Union Internationale des Télécommunications recrute une adjointe administrative basé à Genève en Suisse.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Au sein du Département de la gestion des ressources humaines (DRHH), sous la supervision du Chef de département, le titulaire du poste exercera les fonctions suivantes : 

• Assurer un soutien administratif pour assurer la continuité de l’assistance administrative au sein du Bureau du Chef de Département et alléger le travail de l’adjointe administrative détachant l’adjointe administrative principale et la remplaçant en son absence.
• Fournir un soutien pendant la période de transition en attendant le recrutement du nouveau chef de la DRH.
• Support à l’administration du courrier entrant et sortant, aux approbations et à la distribution aux différentes divisions du Département.
• Soutenir le suivi de la circulation de la correspondance, des lettres, des courriels, des traductions et des dossiers confidentiels et coordonner les réponses aux correspondances nécessitant une action.
• Organiser les rendez-vous, maintenir le calendrier du chef HRMD et accueillir les visiteurs.
• Fournir des informations et des conseils au personnel à tous les niveaux de l’unité organisationnelle pour garantir la compréhension de l’intention et des délais.
• Enregistrez et suivez les documents sur le système DPS et les demandes du département dans le système SRM. 
• Soutenir la publication d’annonces sur le portail intranet et les invitations aux réunions pour tout le personnel.
• Effectuer d’autres tâches connexes assignées.

LES COMPÉTENCES DE BASE

Appliquer l’expertise ; Communication efficace ; Apprentissage et partage des connaissances ; L’engagement organisationnel; Axé sur les résultats, et ; Travail d’équipe et collaboration.

COMPÉTENCES FONCTIONNELLES

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Connaissances informatiques et capacité à utiliser efficacement les outils logiciels de bureau standard.
• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu’à travailler en équipe. 
• Capacité à travailler sous pression, à gérer diverses tâches différentes.
• Capacité à établir et entretenir de bonnes relations de travail avec le personnel à tous les niveaux.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation:

Compléter des études secondaires avec un diplôme OU compléter des études techniques ou commerciales équivalentes avec un diplôme. Pour les candidats internes, une scolarité obligatoire combinée à dix années d’expérience qualifiante peut être acceptée à la place d’un enseignement secondaire complet avec diplôme à des fins de promotion ou de rotation. 

Expérience:

Au moins cinq années d’expérience dans le domaine du poste. (Un maximum de trois années d’études dans le domaine du poste et dans une école reconnue peuvent remplacer l’expérience requise sur la base d’une année de formation pour une année d’expérience).

Langues :

Connaissance d’une des six langues officielles de l’Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, français, russe) au niveau avancé et connaissance d’une deuxième langue officielle au niveau intermédiaire. La connaissance d’une troisième langue officielle serait un avantage.