Missions du poste
A. Domaine de responsabilité
Le/la stagiaire est responsable des activités suivantes :
- Appui à l’aide comptable dans le respect de ses instructions
- Appui à la réalisation de toutes fonctions administratives au quotidienne ;
- Appui au bon déroulement des prestations au sein de la division et leur conformité avec les procédures de la GIZ en matière d’administration financière et de comptabilité.
- Appui à l’élaboration de notes de services, ADL, les appels d’offres, ordres de mission, les fiches de sécurité et toute autres documentations dans le cadre de l’administration du projet
- Appui à la vérification de l’exactitude des justificatifs d’achat et de service reçus des fournisseurs/prestataires et leur conformité aux règles de la GIZ.
Dans ce cadre, le/la stagiaire a les attributions suivantes :
B. Attributions
Le/la stagiaire est responsable des activités suivantes :
- Assister à la vérification des justificatifs saisis par l’aide comptable dans Winpaccs Cashbook et procéder aux corrections nécessaires avant d’envoyer à la comptabilité (Winpaccs Accounting) les deux premiers mois ;
- Vérifier que les justificatifs saisis dans Winpaccs Cashbook sont corrects, et procéder aux corrections nécessaires avant d’envoyer à la Coordination sous la supervision de l’Aide comptable de l’antenne ;
- De l’aide à apporter dans toutes les affaires comptables et financières ;
- Faire les photocopies et numériser les documents en fonction des besoins des collègues ;
- Assister à la saisie des justificatifs dans Winpaccs cashbook et les exportations de période le premier mois ;
- Saisir les justificatifs dans de rapprochement mensuels avec assistance de comptable
- Assister à la préparer des ordres de virement et/ou autres documents de banque ;
- Déterminer les besoins de stockage en fonction des besoins des équipes et établir le programme d’approvisionnement ;
- Exécuter quotidiennement des services de la logistique et d’entretien des bureaux du projet ;
- Gérer la tenue des magasins de stockage pour garantir la disponibilité des matériels et fournitures ;
- Contribuer à assurer la fonctionnalité des équipements des bureaux de la coordination et des antennes du projet (mobilier, matériel informatique, contrats de téléphonie, etc.)
- Assurer la sécurité des ressources et des opérations : conception de check-list pour le contrôle et le suivi des véhicules du projet ;
- Contribuer au suivi et la clôture des dossiers ;
- Contribuer au suivi des inventaires ;
- Assumer toute autre tâche et activité professionnelle sur instruction de son encadreur ou en fonction des besoins.
C. Qualification, compétences et expériences requises
De nationalité tchadienne ou originaire d’un pays de la sous-région et disposant d’un titre de séjour régulier au Tchad, le(la) stagiaire doit remplir les conditions ci-dessous :
1. Qualification
Disposer d’un diplôme minimum BAC+2 dans l’un des domaines suivants : Comptabilité, Finances, Achats, Logistiques, Gestion des entreprises ou tout autre diplôme pertinent
Avoir fini ses études avant 24 mois à la date d’aujourd’hui.
2. Expérience
Avoir au moins six (6) mois d’expérience professionnelle avérée dans le domaine du stage.
3. Compétences et aptitudes exigées
- Disposer de connaissances de base dans le domaine du stage.
Disposer une bonne capacité rédactionnelle en français et parler l’arabe local;
Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, internet) ;
4. Compétences et aptitudes requises
Aptitudes à évoluer dans un environnement multiculturel
Avoir un goût pour le travail en équipe ;
Avoir un sens de l’organisation et planification du travail ;
Faire preuve de créativité, d’ouverture d’esprit, de curiosité intellectuelle, d’esprit d’initiative
Maîtrise de soi dans les relations conflictuelles ;
Sens aigu d’organisation
Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables ;
D. Durée du stage
§ Le stage est prévu pour une durée de trois (3) mois susceptible d’être renouvelé une seule fois en fonction des résultats du stagiaire et des besoins du service. |