Avis de recrutement : Organisation Internationale de Travail recrute un Agent principal des opérations à Colombo au Sri Lanka.

Cadre organisationnel

Ce poste est situé au bureau de pays de l’OIT (CO) pour le Sri Lanka. Le BP de l’OIT pour le Sri Lanka et les Maldives aide les mandants de l’OIT à réaliser le travail décent pour une croissance inclusive et un développement durable. Le CO travaille en étroite collaboration avec le gouvernement du Sri Lanka, les organisations d’employeurs et de travailleurs et d’autres parties prenantes, dans le cadre de l’actuel Programme par pays de promotion du travail décent (PPTD) 2018-2024.

Objectif principal

En tant que membre de l’équipe, le titulaire fournit des services complets et professionnels dans la conception et la prestation de services opérationnels qui facilitent la mise en œuvre du programme de travail du Bureau. Le titulaire supervise les domaines des finances, des ressources humaines (RH) et de l’administration et peut également être tenu de superviser d’autres domaines opérationnels tels que l’approvisionnement, la gestion des installations et des actifs, la sécurité, les communications, la gestion de l’information et les technologies de l’information (TI). Les services sont fournis de manière efficiente, efficace et axée sur le client et comprennent l’utilisation du système de planification des ressources d’entreprise (ERP). Le titulaire contribue au développement et à l’amélioration des méthodes et procédures de travail. Le travail est régi par des règles, des règlements, des politiques, des procédures et des lignes directrices établis.

Le poste travaille sous la supervision du directeur du bureau de pays. Le titulaire a un degré élevé d’indépendance dans l’exécution des affectations de travail. La supervision reçue est axée sur la livraison globale des résultats ayant une incidence sur le Bureau.

Relations de travail

Les contacts internes sont avec le personnel et les responsables des bureaux extérieurs, des sites de projet et du siège pour établir et maintenir des relations de travail efficaces, échanger des informations et obtenir un accord sur les questions opérationnelles pour l’amélioration des services.

Les contacts externes sont principalement avec les banques, les prestataires de services, les agences des Nations Unies (ONU) et les groupes de travail, les organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres organisations internationales pour maintenir des relations de travail efficaces, clarifier les exigences et résoudre les problèmes, et discuter des meilleures pratiques et derniers développements dans le domaine opérationnel concerné.

1. Fournir des services professionnels substantiels dans la conception et la prestation de services opérationnels englobant les domaines des ressources humaines et de l’administration. Superviser les achats, la gestion des installations et des actifs, la sécurité, les communications, la gestion de l’information, les technologies de l’information (TI), les transports, l’enregistrement et les services de messagerie, selon les besoins. 
2. Diriger la mise à jour du plan de continuité des activités du Bureau pour assurer le bon fonctionnement en cas de crise
3. Prendre l’initiative de coordonner et de superviser les rénovations de bureaux nécessaires en garantissant un minimum de perturbations et un bon rapport qualité-prix
4. S’assurer que les examens médicaux du personnel sont effectués conformément aux directives du bureau
5. Développer un prototype pour le bureau afin de gérer et de surveiller l’utilisation des horaires de travail flexibles et du télétravail conformément aux lignes directrices et directives du bureau ;
6. Superviser et fournir un soutien professionnel pour la prestation d’une gamme de services RH, y compris l’administration des contrats, le recrutement, les avantages et les droits et les services consultatifs au personnel et aux gestionnaires. Promouvoir l’utilisation du système de gestion des talents/performances et d’autres outils RH pour assurer la conformité au sein du Bureau.
7. Aider le point focal de sécurité du pays (CSFP) à assurer la sûreté, la sécurité et le bien-être des fonctionnaires et la sécurité des locaux et des biens conformément aux politiques et procédures de sécurité des Nations Unies. Agir en tant qu’assistant de sécurité local au besoin.
8. Mettre à jour la liste des activités d’apprentissage et de perfectionnement du personnel et assurer le suivi auprès du personnel pour assurer la conformité aux cours assignés et obligatoires
9. Surveiller l’efficience et l’efficacité des méthodes et processus de travail et faire des recommandations d’amélioration. Assurer une liaison étroite avec le personnel et les gestionnaires pour assurer une conception et une prestation de services efficaces et fluides, en recommandant des améliorations sur les processus interdépendants.
10. Mener des recherches et analyser des données et des informations sur une variété de sujets liés aux opérations. Préparer des rapports analytiques pour contribuer au suivi du programme / projet et fournir des contributions aux rapports et autres communications.
11. Participer aux réunions interinstitutions des Nations Unies, aux groupes de travail et aux initiatives conjointes sur les activités du système commun dans les domaines opérationnels concernés. Préparer des notes d’information sur les principaux enjeux et développements et assurer le suivi au besoin.
12. Assurer le suivi des recommandations d’audit interne et externe et rédiger des réponses aux demandes d’audit et aux observations pour examen par le superviseur
13. Effectuer d’autres tâches pertinentes assignées.

Éducation

Diplôme universitaire (baccalauréat ou équivalent) dans un domaine pertinent à l’emploi.

Une expérience de travail équivalente peut être considérée à la place d’un diplôme universitaire conformément au tableau ci-dessous.

Expérience

Minimum de trois ans d’expérience professionnelle dans des domaines administratifs ou opérationnels, y compris en finance. Expérience de travail avec plusieurs modules d’un système de planification des ressources d’entreprise (ERP).

Une expérience substantielle en tant que membre d’un programme de gestion du changement planifié serait un avantage supplémentaire.

Langues

Excellent anglais et connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation ou d’une langue nationale officielle du lieu d’affectation.