1. SERVICES DE CONDUITE ET ENTRETIEN DU VÉHICULE : Le Chauffeur / Commis
un. Assure la fourniture de services de conduite fiables et sûrs en a) conduisant des véhicules de bureau pour le transport du personnel du FIDA, d’autres hauts fonctionnaires et des visiteurs et la livraison du courrier. documents et autres articles, et b) rencontrer le personnel officiel et les visiteurs à l’aéroport, y compris les formalités de visa et de douane, le cas échéant.
b. Garantit des économies grâce à une utilisation appropriée du véhicule grâce à un entretien précis des journaux de bord quotidiens du véhicule, à la fourniture d’intrants pour la préparation des plans et des rapports d’entretien du véhicule.
c. Assure l’entretien quotidien approprié du véhicule assigné grâce à des réparations mineures en temps opportun, des dispositions pour les réparations majeures, des changements d’huile en temps opportun, la vérification des pneus, des freins, le lavage de la voiture, etc.
d. Assure la disponibilité de tous les documents/fournitures et dossiers requis, y compris l’assurance du véhicule, les journaux de bord du véhicule, l’annuaire des bureaux, le mao de la ville/du pays, la trousse de premiers soins, les pièces de rechange nécessaires dans le véhicule assigné.
e. Veiller à ce que toutes les mesures immédiates requises par les règles et réglementations nationales et du FIDA soient prises en cas d’implication dans des accidents.
2. FONCTIONS ADMINISTRATIVES : Le chauffeur/commis (a) assure la maintenance du système de registre en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
un. Maintenance du système de classement du bureau conformément au système de gestion des dossiers du FIDA
b. Ouverture de nouveaux dossiers thématiques au besoin et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
c. Maintenance des archives, en s’assurant que les fichiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation en lieu sûr des documents.
d. Fourniture de photocopies et numérisation de documents à partir des fichiers du registre, à la demande du personnel. Aide à la collecte de documents de référence et de fond.
e. Établir et tenir à jour un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; tenue des dossiers de circulation et de lecture du bureau.
F. Préparation de la correspondance et des rapports liés aux activités du registre.
g. Aide aux voyages axée sur la préparation des autorisations de voyage, les habilitations de sécurité et le soutien administratif au personnel RC / MCO / ICO voyageant au pays et à l’étranger selon les besoins.
h. Fourniture d’une gestion efficace de la correspondance axée sur :
je. Réception, enregistrement, codage et transmission des télécopies, lettres et autres correspondances entrantes au département/unité/agent approprié.
ii. Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la pochette et la distribution de suivi. Prépare le résumé des formulaires de pièces jointes et des documents nécessaires et maintient le dossier sur les sacs reçus pour s’assurer que tous les sacs sont comptabilisés.
3. FONCTIONS DE GESTION : Le chauffeur/commis est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Il/elle est responsable du respect des valeurs fondamentales et du code de conduite du FIDA, notamment l’intégrité, la transparence et l’équité dans la gestion des ressources du FIDA.