L’IRC recrute un gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement, Hadjer Hadid, Tchad

 

 

Requête nº : req9958

Intitulé de poste : Supply Chain Manager

Secteur d’activité : Chaîne logistique

Type de contrat : Durée Déterminée

Taux d’occupation : Plein temps

Ouvert aux expatriés : Non

Lieu de travail : Hadjer Hadid, Chad

 

Descriptif du poste :

International Rescues Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires dans le monde et aide les populations à survivre et à  reconstruire leurs vies. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Présent aujourd’hui dans plus de 40 pays, nous rétablissons la sureté, la dignité et l’espoir de millions de personnes déracinées et ayant du mal à survivre. La mission de l’IRC consiste à aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre le contrôle de leur avenir.

 

Stratégie d’IRC au Tchad :

IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour faire face à la crise humanitaire provoquée par l’afflux de réfugiés du Darfour dans l’est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ouré Cassoni. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est élargie à la gestion des dix camps à l’est et d’un camp à l’ouest, avec une assistance aux réfugiés et aux communautés locales dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l’eau, de l’hygiène et de l’assainissement. En 2012, pour faire face à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, IRC a étendu sa couverture géographique dans la région de Guéra. IRC travaille actuellement dans trois districts sanitaires, Mongo, Mangalmé et Melfi, et assure la prévention et le traitement de la malnutrition à la population locale. En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram. IRC met en œuvre des projets d’assistance dans les domaines de la santé, de la nutrition, de la protection et de la lutte contre la violence sexiste.

IRC Tchad s’est engagé, dans son plan d’action stratégique 2015-2020, à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en matière de santé, nutrition et protection / violence liée au genre, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. IRC Tchad continuera à travailler avec les acteurs des États et des ministères et à les soutenir étroitement dans les principaux domaines d’intervention afin que ses actions s’intègrent dans les politiques nationales afin de garantir une meilleure appropriation des actions entreprises.

S’appuyant sur ce travail réalisé au fil des ans, l’IRC au Tchad s’est engagé à garantir l’accès à des soins de santé de qualité, en matière de santé sexuelle et génésique, en particulier pour prévenir les grossesses non désirées, pour les protéger et les traiter en cas de complication de la grossesse et de l’accouchement. IRC Chad s’est également engagé à protéger et à traiter les femmes et les filles contre les conséquences de la violence sexiste. De plus, afin de mieux répondre aux besoins de nos clients, IRC propose des projets intégrant différents secteurs et approches. IRC s’est engagé à travailler en consortium avec des partenaires locaux et internationaux ainsi qu’avec les autorités locales afin d’assurer la durabilité de nos actions.

 

Attributions et responsabilités :

Capacité de construire, diriger et motiver l’équipe de Supply Chain du site, se rassurer que chacun membre de l’équipe travaille avec des objectifs clairs et reçoive un feedback significatif sur sa   performance :

  • Recevoir et orienter les nouveaux staffs de supply chain du site selon les procédures d’orientations de IRC ;
  • Elaborer un plan de développement du personnel. Se rassurer que votre personnel comprenne parfaitement les descriptions de ses tâches et qu’il est tenu pour responsable de sa fonction ;
  • Se rassurer que tout le personnel ait reçu une formation dont il a besoin pour bien accomplir ses taches. Fixer les objectifs et tenir des rencontres régulières avec lui pour évaluer le progrès ;
  • Superviser et gérer l’équipe charger des achats, les magasiniers, et le personnel de transport ;
  • Identifier les lacunes en personnel et/ou en compétences du site et veiller à ce que ces lacunes/besoins soient satisfaits, soutenir le recrutement de tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement du site et superviser le département au quotidien ;
  • Apporter un feedback à travers des évaluations de performances régulières de l’équipe de supply chain de son site ;
  • Recommander au coordonnateur du terrain en collaboration avec la coordinatrice de supply chain , les niveaux du personnel de département de Supply chain.

Achats  :

  • Gérer l’équipe des achats ;
  • S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ;
  • Ne Négocier les achats avec un grand nombre de marchands de telle sorte de bénéficier constamment les meilleurs   prix et la bonne qualité ;
  • S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et département demandeur de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
  • Veiller à ce que les acheteurs associent les programmes et département dans l’analyse et dans la réception de leurs commandes ;
  • S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO …) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ;
  • Travailler avec les programmes et départements et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
  • S’assurer que le procurement travaille pour accepter les PR (PR (purchase Request) dans le système de BVA qui est en ligne et qu’il mette chaque fois à jour le statut de chaque PR ;
  •  Suivre les payements avec la finance pour s’assurer que le fournisseur soit payé à temps ;
  • Coordonner avec Ndjamena les achats du site et s’assurer qu’ils sont traités et livrés à temps et avec diligence pour le bon fonctionnement du bureau et des activités ;
  • Maintenir un système de classement des dossiers achats et des fournisseurs du site pour faciliter les audits ;
  • La coordination et la gestion à distance sont suffisantes en ravitaillement des équipements du bureau ;
  • La procédure de rapport de ravitaillement est mise à jour et envoyé chaque semaine au coordinateur du terrain ;
  • Garantir la mise à jour de la liste de fournisseurs présélectionnés.

Responsabilités sur la Gestion des stocks /Réception et expédition des articles :

  • Veiller à ce que la réception, inspection des articles pendant l’enregistrement et l’expédition des biens qui entrent et sortent du stock suivent la méthode FIFO, avec le strict respect des procédures et documents dûment approuvés par les personnes autorisées conformément aux règles en vigueur à l’IRC ;
  • Veiller à ce qu’il ait une mise à jour quotidienne de tous les mouvements des stocks   dans la base de données du site et que tous les documents de réception et d’expédition est conformes   aux procédures en place à IRC ;
  • Avant toute réception des biens livrés par les fournisseurs, s’assurer de leur conformité par rapport qualité/prix et à la quantité en commun accord avec le programme ou département demandeur ;
  • Communiquer efficacement avec les gestionnaires des stocks ordinaires/pharmacies sur les sites lors des mouvements de transactions intersites ;
  • Assurer un stockage soigneux des biens selon les standards de l’IRC en vigueur. Veiller à la dégradation des produits dont le stockage est délicat, veiller aux dates de péremption des produits stockés et proposer des solutions à la supervision ;
  • Avertir dans les meilleurs délais le programme/département concerné, le risque de rupture de stock des produits consommables sur base des stocks minimum préconisés ;
  • S’assurer des conditions optimales de sécurité des biens dans les magasins ;
  • Rendre systématique les inventaires improvisés et le comptage de 20% tel que recommandé par les SOPs et partager la situation avec la supervision ;
  • Evaluer les besoins en manutention pour le chargement et le déchargement des biens, assurer la gestion du travail des manutentionnaires et faciliter leur paiement ;
  • Maintenir le classement physique et électronique à jour de tous les documents relatifs à la gestion des stocks et des consommables bureautiques.

Responsabilités sur la gestion des Assets :

  • Assurer un enregistrement systématique dans la base de données du site et dans les Asset registres tous les Assets d’IRC et leur étiquetage ;
  • Assurer le suivi des mouvements des Assets IRC au niveau su site et leur mise à jour dans la base de données en collaboration avec les gestionnaires des stock/asset de terrain ;
  • S’assurer de la présence dans les   archives de la documentation d’affectation individuelle des assets, celle de tout mouvement d’un Asset entre les employés, entre les bureaux et entre les sites ;
  • Mettre en place un disposal plan selon les politiques en place à IRC pour chaque Asset et le maintenir à jour pour faciliter la prise des décisions des opérations pour le remplacement des assets ;
  • Proposer, établir et faire approuver les documents de disposition des Assets par les personnes habilitées de l’IRC  ;
  • Archiver les rapports sur les incidents qui touchent les assets pour bien documenter le contenu de la colonne observation de la base des données des Assets ;
  • Participer à l’Inventaire physique de Assets IRC au niveau du site et s’assurer que les politiques y relatives sont suivies pat tout le monde  ;
  • Maintenir le classement (physique et électronique) des stocks et assets.

Responsabilités sur la gestion des flottes (transport) :

  • Assurer des procédures efficaces pour la livraison des marchandises et des fournitures ;
  • Justifier le transport de toutes les marchandises ;
  • Superviser la gestion du transport des flottes et des chauffeurs. Se rassurer qu’ils soient proprement entrainés pour leur permettre d’accomplir leurs taches ;
  • Assurer des rapports de maintenance appropriés de la flotte du site ;
  • Programmer la maintenance préventive régulière et opportune de tous les véhicules et les générateurs du site ;
  • Préparer les rapports mensuels relatifs à l’utilisation du carburant les dépenses pour la maintenance et le kilométrage par véhicule à réviser par le coordonnateur de terrain et coordinatrice sypply chain ;
  • Maintenir les rapports / les autorisations d’octroie du carburant ;
  • Tous les véhicules de IRC et de location sont bien gardés comme prévu et convenablement conduits selon le standard de IRC ;
  • Toute la planification d’utilisation des véhicules de IRC se fait dans la transparence et d’une manière rationnelle ;
  • Les rapports mensuels sont produits au Coordinateur du terrain/Coordinatrice Supply chain   pour l’usage du carburant, kilométrage, réparation et coût de maintenance par véhicule ;
  • Les contrats de location des véhicules et pour la révision sont faits à temps et autoriser par le coordinateur de terrain  ;
  • Les véhicules IRC sont équipés des moyens de communication, des kits utiles, kits de premier secours et autres pièces d’urgences nécessaires.

Rapportage :

  • Produire et transmettre les rapports mensuels revus du site (rapport consommation carburant, rapport stock et assets, rapport maintenance véhicules, rapport achats etc, à Ndjamena au plus tard le 3ème jour du mois suivant ;
  •  Se rassurer que les marchandises ou les inventaires sont bien sécurisés et justifiés à tout moment ;
  • Se rassurer que les cartes les registres de stockage et les grands livres du magasin sont mis à jour quotidiennement ;
  • Etablir et maintenir un système de sauvegarde de stock efficace ;
  • Etablir un point de relance de commande du stock ou inventaire pour tous les articles et surtout les articles critiques ;
  • Maintenir le système d’observation des fournitures et de la maintenance ;
  • Conduire trimestriellement l’inventaire du stock.

 

Principales relations de travail  :

  • Superviseur direct : Field coordinator ;
  • Superviseur Technique : Coordinateur Supply Chain ;
  • Contacts internes : équipes de Finance, Logistique, programmes et Ressources Humaines ;
  • Contacts externes : fournisseurs, les bailleurs, Partenaires, les UN et autres ONG partenaires.

Profil :

  • Avoir un diplôme Master ou Licence Approuvé en Logistique, Administration, organisation des entreprises ou Finance & Comptabilité ;
  • Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle au minimum de travail dans les domaines similaires avec les ONG internationales ou agences des nations unies ;
  • Etre capable de travailler en situation de stress tout en respectant les règles et procédures d’IRC ;
  • Avoir une bonne habilité à communiquer et à travailler dans un milieu multiculturel ;
  • Etre honnête et de bonne moralité et capable d’assurer une bonne discrétion professionnelle ;
  • Etre capable d’entretenir une bonne collaboration avec l’équipe ;
  • Une expérience de travail avec les fournisseurs au Tchad au niveau national est un atout ;
  • Excellente capacité rédactionnelle en Anglais est atout ;
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique Excel et Word.

Les candidatures féminines sont très vivement encouragées.

Les travailleurs de l’IRC   doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et l’abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l’intégrité fiscale et l’anti-représailles. 

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