Avis de recrutement : OIT recrute un Adjoint principal au programme à Colombo en Suisse.

Lignes hiérarchiques : 
l’assistant principal de programme travaillera sous la supervision directe du coordinateur national du programme SALE (NPC). 

Description des devoirs

1. Assister le CTA et le NPC dans le suivi du budget, des dépenses et des questions administratives, y compris la planification et les travaux préparatoires du programme de travail du projet. 
2. Surveiller l’état de la mise en œuvre du projet et la réception de la documentation pour examen et approbation, en vérifiant que les informations sont conformes aux règles, réglementations, politiques, procédures et directives applicables. Surveiller l’état des résultats et des livrables du programme et/ou du projet et informer le superviseur de toute anomalie. 
3. Compiler, résumer et présenter une variété d’informations et de données au superviseur sur des questions pertinentes pour le projet, y compris sur les budgets, les effectifs et les structures des programmes et/ou projets, et d’autres sujets ou questions connexes. 
4. Préparer et traiter les transactions financières, y compris les contrats, les demandes de voyage, les bons de commande et les réquisitions, les autorisations de paiement externes et autres selon les besoins. Traitement des pièces justificatives et autorisation financière pour les activités du projet.
5. Saisir des données complètes et traiter les actions financières/administratives sur l’exécution du projet dans le système intégré d’information sur les ressources (IRIS) de l’OIT et d’autres bases de données de suivi du budget et des projets. Préparer les rapports financiers mensuels du projet. 
6. Fournir des conseils et un soutien sur les questions financières et administratives au personnel du projet si nécessaire, y compris les systèmes et processus financiers. Veiller au respect des procédures de l’OIT et intervenir au besoin. Aider à la préparation des rapports et documents financiers. 
7. Suivi des questions financières et administratives avec les partenaires du projet, y compris la soumission en temps voulu des termes de référence (TDR) pour les collaborateurs externes, la confirmation des fonds, la rédaction des contrats, le traitement du démarrage des programmes d’action et d’autres actions administratives requises. 
8. Fournir un soutien administratif et de secrétariat pour l’organisation de séminaires, d’ateliers, de réunions et d’autres événements, y compris la préparation de lettres d’invitation et d’autres documents pour les réunions ainsi que les arrangements logistiques. 
9. Organiser les voyages, les réservations d’hôtel et préparer les autorisations/demandes de voyage, compiler, calculer et préparer les estimations de coûts et les documents pour les missions du personnel du projet.
10. Maintenir et mettre à jour les bases de données du projet, y compris les informations sur le projet relatives au budget, aux dépenses et à l’état des contrats en cours. Mettre en place et maintenir un système de classement ordonné pour le projet. Effectuer des recherches de base d’informations et préparer et mettre à jour des rapports périodiques, des informations générales, des notes d’information et des résumés statistiques.
11. Recevoir et assister les visiteurs, filtrer les appels téléphoniques et les correspondances, maintenir le calendrier du projet, organiser des réunions si nécessaire. Répondre aux demandes d’informations générales sur les questions liées au programme et/ou au projet.
12. Prendre des dispositions pour l’achat, l’expédition et la réception des fournitures, de l’équipement et du matériel de bureau et de projet.
13. Tenir le personnel du projet au courant des changements apportés aux politiques, procédures, directives et processus pertinents liés au programme et partager les informations avec les parties concernées, en fournissant des éclaircissements supplémentaires si nécessaire. 
14. Tenir le personnel du projet au courant des développements dans le pays qui peuvent avoir un impact sur les domaines d’assistance et de collaboration/coopération au développement de l’OIT. 
15. Fournir un soutien général à la gestion du bureau, y compris assister aux réunions et rédiger la correspondance. 
16. Effectuer d’autres tâches pertinentes assignées par le NPC, le CTA ou le directeur de pays de l’OIT. 

Qualifications requises

Éducation

Achèvement des études secondaires. Formation professionnelle/professionnelle ou formation en comptabilité ou en finance.

Expérience

 Minimum de six années d’expérience de travail en soutien opérationnel ou administratif, dont la majorité dans la prestation de services de soutien aux opérations financières. Une expérience de travail avec la procédure administrative de l’OIT et IRIS est préférable.

Langues

Une excellente maîtrise de l’anglais et du cinghalais est requise, tant à l’écrit qu’à l’oral. 

Compétences

• Bonne connaissance de l’administration financière, des techniques comptables, de la fiscalité locale et des méthodes bancaires. 
• Bonne connaissance des normes comptables internationales telles que les normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) ou d’autres normes comptables internationales ou nationales.
• Bonne capacité à interpréter les informations du projet et à identifier et analyser les problèmes de mise en œuvre.
• Capacité à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit. Capacité à clarifier les informations
• Démontrer une expérience de collaboration et de travail d’équipe et une capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à démontrer un comportement et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires ainsi qu’à travailler de sa propre initiative
• Capacité à travailler de manière indépendante, rapide, précise et à prendre des initiatives et des responsabilités
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
• Connaissance de la nature substantielle des programmes et activités de l’OIT.
• Connaissance des politiques du système commun des Nations Unies dans le domaine des finances.
• Bonne connaissance des logiciels PC (y compris traitement de texte, tableur et logiciel de présentation) tels que Microsoft Office.

En plus des compétences de base de l’OIT [Intégrité et transparence, Sensibilité à la diversité, Orientation vers l’apprentissage et le partage des connaissances, Orientation client, Communication, Orientation vers le changement, Assumer la responsabilité de la performance, Orientation qualité, Collaboration], ce poste nécessite :

• Capacité d’interpréter et de travailler dans le cadre des règles et réglementations financières, des politiques et des procédures applicables. 
• Capacité à s’adapter rapidement aux nouveaux logiciels et systèmes. 
• Précision et souci du détail.
• Sens des responsabilités pour maintenir l’intégrité des données. 
• Capacité à coordonner le travail du personnel de soutien.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes sensibles au genre et non discriminatoires. 

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