Appel d’offre N° 83355555 pour un Accord de fournitures de consommables au Bureau de l’Antenne GIZ et au Projets / Programmes de la GIZ au Tchad

APPEL D’OFFRE N° 83355555 POUR UN ACCORD CADRE DE FOURNITURES DE CONSOMMABLES AU BUREAU DE L’ANTENNE GIZ ET AU PROJETS / PROGRAMMES DE LA GIZ AU TCHAD

I. INTRODUCTION

La GIZ est un prestataire de services de Coopération Internationale pour le développement durable actif au niveau mondial. Elle a plus de 50 ans d’expérience dans les domaines les plus variés : développement rural, bonne gouvernance, énergie et environnement, promotion de la paix et de la sécurité. Elle coopère avec le secteur privé. Son siège se trouve à Eschborn et à Bonn en Allemagne.

L’Antenne de N’Djamena est rattachée au Bureau Régional de la GIZ à Yaoundé au Cameroun. Des Projets/Programmes (P/P) sont mis en œuvre au Tchad sur les fonds de plusieurs bailleurs.

La GIZ est une organisation de coopération technique allemande au développement. À ce titre, elle jouit de certains privilèges dont l’exonération de droits et taxes lors achats locaux ou internationaux. En conséquence, votre offre devra se faire hors taxes.

L’Antenne GIZ N’Djaména du Bureau Régional Yaoundé, lance le présent appel d’offre pour la sélection d’une personne morale (fournisseurs, sociétés, établissements), dans le domaine de fournitures de consommables et mobiliers bureautiques.

L’objectif de cet appel d’offres est de conclure un accord cadre avec un fournisseur fiable et compétent. Cependant, cet accord cadre n’obligera pas la GIZ à la coopération exclusive avec le prestataire adjudicataire.

II. DUREE DE L’ACCORD CADRE

L’accord cadre sera conclu pour une période d’un (01) an, soit douze (12) mois, de 2020 à 2021 et, pourrait se prolonger annuellement sur une période maximale de quatre (04) ans si le prestataire donne entière satisfaction.

III. QUALIFICATIONS REQUISES

À cet effet, toute personne morale du droit privé disposant des capacités avérées dans le domaine cité ci-dessus, est invitée à soumettre un dossier (sous pli fermé) de manifestation d’intérêt qui comprend :

• Une lettre de manifestation d’intérêt ;
• Un dossier administratif (en conformité avec la législation en vigueur) ;
• Un dossier technique (références et expériences) ;
• Une offre des prix.

IV. COMPOSITION DE L’OFFRE (MODALITÉS DE SOUMISSION D’OFFRE)

Les fournisseurs doivent soumettre leurs offres sous plis fermés contenant :

a. Un dossier administratif (Enveloppe 1)

Le Dossier Administratif est composé des copies des pièces éliminatoires et des pièces complémentaires remplies signées et cachetées.

Pièces éliminatoires : (la non présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :

• Attestation d’exercice en cours de validité
• Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM)
• Patente de l’année en cours
• Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise
• Carte du contribuable de l’année en cours au nom de l’entreprise
• Attestation de non faillite datant de moins de trois mois
• Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts
• Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise

Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.

Il s’agit de :

• Déclaration d’intégrité
• Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ,
• Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel

Après l’évaluation mais avant l’attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter les originaux de tous ces documents demandés. En outre, il devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :

• Attestation de mise à jour CNPS ;
• Quitus fiscal.

b. Une offre technique (Enveloppe 2)

Elle devra être composée :

• Les spécifications/caractéristiques techniques ;
• Les catalogues ou images en couleurs des articles proposés ;
• Les références ;
• Les expériences ;
• Image de la boutique et du dépôt ;
• Le délai de livraison.

c. Offre Financière (Enveloppe 3):

Elle comprendra :

• Une proposition financière détaillée en cohérence avec les éléments budgétaires requis dans le cadre de devis ;
• L’offre doit être présentée sur entête du soumissionnaire et doit être signée, datée et cachetée. Elle doit être présentée sous la forme du cadre de devis ci-dessous ;
• Elle doit être présentée en français et en francs CFA (XAF). La GIZ est exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre en hors taxe ;

La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre financière » 

Le soumissionnaire doit indiquer en plus du PN : 99.9239.7-001.03 « Bureau GIZ N’Djamena » et du numéro de l’appel d’offre 83355555, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :

• NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire
• Mention de l’enregistrement pour certaines factures
• Quantité des biens livrés ou service rendus (Volume, Unité, Taux horaire…)
• Dénomination du bien ou service : Nature et caractéristiques du bien ou services
• Prix unitaire Hors TVA
• Date de délivrance ou d’émission de la facture
• Numéro de la facture
• Taux et montant de la TVA
• Total hors taxes et Montant TTC
• Validité de l’offre.

• Livraison :  La livraison se fera au bureau de la GIZ à N’Djamena au Tchad sis au quartier Klémat, 2ème arrondissement, Rue 3258, Porte 247 Canal Saint Martin et/ou aux bureaux des projets qui sera précisé dans les bons de commande.

NB : La GIZ est exonérée du paiement des impôts et de la TVA.

Le prix doit être exhaustif et fixe, pour toute la durée de l’accord cadre. Il peut être modifié pour de raisons économiques qui pourraient le justifier. Toute majoration du prix, doit être accompagnée des justificatifs et agréée par la GIZ, avant sa mise en application.

Le fournisseur devrait aussi expliquer la raison d’augmentation de prix.

Si le coût des consommables de bureau livrés excède le prix indiqué dans le contrat, une autorisation de la GIZ serait requise.

L’offre financière doit être présentée sous forme du cadre de devis en annexe.

NB: Tous les prix doivent être indiqués en hors taxe (HT). Les informations sur les prix ne doivent figurer que dans la partie de l’offre financière et, les articles doivent être de meilleure qualité.

Le respect du tableau de cadre de devis ci-dessus est de rigueur et, servira de base pour l’offre financière. Toute offre financière non détaillée et ne respectant pas les rubriques de ce cadre de devis, peut-être mal notée lors de l’évaluation des offres ou que, le dossier de soumission peut être inéligible.

Aucune ligne budgétaire de « Divers » ou « Imprévus » ne sera admise.

V. FACTURATION ET PAIEMENT

Le fournisseur présentera à l’Antenne GIZ N’Djaména, une facture après livraison de consommables bureautiques.

Les factures doivent être soumises en langue française et comportant les éléments suivants :

• Le Numéro du Projet (PN), l’intitulé du projet, numéro du bon de commande, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :
  • NIF du Client (6001557R) et du Fournisseur/Prestataire
  • Quantité des services et ou bien (Unité)
  • Dénomination du service : Nature et caractéristiques du service.
  • Prix unitaire Hors TVA
  • Date d’émission de l’offre
  • Numéro de l’offre
  • Taux et montant de la TVA
  • Total hors taxes et Montant TTC
  • Nom et adresse du Soumissionnaire
  • NIF du soumissionnaire
  • Validité de l’offre

Après chaque livraison, la GIZ vérifiera la conformité de fourniture en fonction du besoin et confirmera sur le bon de livraison, avant tout paiement. Ensuite, le fournisseur présentera sa facture finale accompagnée de la copie du bon de commande et du bon de livraison pour paiement.

Les conditions de paiement standard de la GIZ, se font trente (30) jours après la livraison effective ou la date de facture.

Tout paiement sera effectué sur présentation de facture et bon de livraison et, sur la base mensuelle. Le fournisseur facturera la GIZ au début de chaque mois calendaire, pour toutes les livraisons faites pendant le mois précédent.

VI. EVALUATION DES OFFRES

Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise. La GIZ procèdera à l’évaluation de cet appel d’offres en 3 étapes :

a. Évaluation des dossiers administratifs

Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.

Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signés dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets n’a pas été atteint. Ainsi, les soumissionnaires se verront éliminés en cas d’atteinte du nombre minimal de dossier complets. A défaut, le cas échéant on procédera à l’inventaire des dossiers les plus complets parmi les moins complets en vue de compléter la liste au nombre minimal de cinq (5) et les inviter à les compléter dans un délai de 24h.

b. L’évaluation technique :

Elle prendra en compte les offres jugées recevables après la vérification d’aptitude et sera conduite sur la base des critères définis dans la grille d’évaluation technique ci-après :

• Pour être retenu, il faut un minimum d’appréciation de 5 OUI ;
• L’offre technique ne doit comporter aucune information financière.

c. Évaluation des Offres financières (100%)

Elle prendra en compte les soumissionnaires qualifiés à l’étape technique et se déroulera suivant les étapes suivantes :

–  La vérification de la conformité entre les prix en lettres et ceux en chiffres. S’il y a contradiction entre les prix en lettres et ceux en chiffres, les prix en lettres prévaudront et ceux en chiffres seront corrigés ;

–  La vérification des calculs. Ainsi s’il y a contradiction entre le montant total de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.

A ce stade, le fournisseur ayant proposé une offre financière plus économique sera déclaré adjudicataire du marché et en cas d’égalité des offres plus économique, le choix serait porté sur le soumissionnaire ayant fourni l’offre technique la plus complète.

Toute fois avant attribution du marché, le soumissionnaire le plus économique devra présenter tous les échantillons, une visite sera faite à sa boutique et son dépôt (s’il en dispose) et avant la signature de l’accord cadre, il devra présenter tous les originaux des dossiers administratifs dans les 72h qui suivent le jour de contact y compris les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :

• Attestation de mise à jour CNPS
• Quitus fiscal

VII. CONDITIONS DE SOUMISSION

a) Droit de réserve

La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres public et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.

b) Conditions générales de l’offre.

• La GIZ ne prendra pas à sa charge les différents frais bancaires.
• Aucun acompte sur le paiement ne sera accordé par la GIZ.
• Les biens fournis aux fins des programmes de la GIZ sont exempts de tous les droits et taxes à l’importation ainsi que de toutes les taxations directes ou indirectes.
• La GIZ ne considèrera pas des offres manuscrites, incomplètes ou non conformes à une clause explicite de notre avis d’appel d’offres.
• L’offre ne sera considérée que si l’intitule de l’appel d’offres figure sur l’enveloppe réponse.

c) Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA)

d) Conditions de recevabilité des offres

1. 1. Recevabilité des offres physiques

L’offre complète doit être dans une enveloppe contenant le dossier administratif, l’offre technique et l’offre financière. Elles doivent être présentées séparément, chacune dans une enveloppe scellée, avec intitulée « Dossier administratif », « Offre technique» et « Offre financière » ; toutes les enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention «APPEL D’OFFRE N° 83355555 : RECRUTEMENT D’UN FOURNISSEUR POUR UN ACCORD CADRE DE FOURNITURES DE CONSOMMABLES ET MOBILIER DU BUREAU POUR LA GIZ AU TCHAD».

Les offres doivent être soumises au plus tard le 09.09.2020 à 15h :30mn au Bureau de l’Antenne GIZ à N’Djaména au Tchad, rue 3258, porte 247 au quartier Klémat.

2. Recevabilité des offres par voie électronique

Les offres par voie électronique sont à envoyer à : [email protected] sous format PDF dans les conditions ci-après :

1. Envoi du dossier administratif, l’offre technique et de l’offre financière dans des mails séparés :

1. • Appel d’offres N° 83355555 : Dossier Administratif
   • Appel d’offres N° 83355555 : Offre technique
   • Appel d’offres N° 83355555 : Offre financière
2. Le mail relatif à l’offre financière doit contenir une seule offre en annexe ;
3. L’objet du mail doit être objet « APPEL D’OFFRE N° 83355555 : RECRUTEMENT D’UN FOURNISSEUR POUR UN ACCORD CADRE DE FOURNITURES DE CONSOMMABLES ET MOBILIER DU BUREAU POUR LA GIZ AU TCHAD»
4. Toutes les pages de l’offre doivent se trouver dans le même document ;
5. Seules les annexes en PDF sont acceptées (ni bloquée, ni protégée par un mot de passe) ;
6. L´adresse de la GIZ sur I’offre doit être « Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH/Antenne GIZ-N‘Djamena, PN:99.9239.7-001.03
7. Les offres doivent être soumises au plus tard le 09.09.2020 à 15h30mn

Toute offre reçue après ce délai, ne sera pas traitée.

NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).

Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : [email protected]  ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus, l’objet de votre mail ou correspondance doit porter : « APPEL D’OFFRE N° 83355555 : RECRUTEMENT D’UN FOURNISSEUR POUR UN ACCORD CADRE DE FOURNITURES DE CONSOMMABLES ET MOBILIER DU BUREAU POUR LA GIZ AU TCHAD». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 09.09.2020. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront affichées devant la porte de l’Antenne GIZ à N’Djamena et sur le site Tchad carrière au plus tard le 09.09.2020 à 16h00mn.

Fait à N’Djamena, le

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