Le PNUD recrute un assistant en logistique, N’Djaména, Tchad

Contexte :

Le Cameroun, le Niger, le Nigéria et le Tchad connaissent, depuis quelques années, de graves crises sécuritaires dues aux activités de groupes armés sévissant dans la région du lac Tchad dont ces pays ont en partage les rives. Cette situation est source d’instabilité et de ralentissement de la croissance économique dans cette région.

Pour soutenir ces pays riverains du Lac Tchad, le PNUD et ses partenaires financiers, ont développé la Facilité Régionale de Stabilisation, visant à établir une approche commune et un cadre inclusif pour toutes les parties prenantes, en vue de soutenir une transition opportune, coordonnée et efficace des processus allant de la stabilisation au relèvement, à la consolidation de la paix et au développement à moyen et long terme.

A l’instar des trois (03) autres pays, le Gouvernement du Tchad en étroite collaboration avec le PNUD Tchad, met en œuvre le projet de Stabilisation de la Fenêtre Nationale dans les provinces du Lac et du Hadjer Lamis, en vue d’adresser la question de la sécurité des communautés, le fonctionnement effectif des infrastructures de base dans les zones cibles et la disponibilité des moyens de subsistance aux ménages.

La Fenêtre Nationale de Stabilisation du Programme des Nations Unies pour le Développement (UNDP) Tchad, dans le souci d’améliorer la qualité de son service archivage, documentaire, de traitement des processus des micro-achats, des correspondances internes et externes ainsi que l’orientation des demandeurs de service, sollicite les services d’un(e) Assistant(e) Logistique.

Devoirs et responsabilités :

Sous la supervision générale du Représentant Résident Adjoint, Chargé des Opérations, et la supervision directe de Procurement Spécialiste, l’Assistant(e) logistique a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives, Logistiques et financières du project FNS.  L’Assistant(e) logistique travaillera en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe de gestion du projet FNS et aura à assumer les responsabilités suivantes :

  • La gestion Administrative ;
  • La gestion Logistique ;
  • La gestion Financier.
  1. Sur le plan administratif :
  • Assurer une bonne gestion des fournitures et équipements du projet :
  • Suivre l’exécution du plan d’approvisionnement et de gestion des fournitures et équipement du projet ;
  • Faire le suivi des commandes des fournitures et des matériels ;
  • Réceptionner les fournitures ;
  • Gérer les fournitures et équipements du projet.
  1. Sur le plan logistique :
  • Préparer et organiser les ateliers et séminaires ;
  • Prendre les notes et minutes des réunions ;
  • Créer et gérer un fond documentaire et contrôler les matériels et équipement du programme ;
  • Archiver et classer les documents de travail ainsi que les documents de base du projet ;
  • Préparer et conduire les inventaires trimestriels et étiquetage du matériel ;
  • Gérer les fournitures et équipements du projet ;
  • Gérer la correspondance administrative du projet ;
  • Gérer l’organisation des séminaires et ateliers et prendre des notes minutes des réunions ;
  • Créer et gérer un fond documentaire.
  1. Sur le plan Finance :
  • En collaboration avec le chef du projet, préparer le budget du projet ;
  • Installer et assurer le suivi du budget du projet dans Atlas ;
  • Effectuer les révisions budgétaires dans Atlas et les soumettre à l’approbation et s’assurer que les révisions sont finalisées par le chef du projet après l’approbation ;
  • Procéder aux révisions statutaires et toute autre révision nécessaire en collaboration avec le chef du projet ;
  • Recevoir et analyser les requêtes de paiement ;
  • Préparer les réquisitions dans Atlas et les demandes de paiement ;
  • Assurer le contrôle des pièces justificatives des demandes de paiement pour s’assurer qu’elles sont complètes et sont aux normes requises ;
  • Procéder à la création de receipts pour les biens et services dans Atlas à la réception des factures ou CoP des consultants ;
  • Créer un système de suivi des dépenses dans Atlas pour s’assurer que les paiements sont complets par les finances dans Atlas et les virements ou chèques établis et payés pour les frais de mission, les remboursements de frais ou tout autre type de demande de paiement ;
  • Diligenter la correction des erreurs sur les vouchers non postés, avec budget error, match exception ou non-approuvé ;
  • Assurer la préparation de la partie financière des rapports périodiques et faire des présentations ou mise à jour sur le statut financier du projet si requis ;
  • Sur présentation d’une autorisation de paiement, calculer et initier les paiements des perdiems, les DSA et autres ;
  • Assurer le classement des documents financiers et des demandes de paiement ;
  • Point focal avec les opérations du Bureau pays sur les aspects relatifs à la gestion des coûts communs ou fourniture de lignes budgétaires pour les paiements ainsi que pour les requêtes du siège sur des actions liées aux finances ;
  • Des outils de base du classement et de l’archivage ;
  • D’optimiser la gestion de la documentation ;
  • De développer une méthode de classement physique et virtuelle, fiable et accessible   à tous rapidement ;
  • D’orienter les demandeurs de services généraux ;
  • D’assister le personnel de FNS dans l’accomplissement de leurs taches.

Objectifs Spécifiques :

Appuyer l’unité dans la conduite des micro-achats :

  • Appuyer l’unité dans l’organisation des voyages (demande de visa, ordre de mission, achat des billets d’avion, Autorisation d’Absence, Travel Authorization, traitement  et classement de F10 Staffs FNS) ;
  • Tenir le registre des nomenclatures des RFQ, ITB, RFP, contrat IC, etc. ;
  • Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents ;
  • Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs desdits services en faisant face à la multiplication des documents et des informations et en identifiant les différentes sources des documents ;
  • Partage des difficultés rencontrées dans les tâches de classement ;
  • Sécuriser ses informations et ses documents ;
  • Dissocier classement et rangement ;
  • Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable ;
  • Choisir les moyens et outils de classement adaptés ;
  • Harmoniser classement papier et classement virtuel ;
  • Permettre à tous de s’y retrouver ;
  • Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif ;
  • Le concevoir en visant un accès rapide pour chaque utilisateur ;
  • Archiver ses documents pour les retrouver sans difficulté ;
  • Adopter un archivage efficace ;
  • Identifier les documents à conserver et ceux à détruire ;
  • Organiser l’espace ou la salle des archive.

Autres taches :

Participe aux diverses réunions (sous-groupes thématiques, Coordination, CPA, etc.) et à des missions en rapport avec les objectifs de la Fenêtre Nationale du PNUD.

Effectue toute autre tâche requise par le responsable de la stabilisation.

 

Impacts et Résultats :

L’Assistant logistique aura une responsabilité dans la mise en œuvre des activités et de leurs impacts directs sur le succès des programmes en participant à la gestion des interventions de stabilisation du PNUD :

  • Conduite efficace et efficiente des micro-achats ;
  • Meilleure organisation des voyages ;
  • Archivage efficace des documents ;
  • Documents inutiles détruits ;
  • Les demandeurs de services généraux sont satisfaits ;
  • Les difficultés rencontrées dans les tâches de classement sont identifiées.

Compétences :

Valeurs intrinsèques :

  • Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l’ONU ;
  • Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement multiculturel respectueux du genre et de la diversité ;
  • Démontrer de la rigueur dans le travail, une grande flexibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative.

 

Compétences fonctionnelles :

Gestion de la connaissance

  • Avoir de l’initiative et de volonté d’apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ;
  • Aptitude à contribuer aux processus d’innovation en matière de gestion financière et administrative.

Aptitudes opérationnelles :

  • Capacité à examiner des données diverses, d’identifier et de régler des divergences, d’identifier et de résoudre les problèmes opérationnels ;
  • Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un volume important de travail ;
  • Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives ;
  • Capacité à planifier et à organiser les tâches ;
  • Bonne connaissance des méthodes et procédures en matière de formulation, suivi-évaluation et de gestion financière de projets ;
  • Solides compétences en informatique ;
  • Aisance dans la communication écrite et orale ;
  • Aptitude à établir de bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates ;
  • Contribuer à accroitre la visibilité des activités du projet FNS.

Compétences et expérience requises :

Education :

  • Niveau minimum Bac dans les domaines suivants : en sciences de gestion, d’Administration, des affaires ;
  • ou un diplôme universitaire dans les mêmes disciplines serait un atout ;
  • Au moins 6 ans d’expérience professionnelle dans le domaine (pour le BAC) et 3 ans (pour le diplôme universitaire).

Expérience :

  • Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion administrative et financière des projets ;
  • La connaissance des procédures administratives du PNUD est un atout ;
  • Avoir une certification reconnue en comptabilité serait un atout considérable ;
  • Compétences : Avoir une maîtrise des outils informatiques, des logiciels usuels (Word, Excel, Power Point, etc.) et professionnels.

Langue :

  • Une excellente maîtrise du français ;
  • Avoir une bonne connaissance de l’anglais est un atout.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Postuler ici