Objectif général du rôle

Il s’agit d’un rôle de coordinateur au sein de DRC spécifiquement conçu pour diriger la coordination interne et la gestion de projet de contrats commerciaux. Ce rôle se concentrera spécifiquement sur la gestion d’un contrat à court terme (7 mois) lié à l’action humanitaire contre les mines au Soudan.

Les principaux objectifs de ce rôle sont :

• Responsabilité principale de la gestion d’entreprise du projet, y compris la gestion financière du projet, les risques, la gouvernance, la conformité, les rapports internes et d’autres domaines de soutien interne.

Soutien ponctuel à la direction/au personnel du projet pour une réalisation efficace et efficiente du projet, y compris des rapports de qualité, la gestion des clients et des équipes et la planification du travail.

Responsabilités :

 Gestion des opérations du projet :

• Superviser et coordonner le travail des fonctions de support de DRC, en particulier les finances, pour mettre en œuvre des processus conformes et efficaces, conformément aux exigences du client et de DRC OH.
• En coordination avec le chef de projet DRC, consulter sur le plan de travail et la budgétisation basée sur les activités associées pour assurer l’alignement avec les calendriers commerciaux et les conditions de paiement ;
• Soutenir la coordination et la communication entre le projet et le siège de la RDC, le bureau régional EAGL et le bureau de pays du Soudan pour assurer une coopération et une collaboration optimales afin que la réalisation du projet soit soutenue, intégrée et suive toutes les politiques et processus applicables de la RDC.
• Tenir à jour le manuel d’exploitation du projet, le cas échéant, qui décrit les processus et procédures spécifiques au projet pour la mise en œuvre du contrat par DRC et tous les sous-traitants.

Conformité aux contrats, gestion financière et optimisation des ressources :

• Diriger l’élaboration et la soumission de factures DRC conformes au client de DRC. Ceci comprend:
  • Travailler avec le personnel du projet et DRC Finance pour garantir que la facture est appuyée par toutes les preuves et la documentation requises sur les réalisations livrables ; et,
  • Travailler avec le CO, le RO et le siège de la RDC, si nécessaire, pour les approbations, la documentation, les soumissions et les paiements ultérieurs en aval.
• Assurer le respect par DRC des termes et conditions du contrat client de DRC, y compris le code de conduite, la sécurité, l’éligibilité des coûts et les rapports.
• Superviser la mise en place et la gestion du budget contractuel et de la gestion financière dans DRC Dynamics, notamment en tant que responsable du budget pour tous les sous-projets associés.
• Avec la supervision et le soutien du conseiller commercial mondial, développer, déployer et maintenir un système de gestion financière de projet, en donnant la priorité aux meilleures pratiques pour les contrats commerciaux, c’est-à-dire le suivi des KPI, la prévision et le rapport qualité-prix. Ceci comprend:
  • Suivre et rendre compte des indicateurs de performance clés à la direction concernée de DRC, afin de garantir une planification financière proactive et une atténuation des risques, grâce à la soumission mensuelle de l’outil de rapport de livraison (DRT).
  • Diriger DRC et les sous-traitants dans le suivi et les prévisions financières régulières, via les modèles clients si nécessaire ; et,
  • Gérer l’élaboration et la soumission de toute demande d’amendement au budget, y compris la coordination des contributions de tous les sous-traitants, des entités juridiques de la RDC (CO/RO/HQ) et des autres parties prenantes concernées.

Gestion de la sous-traitance :

• Servir de point focal opérationnel/conformité pour le(s) sous-traitant(s) de DRC ;
• Superviser l’examen formel des factures des sous-traitants, y compris la communication des commentaires au nom de DRC concernant tout problème et communiquer l’approbation formelle le cas échéant ;
• Élaborer et négocier des sous-contrats conformes et des modifications de sous-traitance lorsque cela est nécessaire, en fonction des modifications budgétaires approuvées ;
• Coordonner avec les partenaires pour garantir que les exigences de conformité au code de conduite sont comprises et répercutées tout au long de la chaîne de livraison ;
• Aider le chef de projet à faire remonter les problèmes/risques de performance de sous-traitance au directeur de projet ou autrement conformément aux protocoles d’accord de sous-traitance signés ; et,
• Si nécessaire, fournir des conseils au personnel des sous-traitants sur les exigences du contrat commercial, en particulier lorsque les systèmes de gestion existants des partenaires sont jugés incompatibles avec les exigences du contrat.

Gestion des risques:

• Soutenir le directeur de projet pour maintenir et mettre à jour la matrice des risques du projet, y compris les versions externe/client et interne/RDC ; et,
• Une fois assigné, assumer la responsabilité de la mise en œuvre de mesures d’atténuation des risques spécifiques décrites dans les matrices de risques internes ou externes.

Expérience et compétences techniques

• Diplôme en développement, comptabilité, gestion d’entreprise ou autre domaine pertinent
• Au moins 3 ans d’expérience dans le développement international et/ou l’aide humanitaire, montrant progressivement plus de responsabilités dans la gestion de projets
• Connaissance ou expérience de travail dans le secteur du déminage humanitaire, un avantage
• Expérience de travail avec des clients de contrats commerciaux dans le secteur de l’aide/développement
• Connaissance spécifique de l’ONU en tant que client commercial, un atout
• Excellentes compétences en organisation et en planification
• Capacité avérée à travailler de manière indépendante, avec une compréhension claire de la gestion et de l’escalade des risques
• Capacité avérée à proposer des solutions créatives aux défis et capacité avérée à fournir des résultats dans un cadre flexible et adaptatif
• Capacité avérée en matière de gestion budgétaire et financière, y compris de solides compétences avec les logiciels de tableur et de planification des ressources.
• Expérience réussie de travail au sein d’équipes et d’institutions culturellement et politiquement diverses, dans un environnement fluide et dynamique
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale, y compris la capacité de s’engager de manière diplomatique

Langues :

• Excellent anglais écrit et parlé

À propos de vous

Dans ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences de base de DRC :

• Viser l’excellence : Vous vous concentrez sur l’atteinte des résultats tout en assurant un processus efficace.
• Collaborer : vous impliquez les parties concernées et encouragez les commentaires.
• Prendre les devants : Vous prenez l’appropriation et l’initiative tout en visant l’innovation.
• Communiquer : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement.
• Faire preuve d’intégrité : respecter et promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels.

Conditions

Contrat : se terminant en janvier 2025. Salaire et conditions conformes aux conditions d’emploi du Conseil danois pour les réfugiés pour le personnel international. Ce poste est classé NM.F

Date de début : Dès que possible

Lieu d’affectation : Port-Soudan (basé à Nairobi jusqu’à la délivrance du visa pour le Soudan)

Relève de : Directeur pays adjoint