Avis de recrutement d’un administrateur Pays H/F, Tchad
Description :
COOPI met en œuvre des actions humanitaires et de développement au Tchad depuis 1994. Les premières interventions ont été réalisées à l’Est et au Sud du Tchad. Avec le démarrage de la crise au Darfour, COOPI a renforcé progressivement ses projets le long de la frontière avec le Soudan et fut l’une des premières ONG déployées dans cette zone. Suite à la crise du Lac Tchad, les mouvements de population sont augmentés, et les effets indirects de la présence de Boko Haram au nord du Cameroun, au Niger et en Nigeria ont eu comme conséquences le déplacement des gens qui se sont installés dans le territoire tchadien. COOPI est intervenue dans la zone, entre 2015 et 2016, en coordination avec d’autres ONGs.
Secteurs d’intervention
Les principaux secteurs d’intervention actuels sont : l’éducation et la protection dont les violences basées sur le genre et la protection de l’enfance, la gestion de ressources naturelles, la prise en charge de la malnutrition, la santé maternelle et infantile, la sécurité alimentaire.
En termes de bailleurs de fonds, COOPI travaille principalement avec la délégation de l’Union Européenne, ECHO, la Coopération Italienne, la Coopération Suisse, OFDA et des agences onusiennes (UNICEF, PAM etc).
La situation sécuritaire dans le pays est très volatile et un plan de sécurité est disponible pour chaque base. Tous les expatriés en déplacement sont tenus à respecter les dispositions y contenues.
Responsabilités générales
L’administrateur/trice pays:
- assure la correcte gestion administrative/ financière et le caractère soutenable de la coordination pays, et des coordinations de zones (si présentes), en préparant les budgets de coordination et en contrôlant la rédaction des budgets des projets.
- s’occupe du contrôle des bilans et de la correcte disposition des rapports financiers dans le respect des procédures COOPI et des bailleurs de fonds.
- est garant/e pour le siège, de la justesse et de l’exhaustivité des informations.
Responsabilités spécifiques
Planification et contrôle du budget coordination
- préparer, en collaboration avec le Chef de Mission et vérifie périodiquement le déroulement du budget relatif aux coûts de la coordination générale et des éventuelles coordinations de zone présentes dans le pays ;
- contrôler le caractère soutenable des coordinations et des bases.
Coordination pays
- vérifier la correcte attribution /répartition des coûts fixes sur les projets ;
- contrôler les coûts non déductibles de la coordination et des projets ;
- préparer budget et contrôle économique-financier des projets : superviser les nouveaux budgets des projets en conformité avec la planification et le caractère soutenable de la coordination pays/siège de Milan;
- identifier périodiquement, en collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de zone et le Chef de Mission, les engagements économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets.
Gestion des biens
- vérifier le caractère soutenable et la correcte gestion des biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique pays ;
- vérifier la correcte application des procédures de l’organisation relatives à l’achat des biens et à leur gestion.
Gestion financière
- superviser et contrôler la gestion des liquidités et l’envoi des fonds aux projets en fonction des demandes ;
- gérer et superviser les financements de la part des bailleurs de fonds pour la réalisation des projets en mettant à jour les informations qui doivent être envoyées au siège central ;
- garantir, en accord avec le Chef de Mission, le respect des délais pour la réception des financements ;
- proposer, en accord avec l’Administrateur de zone du siège central, au Chef de Mission les priorités pour l’échéancier de la présentation des rapports financiers ;
- assurer la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination générale et des bases/éventuelles coordinations de bases et leurs dépenses ;
- avoir la responsabilité de la signature sur les comptes courants de l’organisation.
Monitorage économique et financier des projets
- vérifier périodiquement, en collaboration avec les chefs de projet et/ ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs pays/zone, le déroulement économique et financier des projets : état des bilans, déficits, prospectives de dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités.
Comptes rendus et audits
- finaliser et contrôler les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les transmettre au siège central ;
- vérifier la justesse des comptes rendus et assurer la correct archivage des données de tous les projets gérés dans le pays ;
- assurer la préparation et du déroulement des audits conduits dans le pays et de l’envoi au siège central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en Italie;
- préparer l’audit annuel, si celui-ci est prévu dans le pays ;
- garantir le fonctionnement correct des différentes bases, coordinations de zone présentes dans le pays en effectuant également des missions de vérification sur place.
Gestion du personnel local et administration du personnel local et expatrié
- gérer et superviser les administrateurs/ comptables locaux qui travaillent à la Coordination;
- assurer la formation des administrateurs des bases de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif et contrôler périodiquement le travail effectué ;
- aider le Chef de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local et il garantit le tenue correcte de la documentation relative à l’administration du personnel.
Procédures
- fournir l’aide technique aux chefs de projet et aux administrateurs de projet et de coordination et contrôler la correcte application des procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds.
Elaboration et transmission des données
- produire et transmet périodiquement les informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant les délais fixés.
Archivage documentation administrative
- assurer le correct archivage de la documentation administrative du pays dans le respect des procédures de l’organisation.
Relations institutionnelles
- s’occuper, en collaboration avec la coordination pays, des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.
Profil du candidat
Essentiels
- Formation supérieure en Comptabilité/ Finance ou équivalent ;
- Expérience de minimum 5 ans dans une fonction similaire, dans le secteur humanitaire ;
- Excellente maîtrise des logiciels courants pour la comptabilité et bureautique ;
- Très bonne maîtrise du français ;
- Connaissance des Procédures des principaux bailleurs (CE, Echo, Usaid, Agences UN) ;
- Maîtrise de la chaine d’approvisionnement ;
- Bonne capacité de reporting financier et suivi des audits ;
- Respect des valeurs/mission COOPI.
Compétences transversales
- Capacité de travail en contexte difficile, sous pression et dans un milieu souvent non confortable ;
- Capacité de motiver et accompagner des équipes dans un contexte de changement ;
- Sens de l’organisation.
Compléments
- Connaissance de l’anglais ;
- Experience dans autres pays africaine franophone ;
- Précédente experience en COOPI.
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.
COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.