Avis de recrutement : IRC recrute un.e Coordonnateur.rice des subventions en Somalie.

Le coordinateur des subventions est le point focal pour l’élaboration des propositions, les rapports aux donateurs, la gestion des informations sur les subventions et les efforts de renforcement des capacités de gestion des subventions. Le coordinateur des subventions prend également en charge le suivi programmatique et budgétaire, la conformité avec les donateurs et les règles et règlements internes de l’IRC.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Élaboration de la proposition

Soutenir l’équipe de direction du programme de pays dans l’identification de nouvelles opportunités de financement, le maintien de bonnes relations avec les donateurs actuels et la mise à jour du plan de collecte de fonds.
Identifier de manière proactive de nouvelles sources de financement en collaboration avec les équipes sectorielles.
Analyser les demandes de propositions et fournir des conseils pour une décision d’acceptation ou de non-acceptation.
Diriger l’élaboration de propositions à soumettre aux donateurs en coordination avec les chefs de secteur et les équipes des finances et des opérations. Ceci comprend:
- Analyse des appels d’offres
- Superviser le processus d’élaboration des propositions, élaborer des échéanciers, le partage, des modèles et des lignes directrices pour les propositions,
- Travailler avec le personnel du programme, assurer un examen approprié au niveau du siège, recueillir les commentaires des coordonnateurs techniques, des conseillers techniques, du personnel de suivi, d’évaluation, de responsabilisation et d’apprentissage et des unités régionales
- Diriger la rédaction des sections de contexte général des propositions (non techniques); Assurer l’édition de tous les documents de proposition technique, résultant en un texte clair, succinct et cohérent. Coordination avec le personnel des programmes et des finances concernant la rédaction de la proposition et la budgétisation.
- Compiler, réviser et éditer des propositions.
- Rassembler les pièces justificatives de la proposition.
- Propositions d’emballage à soumettre.
Rédiger et / réviser les descriptifs budgétaires, en veillant à la cohérence avec le budget et les exigences des donateurs.
Agir en tant que point focal avec les donateurs dans le pays pour le processus d’élaboration de la proposition.
Assurer la liaison avec l’unité de gestion des récompenses pour s’assurer que les propositions respectent les normes internes, appliquent le cadre de preuves des résultats (OEF) de l’IRC, sont conformes au plan d’action stratégique (SAP) de l’IRC en Somalie et sont conformes aux donateurs **. **

Gestion des subventions et rapports

Maintenir le suivi des opportunités et des subventions en s’assurant que les autres systèmes de gestion de l’information sont à jour.
Assurer une gestion de l’information de qualité grâce à la maintenance régulière des dossiers de subvention, aux calendriers de rapport, à la soumission et à la mise à jour en temps opportun de la documentation interne de l’IRC et d’autres outils de l’unité des subventions, y compris la coordination et la préparation des documents et des fichiers pour les audits internes et externes.
Surveiller et faciliter la conformité des programmes aux exigences des donateurs et de l’IRC et soulever les problèmes affectant la conformité externe/interne.
Surveiller les taux d’épuisement et les progrès de la mise en œuvre des subventions et signaler les problèmes de sous-performance et de conformité des subventions aux coordonnateurs techniques concernés et à l’équipe de direction. Soutenir les actions de suivi pour résoudre les problèmes de subvention.
Aider à préparer, réviser et modifier les protocoles d’entente et les accords de subvention.
Fournir des contributions aux fiches d’information nationales et sectorielles, en fournissant des informations pertinentes à diffuser aux donateurs, au bureau régional, au siège et autres.
Répondre aux demandes des donateurs, des auditeurs et de l’extérieur selon les besoins.
Soutenir les réunions du cycle de programme qui se déroulent mensuellement (convoquées par les chefs de projet) pour s’assurer que les subventions sont mises en œuvre conformément à l’IRC et aux réglementations pertinentes des donateurs, pour assurer une gestion financière solide, pour assurer les ouvertures et fermetures opérationnelles appropriées des subventions, et pour assurer le suivi et l’évaluation des progrès du programme. Soutenir le suivi des points d’action de ces réunions.
Diriger tous les aspects des processus de rapport des donateurs pour assurer la soumission en temps opportun de rapports programmatiques précis, et coordonner avec le département des finances pour assurer la soumission en temps opportun des demandes de modification budgétaire et des rapports financiers. Cela comprend le suivi et la diffusion des calendriers et des modèles de rapport, ainsi que l’examen et la soumission des rapports au donateur.
Veiller à ce que les rapports aux donateurs soient soumis à temps ; que les rapports sont cohérents et exacts et que le système de suivi des rapports internes et la fonctionnalité de rapport du système d’information sur le suivi des opportunités (OTIS) de l’IRC sont à jour.
Coordonner les informations sur le nombre de bénéficiaires et les cibles des indicateurs atteints avec l’équipe MEAL.
Diriger le développement des capacités du personnel du programme pour s’assurer qu’il possède les compétences et les connaissances nécessaires pour rédiger des rapports aux donateurs.
Entreprendre d’autres activités clés de gestion des subventions, d’élaboration de programmes, de suivi et d’évaluation, de communication et de relations extérieures, à la demande.

Coordination, gestion et renforcement des capacités de l’équipe

Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel dans la rédaction de rapports, l’élaboration de propositions et d’autres sujets connexes.
Coordonner et gérer l’équipe des subventions (composée de 2 employés et 2 stagiaires) pour fournir constamment des résultats de haute qualité.
Fournir une orientation et une formation en cours d’emploi aux membres de l’équipe des subventions. Les sujets peuvent inclure les règles et réglementations de conformité des donateurs, BVA, OTIS, la conception de projet, l’élaboration de propositions, l’élaboration de budget, les réunions d’ouverture et de clôture de projet, etc.
Embaucher, gérer et superviser le personnel et les stagiaires. Encadrer et développer les membres de l’équipe pour qu’ils grandissent professionnellement et techniquement dans leurs postes. Diriger les évaluations de performance annuelles pour l’équipe des subventions.

Administratif/Autre

Assurez-vous qu’OTIS, Box Drive est à jour pour toutes les nouvelles propositions et subventions attribuées. Obtenir toutes les approbations OTIS pour les nouvelles propositions attribuées avant de les soumettre au donateur.
Superviser et mener à bien les projets spéciaux assignés par le directeur adjoint du soutien aux programmes qui peuvent ne pas faire partie de la description de poste.

RELATIONS DE TRAVAIL CLÉS :

Le coordonnateur des subventions relève du directeur adjoint du soutien aux programmes et travaille avec les chefs de secteur et les départements.

EXIGENCES:

Maîtrise en relations internationales, en développement international ou dans un domaine connexe de préférence.
Au moins 5 ans d’expérience professionnelle internationale dans des programmes de secours ou de développement, notamment en jouant un rôle important dans, ou en dirigeant, les propositions et les rapports des donateurs pour les donateurs institutionnels.
Expérience antérieure en gestion de subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des donateurs américains (USAID-BHA), européens (UE, ECHO, SIDA, DMZ, GFFO), FCDO et des Nations Unies (PAM, UNPBF).
Familiarité avec les normes internationales pour les domaines clés du programme (Norme humanitaire fondamentale (CHS), normes Sphère, santé, WASH, protection et violence sexiste)
La connaissance des systèmes et processus IRC est un plus.
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à déterminer les priorités et à respecter plusieurs délais.
Souci du détail avec de bonnes capacités multitâches et des compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit ; et
Capable de bien travailler à la fois au sein d’une équipe et de manière indépendante, dans un environnement multiculturel stimulant et en évolution rapide.
Capacité à travailler avec des délais serrés pour la rédaction de rapports/demandes d’informations.
Connaissances et expérience de haut niveau avec Word, Excel, Teams, Outlook, etc. requises.
Excellent anglais écrit et parlé requis.

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