L’Organisation mondiale de la santé (OMS) recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère), Farchana, Tchad

 

DESCRIPTION DES TÂCHES

Le titulaire exercera les fonctions suivantes :

ADMINISTRATION

1. Fournir une gamme complète de services de secrétariat, en veillant à ce que les délais soient respectés et à ce que la correspondance et les demandes de renseignements reçoivent une réponse en temps opportun. Saisir et éditer des rapports techniques, des documents et des présentations conformément au style de l’OMS, rédiger de la correspondance générale de sa propre initiative ou sur instruction. Initier et traiter différentes transactions dans GSM, y compris l’achat de biens et de services. Assurer le suivi auprès des parties concernées de la réception des livrables et de la finalisation des paiements ;

2. Recevoir, filtrer et traiter la correspondance et les demandes entrantes, obtenir et joindre des informations générales et les transmettre au personnel concerné ; attirer leur attention sur des questions/problèmes spécifiques si nécessaire.

3. Prendre les dispositions nécessaires pour les visites sur le terrain et les déplacements professionnels des membres de l’équipe, des consultants et des missions de visite, assurer le suivi des réservations de billets et d’hôtels, les autorisations de sécurité et traiter les demandes de voyage dans GSM

4. Aider à organiser des réunions, des ateliers et des activités de formation, en tapant des documents et des présentations, en envoyant des lettres aux participants, en photocopiant et en préparant des dossiers ; assurer le suivi des unités logistiques concernant les arrangements. Fournir un soutien administratif pendant les réunions. En étroite coordination avec l’unité Administration/Finances, traiter toutes les demandes liées aux activités du programme, telles que l’achat de biens et de services, les DFC, les APW, les bourses, les consultants, etc. obtenir les approbations nécessaires et lancer les actions au sein du GSM. Assurer le suivi auprès des parties concernées de l’achèvement des livrables et des paiements.

FINANCE

1. Administrer le système E-Impres. Assurer le respect des procédures financières, des systèmes et des contrôles internes conformément aux instructions du Système de gestion mondial (GSM) et aux règles de l’OMS. Sélectionner et saisir des données à partir de divers documents, garantir l’exactitude des calculs et joindre les factures justificatives nécessaires ou les reçus de paiement et les autorisations de paiement. Préparer des tableaux financiers, des rapports spéciaux et d’autres rapports ad hoc.

2. Initier, vérifier et traiter les transactions financières et les paiements pour le bureau du WRO concernant les coûts du personnel et hors personnel, les bons de commande, les achats locaux, les Imprest, les DFC, les GES, etc., sur la base des autorisations reçues. Surveiller les GL Imprest pour s’assurer de l’exactitude des données financières, de l’adéquation des pièces justificatives et de la tenue de registres comptables appropriés. Rapprocher les livres de caisse des bureaux de pays et justifier toute différence de rapprochement ; préparer les décomptes de caisse pour les rapprocher avec les livres de caisse sur une base mensuelle.

3. À l’aide du GSM, suivre les aspects de la mise en œuvre des activités du programme conformément au plan de travail approuvé par le pays. Suivre le transfert des fonds du programme et initier la budgétisation des subventions dans le GSM. Surveiller les dates d’expiration des subventions, alerter le personnel responsable et initier des mesures pour les lots de dépenses. Examiner et suivre les engagements et les soldes des créances non appliquées, traiter et surveiller les révisions des montants par rapport à la distribution des subventions par SO/OWER.

4. Remplacer et assister les autres collègues de l’équipe et effectuer d’autres tâches financières et administratives connexes, selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

ÉDUCATION

Essentiel : Diplôme d’études secondaires complété par une formation administrative et/ou financière/comptable
Souhaitable : Un diplôme universitaire en administration des affaires, en finances, en comptabilité, en commerce, en sciences sociales ou dans un domaine connexe est un atout

EXPÉRIENCE

Essentiel : Au moins cinq années d’expérience administrative progressive, y compris une expérience dans le domaine financier/comptable
Souhaitable : Expérience pertinente au sein du système des Nations Unies

COMPÉTENCES

  • Compétences avérées en rédaction.
  • Bonnes capacités d’analyse.
  • Connaissances de base des principes comptables/financiers.
  • Bonnes capacités d’organisation.
  • Très bonnes compétences en gestion du stress et du temps.
  • Une bonne connaissance des procédures pertinentes de l’OMS et des règles établies est un atout.

COMPÉTENCES DE L’OMS

  • Travail d’équipe;
  • Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles;
  • Communication;
  • Progresser dans un environnement en évolution;
  • Assurer l’utilisation efficace des ressources.

UTILISATION DES COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

Essentiel : Maîtrise de l’anglais. Maîtrise de l’arabe.
Souhaitable :

RÉMUNÉRATION

L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un ensemble de rémunérations attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 20 537 USD (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congés annuels.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

  • Cet avis de vacance peut être utilisé pour pourvoir d’autres postes similaires au même niveau hiérarchique
  • Seuls les candidats sérieusement pris en considération seront contactés.
  • Un test écrit et/ou une évaluation vidéo asynchrone peuvent être utilisés comme forme de dépistage.
  • Si votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir, à l’avance, une copie scannée du ou des diplômes/certificats requis pour ce poste. L’OMS ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU)/Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste est accessible via le lien : http://www.whed.net/ . Certains certificats professionnels peuvent ne pas apparaître dans la WHED et nécessiteront un examen individuel.
  • Conformément au paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible.
  • Toute nomination/prolongation de nomination est soumise au Statut du personnel, au Règlement du personnel et au Manuel de l’OMS.
  • L’OMS s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. L’OMS recrute et emploie du personnel sans distinction de handicap, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de langue, de race, d’état civil, d’origine religieuse, culturelle, ethnique et socio-économique, ou de toute autre caractéristique personnelle.
  • L’OMS s’engage à assurer la parité des sexes et la diversité géographique au sein de son personnel. Les femmes, les personnes handicapées et les ressortissants d’États Membres non représentés ou sous-représentés ( https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion ) sont vivement encouragés à postuler.
  • Les personnes handicapées peuvent demander des aménagements raisonnables pour leur permettre de participer au processus de recrutement. Les demandes d’aménagements raisonnables doivent être envoyées par courrier électronique à [email protected]
  • Il est essentiel de posséder un dossier irréprochable en matière d’intégrité et de normes éthiques professionnelles. L’OMS est fière de pouvoir compter sur un personnel qui adhère aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées et qui s’engage à mettre en pratique la Charte des valeurs de l’OMS .
  • L’OMS applique une tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement sexuel et d’autres types de comportement abusif (c’est-à-dire la discrimination, l’abus d’autorité et le harcèlement). Tous les membres du personnel de l’OMS ont un rôle à jouer dans la promotion d’un lieu de travail sûr et respectueux et doivent signaler à l’OMS tout cas avéré ou suspecté d’exploitation et d’abus sexuels, de harcèlement sexuel et d’autres types de comportement abusif. Pour s’assurer que les personnes ayant des antécédents avérés d’exploitation et d’abus sexuels, de harcèlement sexuel ou d’autres types de comportement abusif ne sont pas embauchées par l’Organisation, l’OMS procédera à une vérification des antécédents des candidats retenus.
  • L’OMS a un environnement sans fumée et ne recrute pas de fumeurs ou d’utilisateurs de toute forme de tabac.
  • L’OMS offre également une large gamme d’avantages à son personnel, notamment un congé parental et des modalités de travail flexibles attrayantes pour favoriser un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et permettre à tous les membres du personnel d’exprimer et de développer pleinement leurs talents.
  • L’âge légal de départ à la retraite pour les fonctionnaires nommés est de 65 ans. Pour les candidatures externes, seules les candidatures dont la durée du mandat est prévue seront normalement prises en considération.
  • Veuillez noter que les contrats de l’OMS sont subordonnés à la confirmation par les membres du personnel qu’ils sont vaccinés comme l’exige l’OMS avant d’entreprendre une mission à l’OMS, sauf si un problème de santé ne permet pas une telle vaccination, comme certifié par les Services de santé et de bien-être du personnel de l’OMS (SHW). Le candidat retenu sera invité à fournir des preuves pertinentes liées à cette condition. Une copie de la carte de vaccination mise à jour doit être partagée avec le service médical de l’OMS dans le cadre du processus d’autorisation médicale. Veuillez noter que certains pays exigent une preuve de vaccinations spécifiques pour l’entrée ou la sortie. Par exemple, une preuve/certification officielle de vaccination contre la fièvre jaune est requise pour entrer dans de nombreux pays. Les recommandations de vaccination spécifiques à chaque pays sont disponibles sur le site Web de l’OMS consacré aux voyages internationaux et à la santé et au bien-être du personnel. Pour toute question relative à la vaccination, veuillez contacter directement SHW à l’adresse [email protected] .
  • Ce poste est soumis au recrutement local et sera pourvu par des personnes recrutées dans la zone de déplacement locale du lieu d’affectation.
  • Si le site Web ne s’affiche pas correctement, veuillez réessayer en : (i) vérifiant que vous avez installé la dernière version du navigateur (Chrome, Edge ou Firefox) ; (ii) effaçant l’historique de votre navigateur et ouvrant le site dans un nouveau navigateur (pas un nouvel onglet dans le même navigateur) ; ou (iii) réessayant d’accéder au site Web à l’aide du navigateur Mozilla Firefox ou d’un autre appareil. Cliquez sur ce lien pour obtenir des conseils détaillés sur la manière de remplir les candidatures : Instructions pour les candidats

 

POSTULER ICI