La GIZ lance un Appel d’offres pour les services de location des véhicules à longue durée

République du Tchad

Unité – Travail – Progrès

Ministère de la Production, de l’Irrigation et des Equipements Agricoles

Direction du Programme – Rue Santana – Qtier Kamina Hay-Al-Matar  N° 923 – Abéché – TCHAD

Financement :   Confédération Suisse – Direction du Développement et de la Coopération (DDC)

Co- Financement :   Agence Française de Développement (AFD)

                  Nº du projet :         68.3042.6-001.00

GIZ-InS/GERTS/83377882/2021

Objet :  TERMES DE REFERENCES

Pour le recrutement d’un Prestataire de Services pour la Location de Véhicules sous Accord Cadre pour le programme : Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad sahélien (GERTS) basé à Abéché

PROGRAMME « GESTION DES EAUX DE RUISSELLEMENT DANS LE TCHAD SAHELIEN (GERTS)

Direction du Programme – Rue Santana – Qtier Kamina Hay-Al-Matar  N° 923 – Abéché – TCHAD

Financement :   Confédération Suisse – Direction du Développement et de la Coopération (DDC)

Co- Financement :   Agence Française de Développement (AFD)

                  Nº du projet :         68.3042.6-001.00

                GIZ-InS/GERTS/83377882/2021

                     Objet :  TERMES DE REFERENCES

Pour le recrutement d’un Prestataire de Services pour la Location de Véhicules sous Accord Cadre pour le programme : Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad sahélien (GERTS) basé à Abéché

Le Programme GERTS est mis en Œuvre par GIZ

1. CONTEXTE

Le programme : Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad Sahélien (GERTS) est cofinancé par la Direction du Développement et de la Coopération (DDC-Suisse) et l’Agence Française de Développement (AFD). Il est mis en œuvre par la GIZ/International Services dans les Provinces de l’Ennedi Est, Ennedi Ouest, Wadi-Fira et du Batha. Son objectif principal est de Contribuer à l’amélioration de la sécurité alimentaire et nutritionnelle des populations dans ces provinces qui constituent sa zone d’intervention.

Après un an d’exécution de la phase III, la GIZ lance un appel d’offre restreint pour le recrutement d’un cabinet comptable et d’audit pour l’exécution d’une vérification des dépenses et l’établissement d’un rapport d’audit portant sur un contrat d’exécution dudit projet cofinancé par la Direction du Développement et de la Coopération (DDC-Suisse) et l’Agence Française de Développement (AFD) dans le cadre du Programme Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad Sahélien.

2. Objet du mandat

Le programme GERTS « Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad Sahélien » invite les sociétés ou les entreprises exerçant dans le domaine à soumettre une proposition portant sur les prestations de services de location de véhicules à longue durée (accord-cadre) pour le transport des agents d’escorte armée accompagnant les différentes missions de terrain, des matériels dans les différentes zones d’intervention dudit programme à partir d’Abéché.

Le contrat sera valable pour une durée de 1 an renouvelable une fois par tacite reconduction

3. Prix de location de véhicule(s)

Les prix seront fermes et non révisables pendant la période de l’accord.

4. Disponibilité de véhicule (s)

La disponibilisation des véhicules fera l’objet d’une correspondance adressée par GERTS au prestataire au moins 48 heures avant le jour prévus de la mission, par le programme. Elle précise le nombre des jours et la région vers laquelle la mission se déploie.

5. Etendue du service

6. Catégories

Les prestations de location de véhicules sont définies dans les trois (3) catégories distinctes suivantes :

Catégorie 1 :   Pick-up double cabine 4×4

Catégorie 2 : Hard Top

Catégorie 3 :   Camion 10 – 15 tonnes

NB : Location de véhicules pour déplacements à travers tout le pays – tarifs journaliers – kilométrage illimités, assurance Responsabilité civile (RC), chauffeurs et autres charges liées au transport routier inclus.

7. Profil du prestataire

Les critères suivants doivent être pris en compte dans la soumission du dossier :

• Les prestataires en location de véhicule devront avoir une capacité juridique et être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale (pièces administratives complètes)
• Les prestataires devront avoir au minimum 5 ans d’expérience dans le domaine et ayant des références positives auprès des clients actuels ou antérieurs.
• Flotte de véhicules consistante au moins 5 véhicules Pick-up double cabine ou Hard-Top avec les pièces administratif complet.
• Les prestataires doivent avoir une équipe dynamique, professionnelle et proactive, capable de prendre les mesures nécessaires en cas d’incidents.
• Les chauffeurs employés du prestataire doivent :
  • être titulaires du permis de conduire requis d’au moins cinq (05) ans, avec attitude professionnelle et sachant parlé français ou l’arabe local.
  • avoir une bonne connaissance des régions de destination.
  • avoir une bonne connaissance de mécanique automobile.
  • avoir une tenue de travail et comportement corrects.
  • Avoir un certificat médical d’aptitude physique de conduite auto.
• Les véhicules doivent être en parfait état et être à jour vis-à-vis des assurances et du service technique.
• Le véhicule doit être pourvu de deux roue de secours, cric, triangle, trousse de secours, sangles ou câbles de remorquage et équipé des pneus en bon état et adaptés aux routes difficiles d’accès.
• Le prestataire retenu devra informer le programme des personnes responsables (avec adresse et numéro de téléphone) qui devraient être contactées en cas d’urgence, jours fériés et après les heures normales de travail.
• En cas de panne, d’accident ou autre, le prestataire doit être en mesure de mettre immédiatement à disposition un véhicule de remplacement.
• Une expérience avec la GIZ ou des organismes internationaux est un atout.

GERTS se réservera le droit de visite afin de vérifier la conformité des véhicules soumis et l’état des flottes de véhicules.

8. Présentation des offres

Détail du dossier :

                              A     Partie administrative composée de :

1. L’attestation d’exercice commercial en cours de validité.
2. Le registre de commerce.
3. La patente de l’année 2021.
4. Le certificat de non-faillite et non-liquidation judiciaire datant de moins de trois mois.
5. Le Certificat d’Identité Fiscal (CIF) au nom de l’entreprise.
6. La carte fiscale de l’année 2021 au nom de l’entreprise.
7. Attestation de compte bancaire au nom de l’entreprise.
8. Plan de localisation de l’entreprise certifiée par l’inspection des impôts.

Les documents complémentaires (fournies par la GIZ) doivent être remplis et signés pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité. Il s’agit de :

1. Déclaration d’intégrité GIZ signée par le soumissionnaire.
2. Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ.
3. Déclaration de consentement GIZ concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel signé par le soumissionnaire.
4. Déclaration d’intégrité de l’AFD

Ces pièces alignées dans l’ordre mentionné ci-dessus devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionné « Dossier administratif ».

B   Offre technique

Proposition technique comprenant :

• Liste de références concernant l’exécution de contrats analogues, expériences dans des conditions semblables.
• Cartes grises des véhicules composant votre parc automobile
• Composition de votre parc au moins 5 véhicules Pick-up double cabine ou Hard-Top et de deux camions de 10 à 15 tonnes appartenant à l’entreprise ou de son partenaire
• Veuillez remplir le tableau ci-après (Annexe 1).
• Au moins 3 Chauffeurs : Les CV et copies des permis

Annexe 1

(*): Véhicule 4×4 pick up (type Hilux Double Cabine), Hard Top, camion 10 – 15 tonnes

Ces pièces alignées dans l’ordre mentionné ci-dessus devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionnée « Offre technique ».

 C    Offre financière incluant :

1. La proposition financière suivant les cadres de devis en annexe ;
2. le nom et les coordonnés du soumissionnaire ;
3. la date et validité de l’offre ;
4. le cachet et la signature d’une personne dûment autorisée du soumissionnaire ;
5. Une lettre de soumission

L’offre financière est uniquement à envoyer en version électronique. Les offres financières déposées en enveloppe ne vont pas être considérées.

Toutes les pages de l’offre seront paraphées et datées par le soumissionnaire.

Les mentions suivantes devront figurer dans l’offre :

• Date d’émission de l’offre
• Numéro de l’offre
• NIF GIZ : 6001557R
• Nom et adresse du Soumissionnaire
• NIF du soumissionnaire
• Dénomination du service : Nature et caractéristiques des travaux.
• Quantité des biens/services (Unité) (suivant modèle en annexe)
• Prix unitaire hors TVA (suivant modèle en annexe)
• Taux et montant de la TVA (0 %)
• Total hors taxes et montant TTC
• Durée de validité de l’offre.

La GIZ étant exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre avec le cout de TVA (Exonéré) = 0 FCFA.

1. Dépôts des offres

• Offre financière signée et datée est à envoyer uniquement à l’adresse électronique suivante :[email protected]

Merci d’indiquer dans le sujet :  Appel d’Offres N° 83377882 – NOM DE SOUMISSIONNAIRE – OFFRE FINANCIERE

L’offre financière est uniquement à envoyer en version électronique.

NB : Les offres financières déposées physiquement (en enveloppe) ne seront pas acceptées.

• Offre technique signé et datée est à envoyer soit à l’adresse électronique suivante : [email protected]

Merci d’indiquer dans le sujet :  Appel d’Offres N° 83377882 – NOM DU SOMMISSIONNAIRE – OFFRE TECHNIQUEou bien déposées au bureau de l’Antenne GIZ à N’Djamena.

La date limite de soumission des offres est fixée au plus tard le 03.05.2021 à 15 heures 30 minutes.

Adresse de l’Antenne GIZ Ndjamena

Rue 3 258, Porte 247 Canal Saint Martin, Quartier Klemat, B. P. 123 N’Djamena – Tchad

Pour toute demande de renseignements complémentaire veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : [email protected]

La date limite de demande de clarification est au plus tard le 26.04.2021 à 12 heures 00 minute.

Les réponses aux questions de clarification seront publiées dans le site TchadCarriere et affichées au bureau de l’antenne de la GIZ de N’Djamena et au bureau du Projet InS GERTS d’Abéché au plus tard le 29.04.2021 à 12 heures 00 minute.

2. Droit de réserve

Le bureau de la GIZ se réserve le droit d’annuler la procédure d’Appel d’Offres et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant la conclusion du contrat, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis du/ou des soumissionnaire (s) concernés (s) et sans être tenu d’informer le/ou les soumissionnaire (s) affecté (s) des raisons de sa décision.

3. Langue et monnaie

Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.

Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en francs CFA)

4. Clause de non-discrimination

« Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » doit s’abstenir d’inciter à la violence et à la haine, et de discriminer toute personne ou tout groupe de personnes en raison de leur race, de leur appartenance ethnique ou de leur religion. Cette obligation s’applique à l’ensemble des activités de l’organisation, y compris à celles qui ne relèvent pas du présent accord/contrat.

L’appui explicite à certains groupes de personnes dans le cadre d’un projet mis en œuvre par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » et approuvé par la GIZ ne constitue pas une discrimination selon les dispositions de la présente clause.

En cas de manquement à cette obligation, la GIZ est en droit de résilier immédiatement le présent contrat et d’exiger le remboursement partiel ou total de la rémunération ou contribution financière versée. Le montant du remboursement sera déterminé au cas par cas en fonction de la gravité de la violation et des mesures déjà prises par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire ».

5. Enregistrement du contrat au domaine :

Le présent contrat est soumis à l’enregistrement au domaine à hauteur de 3% du montant total en application de la loi de Finance 2019 du Tchad.

6. Ouverture des offres

A la date, lieu et heure convenus pour l’ouverture des offres, la Commission mise en place procédera à l’ouverture des offres en présence des soumissionnaires qui souhaitent y assister.

La commission procèdera ensuite à la vérification des recevabilités administrative, technique et financière des offres conformément aux exigences du dossier d’appel d’Offres.

A l’issue de cette dernière étape, la commission se retire pour passer aux étapes de dépouillement, vérification et évaluation des offres.

7. Dépouillement, analyse et évaluations des offres

La commission de dépouillement et d’analyse des offres se retirera en séance et procédera à l’analyse comme suit :

7.1. Vérification des pièces administratives

La commission de dépouillement passera à la vérification des pièces administratives.

N.B. Les dossiers fournis dans le cadre de cet Appel à Manifestation d’Intérêt ne seront pas restitués. Veuillez déposer uniquement les photocopies simples (non légalisées).

Après évaluation, le soumissionnaire retenu devra présenter les documents énumérés ci-dessus sous forme originale et en cours de validité dans les 3 jours à compter de la date de prise de contact. En plus de ces pièces, il doit aussi présenter les originaux de l’attestation de mise à jour de la CNPS et le quitus fiscal.

L’absence ou la non-validité de l’une de ces pièces pourrait entrainer le rejet de l’offre.

La présentation sera fortement prise en compte.

A la fin de cette vérification, la commission passera à l’étape suivante qui est celle de l’analyse des offres techniques.

7.2. Analyse des offres techniques

Les offres ayant passées l’étape de vérification des pièces administratives seront soumises à l’analyse technique selon les critères suivants :   

a. Evaluation des offres techniques

Le seuil de qualification technique est fixé à 70 points. Les offres ayant passé l’étape de l’analyse technique seront soumises à l’étape de l’analyse des offres financières.

b. Analyse des offres financières

Le jury corrigera les erreurs de calculs horizontaux et verticaux. Seul le montant corrigé sera pris en compte pour la pondération des offres.

Le jury sera vigilant sur les montants proposés concernant les honoraires, per diem et l’hébergement afin qu’ils rentrent dans la grille acceptée par la GIZ

c. Pondération finale

Les offres seront pondérées comme suit :

• Note Technique (NT)=  (Nombre de points obtenus dans l’évaluation technique )/(Meilleur nombre de points de toutes les soumissions  )  ×70
• Note Financière (NF)=  (Montant total le plus bas de toutes les soumissions  )/(Montant de l’offre selon le calcul dans l’évaluation financière)  ×30
• Note Globale (NG) = Note Technique (NT) + Note Financière (NF)

Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière sera déclaré adjudicataire du marché.

NB : Seuls, les soumissionnaires adjudicateurs seront contactés.

8. Proposition financière

Le soumissionnaire doit fournir son offre financière séparée du reste de l’offre, selon le modèle du tableau des couts ci-dessous.

AUCUN AUTRE FORMAT DE TABLEAU NE SERA PRIS EN CONSIDERATION. LE NON-RESPECT DE CETTE CLAUSE ENTRAINERA L’EXCLUSION IMMEDIATE DU SOUMISSIONNAIRE DE LA PRESENTE COMPETITION.

Modèle Tableau des Coûts (Cadre de devis)

NB : Le Projet GERTS est basé à Abéché, donc, les véhicules en location doivent être présentés au bureau du Projet GERTS à Abéché.                                   

Fait à N’Djamena, 14.04.2021

Pour GERTS

Cletus Degboevi

CTP-GERTS

Cliquer ici pour télécharger les TDR