Offres de stage : MSF Suisse recrute un(e) Stagiaire Assistant(e) cellule 2 à Genève en Suisse.

Objectifs du stage

Le/la Stagiaire assitant-e de cellule à apprendra à apporter un soutien : opérationnel (40% du temps dédié), RH et administratif (40% du temps dédié) et aux dossiers médico-opérationnels (20% du temps dédié).

Le Desk 2 coordonne les activités au Kenya, Somalie, Tanzanie, Kirghizstan, Myanmar et Arménie. Une disponibilité de 12 mois est préférée.

Tâches et responsabilités

Sous la supervision du responsable de cellule (RP), le-la stagiaire de cellule soutient la cellule opérationnelle comme suit :

Opérations

Support au Responsable de Programmes (RP) et son adjoint (ARP) pour l’analyse de contexte;
Rédaction et corrections de rapports/propositions d’interventions, en lien avec le RP/ARP;
Recherches sur des thématiques spécifiques aux missions (rapports, évaluations etc.);
Résumés, compilations et mises en page pour des présentations internes et externes;
Soutien et suivi spécifique selon les besoins de la cellule et du terrain, par exemple :
Commande de cartes et suivi des travaux en cours avec l’unité GIS de MSF
- Suivi bailleurs de fonds institutionnels : soutien à la rédaction des demandes de subventions et rapports finaux/annuels;
- Centralisation des documents de gestion de projets;
- Suivi des enregistrements légaux et renouvellements.

Ressources humaines

Support à la Responsable Ressources Humaines Opérationnelle (RHOp) selon les besoins de la cellule et des missions :
- Assure la mise à jour et mise à disposition des documents opérationnels, RH et documents de mission clefs pour le personnel international (Welcome File et One drive);
- Soutient l’organisation des briefings (documents stratégiques, contexte, RH) et débriefings des expatriés et assure leur accueil et orientation;
- Participation aux briefings du personnel international;
- Suivi des points RH hebdomadaires et préparation/participation à la réunion hebdomadaire avec les gestionnaires de pool.

Taches organisationnelles liées au fonctionnement du Desk Support

Point focal pour le Knowledge Management au sein de la Cellule, en charge du logiciel Kompas et de son alimentation (archivage et mise à jour des documents);
Gestion et archivage des documents (RH, Opé, Log, Fin) sur le serveur central;
Traduction de documents en fonction des besoins et des demandes;
Comptes rendus des diverses réunions hebdomadaires ou ponctuelles (MiniDesk, CoPro, etc.);
Organisation d’évènements pour la cellule (interdesk, TC, cell au vert, formations…);
Support aux autres cellules, selon besoin;
Participe au suivi des visites terrain des différents acteurs et centralise les informations.

Logistique et supply

Préparation et suivi des équipements destinés aux missions (gestion « casier départ »)

Dossiers médico-opérationnels

Chaque assistant de cellule, au cours de la période d’emploi (de 6 à 12 mois), doit travailler sur un dossier médico-opérationnel. Le dossier sélectionné doit combiner (a) les besoins opérationnels de la cellule / des missions (b) les exigences académiques telles que la nécessité de compléter une thèse et (c) si possible un lien avec la future carrière du stagiaire de cellule.
Le sujet doit être choisi au cours du premier mois d’emploi et convenu avec le RP, en veillant à ce qu’il y ait un rendu défini (rapport écrit, thèse, …).
Le résultat final DOIT être présenté au département des opérations à la fin de la période d’emploi.

Profil recherché

Être au bénéfice d’une convention de stage tripartite.
Cursus intra- ou extra-académique, ou selon mesure fédérale d’insertion professionnelle : de préférence Santé Publique, Relations Internationales, Gestion des Ressources Humaines ou management, cursus en droit ou équivalent;
Intérêt avéré pour l’aide humanitaire;
Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), autre langue un atout ; excellentes capacités rédactionnelles en français et en anglais;
Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles;
Gestion des priorités, proactivité, rigueur, organisation;
Bonnes connaissances de l’environnement Windows (Word, Excel, PowerPoint).

Les dossiers de candidatures doivent répondre aux critères de présentations suivants : CV 2 pages max – lettre de motivation 1 page max – en français ou anglais.

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