Avis de recrutement : INTERSOS recrute un(e) Responsable des subventions et de la conformité, Damas, Syrie
Description
INTERSOS est une organisation humanitaire indépendante qui vient en aide aux victimes des catastrophes naturelles, des conflits armés et de l’exclusion. Ses activités reposent sur les principes de solidarité, de justice, de dignité humaine, d’égalité des droits et des chances, de respect de la diversité et de la coexistence, en accordant une attention particulière aux personnes les plus vulnérables.
Termes de référence
Titre du poste : Responsable des subventions et de la conformité
Réf : SR-53-9244
Lieu d’affectation : Damas, avec de fréquentes visites sur le terrain dans d’autres bases
Date de début : 20/02/2024
Durée du contrat : 31/07/24 – avec possibilité de prolongation
Relevant du : Coordonnateur du programme pays
Type de lieu d’affectation : Lieu d’affectation famille non autorisée
Contexte général du projet
Alors que la crise syrienne entre dans sa treizième année, l’ampleur, la gravité et la complexité des besoins humanitaires ont atteint leur plus haut niveau. Avec une population de 22,1 millions d’habitants, la Syrie compte 16,7 millions de Personnes dans le Besoin (PiN) en 2024, ce qui représente une augmentation de 8% du PiN par rapport à 2023. Une telle détérioration de la situation humanitaire est liée à de multiples facteurs : des hostilités prolongées entravant l’aide humanitaire l’accès et le déplacement provoqué/maintenu, où une escalade du conflit actif et des opérations militaires a été signalée sur plusieurs lignes de front et dans différentes zones du pays au cours du second semestre 2023 ; conséquences directes et indirectes des tremblements de terre qui ont frappé le nord de la Syrie en février 2023, qui ont fait près de 5 900 morts, plus de 12 800 blessés et au moins 265 000 déplacés, et ont gravement endommagé les infrastructures essentielles (par exemple maisons, hôpitaux, écoles, systèmes d’eau, etc.) qui avait déjà été affaiblie par le conflit, perturbé la production alimentaire essentielle et les moyens de subsistance – en particulier dans les zones rurales, et entraîné une détresse psychologique et des traumatismes généralisés ; une crise économique qui s’aggrave, avec une inflation galopante, un effondrement monétaire, une grave pénurie de carburant et une dépendance croissante à l’égard de l’aide humanitaire ; et l’érosion continue des capacités des services de base en raison de l’absence quasi totale d’investissements dans le développement. Cette crise aux multiples facettes révèle des modèles de vulnérabilité auto-entretenus, affectant de manière disproportionnée ceux qui en ont le plus besoin, où l’incapacité des familles et des communautés à répondre à leurs besoins les plus élémentaires les a conduites à adopter des stratégies d’adaptation négatives conduisant à une extrême vulnérabilité. En particulier, les enfants et les femmes subissent le plus gros du conflit et sont exposés à de graves risques en matière de protection, étant victimes de violences et d’abus persistants, notamment de violences physiques, psychologiques et sexuelles, de négligence, ainsi que d’être soumis aux pires formes de travail des enfants.
Objectif général du poste
- Assurer un soutien de qualité aux subventions avant et après l’attribution et aux fonctions de partenariat.
- Soutenir les équipes sur la conformité des donateurs, les rapports, l’élaboration de propositions et la gestion de l’information, y compris pour les partenaires locaux.
- Fournir un soutien administratif à l’équipe des subventions et aider à la gestion globale des subventions et du portefeuille.
Principales responsabilités et tâches
- Gérer les procédures et les systèmes pour soutenir la gestion des subventions en prêtant attention aux optimisations pour accroître l’efficacité et la responsabilité des programmes.
- Soutenir la rédaction de propositions de projets de chaque bailleur de fonds institutionnel en se concentrant sur les programmes, les exigences financières et logistiques, la cohérence de la proposition entre toutes les composantes et le respect des directives des bailleurs de fonds.
- Surveiller les dépenses et les procédures financières sur les subventions institutionnelles pour garantir le respect des exigences des donateurs et leur conformité
- Soutenir la préparation des amendements et variations budgétaires à soumettre aux donateurs.
- Télécharger et archiver la documentation des projets sur Drive et sur INTERSOS Management Platform (IMP)
- Maintenir à jour une base de données complète des directives des donateurs pertinentes pour la mission. Maintenir et mettre à jour des systèmes complets de gestion et de classement des informations en ligne, en garantissant que tous les documents pertinents et les communications clés sont correctement classés pour INTERSOS et les subventions des partenaires.
- Veiller à ce que les collègues aient accès aux dossiers et informations pertinents
- Soutenir l’utilisation d’outils de gestion de subventions/projets pour garantir un suivi précis des opportunités, des rapports et des ajustements programmatiques tout au long du cycle de vie du projet.
- Soutenir le coordonnateur du programme de pays avec un suivi étroit et des rapports sur les dépenses de subventions institutionnelles et privées et partager les préoccupations en temps opportun.
- Aider à la recherche et à la collecte d’informations relatives à la conception et au développement des propositions
- Effectuer des visites de suivi et des formations liées aux règles des donateurs si nécessaire
- Veiller à ce que les informations sur les communications avec les donateurs, les changements de réglementation et les réunions ou événements soient diffusées.
- Au besoin, aider aux tâches administratives quotidiennes, notamment l’organisation des fichiers en ligne, l’enregistrement et la distribution des notes de réunion, l’organisation de réunions de partenariat, etc.
- Vérifier l’exactitude des rapports et de la documentation du projet et préparer toute la documentation à fournir aux donateurs et liée aux rapports, et assurer la cohérence entre toutes les composantes du rapport, y compris les finances et la logistique.
- Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées par le coordonnateur du programme de pays
Profil et expérience requis
Éducation
BA en affaires internationales, développement, économie politique internationale ou autre domaine pertinent
Expérience professionnelle
2 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des subventions ou des services administratifs, de préférence dans le secteur humanitaire
Exigences professionnelles
- Connaissance en rédaction de propositions
- Une connaissance des bailleurs de fonds internationaux est préférable (notamment DG ECHO, AICS, OCHA)
- Solides compétences en rédaction et en édition en anglais avec une grande attention aux détails
- Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel et Internet)
Langues
- La maîtrise de l’anglais est requise
- La maîtrise de l’italien est un atout important
Exigences personnelles
- Bonnes compétences organisationnelles
- Travail d’équipe et coopération
- Flexibilité comportementale
- Orientation résultats et qualité
- Compréhension des principes, normes et meilleures pratiques des opérations humanitaires
- Engagement envers les principes INTERSOS
Date limite : 15 février 2024