîne d’approvisionnement et des processus de changement organisationnel.
• Diriger le processus de gestion des contacts de CARE Somalie avec les fournisseurs et autres parties prenantes
• Planifier et déployer des programmes de renforcement des capacités des partenaires en matière de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

1. Approvisionnement stratégique

• Diriger l’équipe d’approvisionnement pour améliorer l’efficacité des achats grâce à une planification prospective et à la mise en place d’accords-cadres (FWA).
• En collaboration avec les équipes de programme, assurer la consolidation des plans d’approvisionnement annuels pour garantir que la fourniture de biens, de services et de conseils est planifiée de manière appropriée et que des informations précises et opportunes, y compris les prévisions, les volumes, les niveaux de service et les spécifications, sont fournies.
• Surveiller la mise en œuvre des plans d’approvisionnement et veiller à ce que les plans soient examinés et mis à jour tous les trimestres pour améliorer la livraison dans les délais, maximiser le meilleur rapport qualité-prix global et tirer parti des économies d’échelle.
• Réaliser des études de marché régulières pour éclairer les stratégies d’approvisionnement grâce à une compréhension approfondie du marché et pour s’assurer que le coût des biens, des services et des conseils est aligné sur les conditions actuelles du marché.
• Analysez les tendances du secteur et l’évolution de la technologie pour identifier de manière proactive les problèmes liés à l’approvisionnement, minimiser les risques, assurer la continuité de l’approvisionnement et identifier les fournisseurs émergents sur les marchés.
• Diriger l’identification des fournisseurs et l’évaluation périodique pour garantir que le bureau de pays dispose d’une combinaison efficace/optimale de fournisseurs.

Conformité de la chaîne d’approvisionnement/gestion des risques

• Veiller à ce que la mise en œuvre de la gestion des achats, de la flotte, des entrepôts et des actifs soit conforme aux politiques mondiales ainsi qu’aux exigences des donateurs et qu’elles soient mises en œuvre de manière cohérente dans tous les bureaux de CARE Somalie.
• Identifiez les risques de conformité et autres risques liés à la chaîne d’approvisionnement à différentes étapes des processus de la chaîne d’approvisionnement et mettez en œuvre des mécanismes de contrôle interne solides pour minimiser les risques liés à la fraude.
• La flotte est gérée efficacement et des processus de flotte appropriés sont en place, garantissant l’atténuation des risques, le respect de normes élevées de sûreté et de sécurité et sont conformes aux politiques et procédures de CARE.
• Constitution de comités d’approvisionnement pour faciliter une prise de décision judicieuse et objective.
• Les documents de passation des marchés sont classés de manière appropriée et comportent des pièces justificatives complètes et précises à des fins d’audit.
• Toutes les activités d’approvisionnement sont menées de manière transparente et équitable.
• Maintenir à jour ses connaissances des politiques de CARE, des politiques, des procédures et des exigences légales spécifiques en matière d’approvisionnement des bailleurs de fonds et du gouvernement de la Somalie, notamment en se tenant au courant de tout changement (par exemple, dans les lois fiscales, les lois du travail, etc.) et en s’assurant qu’elles sont strictement respectées. à.

Gestion des installations

• Assurer l’entretien de toutes les installations louées/possédées par CARE et respecter les obligations des services publics en temps opportun.
• Négocier des termes et conditions appropriés pour tous les contrats de location et garantir que tous les baux sont examinés par le conseiller juridique du CO avant de les signer.
• Coordonner et assurer la mise en œuvre des politiques et directives administratives.

1. Flotte
2. Actifs

• Veiller à ce que la flotte du pays (détenue et louée) soit adaptée à l’usage prévu pour répondre aux besoins programmatiques de CARE.
• Gestion financière pour garantir le bon âge et la bonne composition de flotte afin de fournir la flotte la plus rentable, la plus fiable et la plus respectueuse de l’environnement.
• Conseiller sur l’utilisation de la flotte et le dimensionnement adéquat des exigences de la flotte en fonction des besoins du programme.
• Surveillance appropriée de la consommation de carburant et de l’utilisation du journal de bord du véhicule, du journal d’entretien et d’autres rapports de flotte.
• Les services de transport sont rentables, fiables et rapides pour faciliter la livraison des fournitures du projet.
• Assurer la supervision et le soutien au développement du personnel du programme chargé des subventions/contrats/budgétisation, y compris les processus d’embauche et de gestion des performances des subordonnés directs, en étroite coordination avec le coordonnateur des bourses et des sous-attributions.
• Évaluer les besoins de formation et de développement du personnel et procéder au renforcement des capacités si nécessaire ;
• Gérer la charge de travail des subordonnés directs et aider le responsable des récompenses et des sous-récompenses à définir les besoins en capacité immédiats et à long terme.
• Préparer et soumettre une nouvelle allocation FC (formulaire de saisie de données GCRC) au responsable des subventions, de la budgétisation et des rapports pour approbation et soumission au CUSA  Analyser les dépenses de l’UNR et du GPF par rapport aux allocations.
• Appui à la préparation des rapports de suivi mensuels.
• Maintenir tous les dépôts de G&C, y compris les GCRC, les IPIA, les contrats, les règles et réglementations des donateurs… etc.
• Préparer et soumettre la nouvelle allocation FC au coordonnateur des subventions et des contrats pour approbation et soumission au CUSA/SSC.
• Appui à la préparation des rapports de suivi mensuels.
• Tenir à jour tous les dépôts de G&C, y compris les GCRC, les IPIA, les contrats, les règles et réglementations des donateurs… etc.  Examiner régulièrement les identifiants d’activité et faciliter les modifications nécessaires.

Entrepôt

• L’empreinte d’entreposage et de distribution est alignée sur les besoins du programme de la manière la plus rentable et la plus respectueuse de l’environnement.
• Veiller à ce que tous les locaux de l’entrepôt soient adaptés au stockage approprié des marchandises, respectent des normes élevées de sûreté et de sécurité, soient conformes aux bonnes pratiques d’entreposage et de distribution tout en garantissant le respect des normes et procédures de CARE.
• Analyser les données mensuelles/trimestrielles de l’entrepôt et prendre des mesures correctives si nécessaire.
• Veiller à l’exactitude des enregistrements des transactions de l’entrepôt, à ce que le rapprochement régulier des stocks soit effectué et à ce que tout écart fasse l’objet d’une enquête appropriée.
• Fournir un soutien adéquat à toutes les équipes de projet pour permettre des livraisons fluides et à temps des fournitures du projet aux points de distribution validés.

Gestion du personnel et des performances

• Responsable de la performance globale de la fonction de chaîne d’approvisionnement du pays par rapport aux indicateurs de performance clés.
• Intégrer une culture de performance et de livraison efficace en veillant à ce que les KPI de la chaîne d’approvisionnement soient bien suivis et que des mesures d’amélioration soient prises rapidement pour remédier aux mauvaises performances.
• Surveiller les performances et utiliser les données pour fournir une analyse régulière par rapport aux KPI et formuler des recommandations pour des améliorations stratégiques de la fonction de la chaîne d’approvisionnement.
• Recruter du personnel talentueux pour l’unité de gestion de la chaîne d’approvisionnement du bureau de pays ; diriger l’équipe avec des capacités techniques et une exécution efficace du programme de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Participer et/ou faciliter le renforcement des capacités de tout le personnel et des partenaires de gestion de la chaîne d’approvisionnement visant à renforcer la gestion et la conformité de la chaîne d’approvisionnement dans le bureau de pays.
• Fournir des commentaires complets au personnel de gestion de la chaîne d’approvisionnement via le processus de gestion des performances de CARE.

QUALIFICATIONS, EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

• Licence en chaîne d’approvisionnement/approvisionnement/logistique/administration des affaires/ou domaines similaires ou expérience pratique pertinente dans un rôle similaire
• Qualification professionnelle pertinente en gestion des achats et/ou de la chaîne d’approvisionnement (la qualification CIPS ou équivalent est préférable)
• Minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine CO et/ou régional dans les domaines de soutien au programme (approvisionnement, administration et logistique).
• Solides compétences en gestion, très organisé avec une grande attention aux détails, prendre des initiatives, prioriser et gérer plusieurs tâches, résoudre des problèmes, flexible.
• Solides compétences analytiques. Capacité à synthétiser et à organiser des données et à rendre compte des résultats.
• Capacité à penser de manière stratégique et à planifier des initiatives à long terme. Capable de mettre en œuvre des changements et de démontrer aux autres la valeur de processus améliorés.
• Bonnes compétences en communication. Capacité à travailler confortablement avec des collègues de cultures différentes et de divers services internes.
• Bonne compréhension des diverses politiques et procédures des donateurs en matière de passation des marchés, connaissance des marchés locaux ainsi que des réglementations internationales en matière de passation des marchés.
• Capacité à prendre des initiatives, le cas échéant, pour faire face aux difficultés rencontrées dans le travail quotidien.
• Capacité à s’adapter ou à modifier les priorités en fonction des exigences changeantes du poste.
• Capacité à rester concentré sur la stratégie globale de CARE tout en développant des actions sensibles aux réalités culturelles, de genre et politiques du lieu de travail.
• Capacité à travailler dans des conditions stressantes et parfois risquées.

CONTACTS/RELATIONS CLÉS

Le gestionnaire principal de la chaîne d’approvisionnement doit établir et entretenir des relations ouvertes, professionnelles et cordiales avec les clients internes et externes des bureaux de pays. Ceux-ci incluent, sans s’y limiter :

Interne

Les équipes des bureaux de pays ; Équipes de programme, de soutien au programme/opérations et finances, du centre de services partagés, du bureau régional et du siège.

Externe

Fournisseurs / Agences gouvernementales / Autres organisations (organisations pairs)

CARE est un employeur garantissant l’égalité des chances qui promeut le genre, l’équité et la diversité. Les candidates sont fortement encouragées à postuler

Engagement envers les valeurs fondamentales de CARE :

L’engagement en matière de valeurs fondamentales décrit qui nous sommes, ce que nous faisons et comment nous le faisons. Il reflète nos valeurs fondamentales de TRANSFORMATION, D’INTÉGRITÉ, DE DIVERSITÉ, d’ÉGALITÉ et d’EXCELLENCE, qui servent de fondement à tout ce que nous faisons. L’engagement en matière de valeurs fondamentales exprime nos attentes communes les uns envers les autres, y compris notre conseil d’administration, notre personnel, nos bénévoles, nos stagiaires, nos partenaires et nos sous-traitants à l’échelle mondiale.