Avis de recrutement : IRC recrute un Agent administratif de l'ERD (h/f), Al-Hassaka, Syrie

Avis de recrutement : IRC recrute un Agent administratif de l’ERD (h/f), Al-Hassaka, Syrie

Contexte/Résumé IRC :

La crise syrienne est souvent décrite comme la pire catastrophe humanitaire depuis la fin de la guerre froide. Aujourd’hui, 13,4 millions de personnes en Syrie, soit plus de la moitié de la population du pays, ont besoin d’une aide humanitaire, et leurs besoins sont de plus en plus exacerbés par le déclin économique. Parmi eux, 6,8 millions sont des réfugiés et des demandeurs d’asile qui ont fui le pays. Il ne s’agit pas d’un épisode humanitaire à court terme. Les conséquences humaines dévastatrices pour un très grand nombre de personnes perdureront pendant des décennies. Il faudra des années pour réparer la destruction des relations, des communautés, des moyens de subsistance, des habitations et des infrastructures.

IRC propose une réponse humanitaire solide à la crise syrienne avec un portefeuille en expansion rapide, soutenu par plus de 1 000 employés dans le programme pays pour la Syrie. L’IRC entreprend des programmes en Syrie et dans les pays voisins de Turquie, d’Irak, du Liban et de Jordanie dans les domaines de la santé, de la protection de l’enfance, du développement de la petite enfance, de l’éducation, de la protection et de l’autonomisation des femmes, des articles non alimentaires et de la distribution alimentaire, de l’aide en espèces, de l’eau. et l’assainissement, la protection et l’état de droit, et les programmes de subsistance. Notre travail dans ces contextes difficiles donne naissance à certains des problèmes les plus urgents auxquels est confrontée l’action humanitaire contemporaine, notamment les questions d’accès, de sécurité, de financement et de coordination.

Aperçu/Résumé du poste :

Le responsable administratif du programme ERD facilitera la mise en œuvre des activités de l’ERD en gérant les besoins administratifs, d’approvisionnement, de logistique et financiers. Les responsabilités comprennent le traitement des demandes d’achat, la collaboration avec la chaîne d’approvisionnement et la supervision de l’entreposage. De plus, le rôle implique de travailler en étroite collaboration avec le service financier sur les documents de paiement en espèces et le BOQ, de soutenir les fonctions RH et de gérer les plans de congés annuels, les feuilles de temps, les documents de paiement des travailleurs incitatifs et la documentation.

Responsabilités:

Tâches administratives:

Gérer les opérations quotidiennes du bureau, y compris, mais sans s’y limiter, les fournitures de bureau,
Assurer le développement d’approches techniques pour toutes les activités du programme et garantir que les principaux et sous-résultats de l’ERD sont appliqués à la programmation.
Soutenir la levée des PR aux côtés des opérateurs BvA et Integra, en suivant l’approbation et la documentation des demandes d’achat et des avances de fonds du personnel du programme à la chaîne d’approvisionnement et aux finances !
Collaborer avec la chaîne d’approvisionnement pour rechercher les prix du marché pour la préparation des demandes d’achat
Superviser la livraison des éléments du programme et servir de point focal ERD pour l’entreposage dans votre zone d’opération ; travailler avec le responsable de l’entrepôt pour suivre la livraison, l’inventaire et l’expédition de tout le matériel du programme aux endroits nécessaires.
Travaillez sur le processus de paiement entièrement en espèces aux côtés de CROPS (Cash Relief Operation Process Standard), et tous les documents pertinents sont signés sur la base de l’autorisation de la matrice financière IRC et remis à la chaîne d’approvisionnement et au service financier.
Travailler avec les agents de programme pour garantir que le matériel est expédié à temps aux emplacements précis du programme et assurer la livraison de ces articles et fournitures.
Recueillir les listes d’inventaire dans les entrepôts. Partagez des listes avec les personnes concernées toutes les deux semaines.
Recueillir les feuilles de temps ERD, les demandes de congés et les plans de congés à la fin du mois auprès des RH et du personnel opérationnel, en mettant à jour les congés et les suivis de congés et en les soumettant aux officiers et aux gestionnaires pour garantir le paiement en temps opportun des salaires du personnel.
Rassembler le plan de déplacement hebdomadaire à soumettre au responsable des transports
Coordination avec les départements financiers, administratifs et des programmes pour garantir des contrôles internes coordonnés, le paiement en temps opportun des fournisseurs et une documentation de support complète et vérifiable.
Veiller à ce que les formulaires de demande de paiement soient établis rapidement après la livraison des fournitures ou l’achèvement des services, et que le dossier d’approvisionnement soit complet avant d’être soumis au service financier.
Autres tâches assignées par le superviseur pour permettre la conduite des programmes IRC
Comprendre et mettre en œuvre les politiques et procédures standard de gestion des stocks IRC.
Gérer et documenter la réception, la manutention, le stockage, la libération et la déclaration des marchandises via le(s) entrepôt(s) IRC.
Assurer l’entretien des bâtiments, des aménagements et des équipements de l’entrepôt.
Partager des rapports mensuels sur les demandes et les achats qui ont été traités, avec le statut basé sur les subventions de fonction, avec les responsables de l’ERD.
Assurez-vous que tous les documents de passation des marchés et les paiements qui ont été numérisés et réalisés se trouvent dans la boîte en ligne IRC.
Coordonner la logistique des réunions, des ateliers et des événements, y compris la réservation des lieux, les préparatifs de voyage et la restauration.
Préparer et distribuer les ordres du jour des réunions, rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des mesures à prendre.
Participer aux tâches liées aux ressources humaines telles que l’intégration, la tenue des dossiers des employés et la gestion des congés.
Tenir les registres d’inventaire et aider au processus d’approvisionnement, en respectant les politiques et procédures de l’organisation.

Réunions et événements :

Veiller à ce que tous les documents, rapports et enregistrements pertinents du programme soient stockés efficacement et facilement accessibles dans un format numérique. Collaborer avec les départements concernés pour faciliter la transition vers des opérations sans papier, en réduisant l’utilisation de documents physiques et en promouvant un environnement de travail plus respectueux de l’environnement et plus efficace.

Gestion des performances du personnel, apprentissage et développement

Embaucher, superviser et renforcer les capacités des membres de l’équipe dans les compétences techniques et de gestion pertinentes.
Développer et mettre en œuvre des approches de renforcement des capacités de gestion à distance pour renforcer les atouts des équipes en Syrie.
Encadrer, former, superviser et encadrer le personnel subordonné direct, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance annuels, en fournissant régulièrement et en temps opportun des commentaires positifs et constructifs sur les performances et en fournissant des évaluations de performances semestrielles documentées.
Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de réussir dans son poste.
Approuver et gérer les demandes de temps, de présence et de congés pour assurer une couverture départementale adéquate ; assurer la soumission mensuelle et précise des feuilles de temps et effectuer des examens probatoires.
Organisez des réunions de haute qualité avec chaque subordonné direct sur une base régulière et prévisible, au moins une fois par mois.
Fournir un plan de développement mesurable comprenant un apprentissage sur le terrain dans le but de renforcer les capacités techniques, d’échanger des connaissances au sein de l’équipe et de fournir des conseils sur les cheminements de carrière.
Au besoin, identifier les problèmes de performance du personnel et travailler avec les ressources humaines pour les documenter et les résoudre conformément aux politiques nationales d’emploi du personnel.
Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de réussir dans son poste.
Promouvoir et surveiller les soins et le bien-être du personnel. Modélisez des pratiques saines d’équilibre travail-vie personnelle. Soutenir les interventions appropriées en réponse aux besoins identifiés en matière de soins du personnel national et international.
Recherchez des opportunités de soutenir le personnel dans son évolution de carrière, le cas échéant. Dans le cadre du plan de succession et des objectifs de nationalisation, identifier, former et développer les capacités et les capacités du personnel national pour réussir la transition de rôle et de responsabilités, d’ici la fin de la mission.

Profil

Un diplôme universitaire en littérature anglaise, en gestion des affaires, en études administratives ou dans toute autre matière pertinente est préférable.
2 à 4 ans d’expérience connexe, y compris en gestion de bureau ou en administration
Bonnes compétences en matière de planification et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Bonnes capacités de communication et de coordination
Connaissance du numérique, y compris la connaissance de Microsoft Word, Excel et Outlook
Expérience dans la rédaction de rapports concernant les activités administratives, l’équipement et les actifs.
Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à travailler en équipe et de manière indépendante.
Flexible et capable de travailler dans un environnement dynamique et diversifié.

Aptitudes et compétences démontrées :

Un engagement envers la mission, la vision, les valeurs et l’IRC Way – Code de conduite professionnelle d’IRC.
Compétences crédibles en communication écrite, en présentation et en communication verbale ; capacité à transmettre des informations de manière efficace et solide expérience en matière de formation et de développement du personnel.
Sens confirmé de la discrétion professionnelle, de l’intégrité et de la capacité à gérer des situations complexes avec diplomatie et à les résoudre efficacement.
Excellentes compétences en gestion et en relations interpersonnelles et solide capacité à promouvoir un travail d’équipe harmonieux/cohésif, dans un contexte interculturel.
Capacité validée à planifier à long terme, à organiser les priorités et à travailler sous des pressions administratives et programmatiques avec une orientation détaillée et une patience professionnelle.
Très collaboratif et ingénieux ; capacité à établir des relations de travail positives avec la haute direction et tous les autres partenaires afin de maximiser la coopération et la productivité.
La curiosité, le désir d’apprendre et de se développer continuellement et le sens de l’humour sont indispensables.
Capacité analytique à créer des solutions efficaces à des questions complexes tout en respectant les lois du travail et les politiques internes.

Voyage linguistique:

L’anglais et l’arabe sont requis , le kurde est souhaité.

Relations de travail clés :

Le poste relève du directeur principal de l’ERD.

Le poste supervise directement : Assistant administratif

Communication et collaboration étroites : gestionnaires et agents de l’ERD

Autres contacts internes : services de travail et de coordination, RH, Finance et Supply Chain

Protection de l’intégration et santé.

Normes professionnelles : le personnel de l’IRC doit adhérer aux valeurs et aux principes décrits dans IRC Way – Global Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, IRC opère et met en œuvre des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, le respect de l’intégrité fiscale au travail et la lutte contre les représailles.

Candidats nationaux de retour : Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de retour à postuler pour ce poste. Si vous êtes citoyen du pays dans lequel ce poste est basé, que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d’origine et que vous possédez plus de deux ans d’expérience professionnelle internationale, la région du Moyen-Orient a mis en place un package de rémunération attractif. Le forfait comprend une rémunération compétitive, un vol aller-retour, une indemnité d’expédition, un logement temporaire et une indemnité de réinstallation. Certaines restrictions peuvent s’appliquer. IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes.

Responsabilité envers les clients : le personnel de l’IRC doit adhérer à l’engagement de contribuer à la durabilité et au développement de ses mécanismes de réactivité aux clients (CR), en préservant la culture de priorisation des besoins de nos clients et des communautés affectées en écoutant systématiquement leurs points de vue et en utilisant leurs commentaires. prendre des décisions programmatiques et leur donner une plus grande influence sur la conception et la mise en œuvre des programmes.

Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et allocations de soutien.

Diversité et inclusion : chez IRC MENA, nous sommes passionnés par la création d’un lieu de travail inclusif qui promeut et valorise la diversité. Les organisations qui diffèrent en termes d’âge, d’identité de genre, de race, d’orientation sexuelle, de capacité physique ou mentale, d’origine ethnique, de nationalité et de perspective sont reconnues comme étant de meilleures organisations. Plus important encore, créer un environnement de travail sûr où chacun, quel que soit son parcours, peut faire de son mieux est la bonne chose à faire. Alors, mettez-vous entièrement au travail.

IRC s’engage à créer un environnement de travail diversifié, inclusif, respectueux et sûr où toutes les personnes sont traitées équitablement, avec dignité et respect. Conformément à nos valeurs fondamentales d’intégrité, de service, de responsabilité et d’égalité, IRC s’efforce de maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel dans lequel tous les individus se traitent de manière professionnelle et exempts de préjugés et de harcèlement. IRC interdit expressément et ne tolérera pas la discrimination, le harcèlement, les représailles ou l’intimidation des personnes d’IRC dans n’importe quel cadre de travail. Tout le personnel d’IRC, où qu’il se trouve, est responsable de la création d’un environnement exempt de discrimination, de harcèlement, d’intimidation et de représailles.

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