CONCERN WorldWide recrute un(e) Gestionnaire des subventions et de l’information en Somalie.

CONCERN WorldWide recrute un(e) Gestionnaire des subventions et de l’information en Somalie.

But

Diriger des processus de gestion des subventions efficaces et de qualité au sein de Concern Somalia et soutenir activement le portefeuille croissant de subventions et de contrats du programme de pays, en garantissant la conformité aux exigences internes et des donateurs, en soutenant et en renforçant le personnel et la capacité des partenaires de mise en œuvre sur le même sujet. Les principales responsabilités comprennent : soutenir la gestion efficace du portefeuille des donateurs, l’identification des opportunités de financement, la coordination et la supervision de l’élaboration de notes conceptuelles, de propositions et de rapports de qualité et leur soumission en temps opportun, la gestion des informations et des connaissances pour promouvoir l’apprentissage, assurer la production et l’utilisation appropriée des supports pour les communications externes à différents publics et promouvoir des processus de gestion du cycle des subventions fluides, y compris la supervision du système de gestion des subventions (GMS) avec le responsable du bureau du siège.

Les responsabilités comprennent :

Gestion des subventions et rapports

• Superviser le portefeuille de subventions de Concern Somalia, en tenant les gestionnaires et collègues respectifs informés et mis à jour sur les politiques des donateurs et les exigences de conformité.
• Organiser et faciliter les réunions d’ouverture et de clôture des subventions en temps opportun, en assurant la participation des collègues et partenaires du programme, des finances, de la logistique et des ressources humaines, le cas échéant.
• Tenir à jour la matrice des subventions aux pays ; mettre à jour et partager régulièrement avec les points focaux des programmes et des finances et le responsable du bureau du siège (DO), et diriger pour assurer des rapports opportuns, précis et de qualité aux donateurs.
• Examiner les rapports, les notes conceptuelles et les propositions pour garantir la haute qualité du contenu et du format ; assurer la liaison avec le HQ DO et les conseillers techniques pour les contributions et s’assurer que les commentaires sont pris en compte.
• Tenez-vous au courant des réglementations pertinentes des donateurs et fournissez aux gestionnaires concernés les modèles de proposition et de rapport corrects et guidez-les sur les politiques et la conformité spécifiques des donateurs. Dirigez la rédaction des sections pertinentes.
• Coordonner avec l’équipe financière pour s’assurer que les propriétaires de subventions et les membres de l’équipe comprennent les règles et les exigences de conformité des subventions/contrats des donateurs.
• Coordonner avec l’équipe des finances pour assurer un développement et un examen efficaces et cohérents des rapports et des propositions financiers et narratifs
• Soyez conscient des exigences contractuelles en matière de visibilité et de communication des différents donateurs et collaborez avec les équipes de programme pour vous assurer qu’elles sont respectées (selon le contexte).
• Faciliter la création d’accords de partage de données entre Concern et d’autres agences, et assurer le respect de ces accords.
• Participer aux réunions d’examen spécifiques au projet pour se tenir au courant des progrès par rapport aux livrables contractuels, y compris les extrants et les résultats.
• Coordonner avec le gestionnaire MEAL et les coordonnateurs de programme pour s’assurer que les obligations MEAL de la subvention sont respectées en temps opportun et conformément aux exigences des donateurs.
• Représenter Concern aux donateurs, consortiums et autres réunions selon les besoins/demandes. Documentez et partagez les informations avec DPD, PD et les propriétaires de subventions, le cas échéant.
• Coordonner et contribuer à l’examen et à l’élaboration des projets de contrats, de sous-accords et d’amendements des donateurs, des partenaires et des consortiums.

Élaboration et financement de programmes

• Fournir des analyses et des conseils au personnel du programme sur les flux de financement des donateurs et les appels de financement spécifiques aux donateurs pour aider à contribuer à une prise de décision éclairée
• Coordonner le processus Go/No-Go pour la prise de décision dans le pays sur les nouvelles opportunités de financement
• Travailler avec les équipes de programme et des finances pour élaborer des notes conceptuelles et des propositions cohérentes et de qualité, en veillant à ce que les délais internes et externes soient respectés et que l’expertise/les connaissances techniques soient intégrées.
• Organiser et faciliter les processus de conception de propositions/réunions de développement de programme, en veillant à la participation des collègues concernés des différentes sous-équipes, des partenaires de mise en œuvre et des partenaires des consortiums si nécessaire
• Diriger la rédaction de notes conceptuelles préventives en collaboration avec les coordonnateurs de programme et
• Maintenir un suivi des financements pour surveiller les opportunités de pipeline des donateurs et, à l’appui des PC/PM, identifier de manière proactive les lacunes de financement à combler.
• Processus de gestion du cycle de subvention du programme du pays chef de file via GMS et utilisation de listes de contrôle standard de la qualité de la gestion des subventions, avec le soutien du siège DO si nécessaire
• Tenir à jour des dossiers sur GMS contenant les informations organisationnelles clés requises pour les propositions et toutes les propositions antérieures soumises, à des fins d’intégration du personnel, d’apprentissage et de référence future (avec le soutien du DO).
• Diriger le développement et le déploiement des stratégies de financement des pays, informés et soutenus par le QG DO et l’IFSU, le cas échéant.
• Soutenir DPD, PD, PC et PM pour intégrer efficacement les problèmes transversaux et la qualité
• En tant que membre de l’unité PQ, soutenez la saisie et l’utilisation de l’apprentissage pour éclairer la gestion adaptative et le développement futur du programme.

Gestion de l’information et des communications

• Agir en tant que coordinateur du lieu de travail numérique du programme de pays, mettre à jour et maintenir les informations de la Somalie sur l’intranet de l’organisation
• Produire et promouvoir des lignes directrices pour l’utilisation du GMS et de Sharepoint du pays, et suivre l’état d’avancement pour s’assurer que la documentation claire et complète des subventions et des documents de programme est accessible aux collègues de tous les bureaux de Somalie/Somaliland.
• Mettre en œuvre et mettre à jour la stratégie et le plan de communication et de plaidoyer du pays, mettre à jour régulièrement les canaux de médias sociaux dans le pays, suivre les publications et télécharger le contenu dans la base de données interne au siège.
• Coordonner avec les PC, les PM et l’équipe MEAL pour assurer la collecte et l’utilisation proactive des études de cas de bénéficiaires, des photos, des rapports de terrain et d’autres informations pour démontrer efficacement à différents publics les réalisations (et les défis) des programmes mis en œuvre.
• Examiner les documents pour garantir la qualité et le respect du code de conduite de Dochas et d’autres directives, et assurer la liaison avec le CD, le PD et le DO pour une approbation de niveau correcte.
• Assurer la production de mises à jour trimestrielles (ou comme convenu) du programme, de bulletins d’information, de documents d’information et de dossiers d’information à distribuer aux donateurs, clusters, groupes de travail, sympathisants, etc.
• Diriger la production, la compilation et l’édition du rapport annuel du programme de pays et des mises à jour/rapports internes pour PD et CD ; élaborer des versions à diffuser aux parties prenantes nationales concernées.
• Soutenir la documentation des principales réunions et ateliers internes au niveau des pays avec des procès-verbaux et des points d’action clairs et concis.
• Représenter Concern aux réunions de coordination des clusters et aux groupes de travail thématiques en tant que

Gestion des ressources humaines et développement des capacités

• Gérer en ligne le responsable des communications et de l’information et soutenir son développement professionnel continu
• Soutenir l’identification des besoins de renforcement des capacités au sein des individus et des équipes, y compris les partenaires locaux : trouver des opportunités et, le cas échéant, diriger directement la formation pour renforcer les capacités en matière de conformité aux subventions, de rédaction de rapports, d’élaboration de propositions, de documentation, d’études de cas et d’autres sujets pertinents comme convenu avec le chef de ligne.
• En tant que membre de l’équipe de pays, promouvoir activement le respect de la politique de protection des participants au programme de Concern, du code de conduite et de toutes les politiques associées, ainsi que du CHS et du plan de responsabilité du pays

Responsabilité 

• Conformément aux engagements de Concern dans le cadre de la Norme humanitaire fondamentale (CHS) : 
• promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ; 
• travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que le mécanisme de plaintes et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les commentaires et les plaintes sont bien accueillis et traités ; 
• Travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que les informations sur le CRM, la protection et le comportement attendu du personnel sont diffusées parmi les participants au programme et les communautés. 

Compétences et expérience requises

Essentiel

• Titulaire d’un diplôme universitaire en développement international, en action humanitaire ou dans un autre domaine pertinent
• Au moins quatre ans d’expérience en ONGI, dont au moins deux ans dans la gestion de subventions
• Connaissance des principaux donateurs humanitaires et de développement, et de leurs exigences spécifiques en matière de rapport et de conformité (par exemple, ECHO, UE, FCDO, OFDA, USAID, Irish Aid, ONU, Banque mondiale, etc.)
• Compréhension de la mobilisation de fonds et du maintien des relations avec la Fondation
• Expérience significative de la direction de l’élaboration de propositions et bonne connaissance des formats de proposition et de rapport de divers donateurs.
• Capacité à prospérer et à agir de manière indépendante dans un environnement dynamique, axé sur les résultats et sous haute pression
• Maîtrise de l’anglais parlé/écrit ; excellente rédaction de rapports et de propositions éprouvée
• Une grande attention aux détails lors de l’examen et de la saisie de rapports, de propositions et d’autres
• Solide expérience dans l’élaboration de budgets et capacité à examiner les dépenses par rapport aux rapports narratifs.
• Expérience dans l’identification et la documentation des leçons apprises, le développement d’études de cas de qualité et/ou d’autres ressources de communication pour différents publics.
• Très organisé, avec une expérience dans l’élaboration de plans de travail et le suivi
• Solides compétences en informatique, en particulier Microsoft Office, Excel et
• Connaissance pratique des processus de suivi et d’évaluation et
• Bonnes capacités de réseautage, solides compétences en communication interpersonnelle et en présentation, idéalement dans des contextes multiculturels et avec des collègues/partenaires/parties prenantes à différents niveaux.
• Joueur d’équipe, flexible et capable de travailler efficacement en collaboration avec des collègues d’horizons différents.
• Volonté de voyager régulièrement (et parfois de passer de longues périodes) au Somaliland et à Mogadiscio, Baidoa et Nairobi.

Souhaitable

• Diplôme d’études supérieures dans un domaine pertinent;
• Connaissance des principales priorités des donateurs institutionnels pour la programmation en Somalie et / ou dans la Corne de;
• Expérience programmatique et/ou connaissance de certaines des approches et secteurs suivants : intervention d’urgence, résilience, solutions durables, santé, nutrition, moyens de subsistance urbains/ruraux, GRN, RRC, éducation, WASH;
• Engagement démontré envers l’apprentissage et l’utilisation de l’apprentissage pour renforcer
• Compréhension et engagement envers les principes de responsabilité, d’égalité (en particulier le genre), la centralité de la protection et la sensibilité aux conflits;
• Connaissance professionnelle des normes de qualité (par exemple, CHS, code de conduite de la Croix-Rouge, SPHERE); capable d’accompagner ses collègues dans leur utilisation;
• Expérience de travail dans un arrangement de consortiums et/ou avec la mise en œuvre locale
• Expérience en animation et/ou en formation ; enthousiasme et capacité à renforcer les capacités des collègues (en g. dans les exigences des donateurs, la rédaction de propositions / rapports, l’analyse critique, les normes de qualité, les supports de communication);
• Disposé à assumer de nouvelles responsabilités, dans la limite du raisonnable et si nécessaire, en particulier à l’échelle de l’urgence;
• Expérience de travail dans un environnement précaire et instable, idéalement dans la Corne de
• Une expérience de travail en Somalie/Somaliland serait un avantage distinct.