Avis de recrutement : NRC recrute un Administration Officer (h/f), Ndjamena, Tchad

Poste :                                                  Administration Officer

Superviseur :                                      RH/Administration Manager

Supervise :                                          NA

Département :                                   Administration et Ressources Humaines

Lieu d’affectation :                           Ndjamena

Déplacement :                                   10% de déplacements sur le terrain

Type et durée de contrat :            12 mois, Contrat à durée déterminée renouvelable

Grade NRC : 5

Contexte

NRC démarre sa réponse humanitaire d’urgence à travers ces compétences clés (Shelter, Wash, Education, Assistance légale, Protection et Sécurité Alimentaire et moyens d’existence) afin de permettre réfugiées et la population hôte, affectées par la crise d’avoir accès de manière inclusive à la qualité de l’assistance humanitaire. Pour ce faire NRC est à la recherche d’un Chargé de gestion Administrative, motivé engagé et qualifié qui contribuera activement à gérer les activités administrative de NRC de manière anticipé afin de donner un support efficace à la mise en œuvre des projets de qualité.

Rôle et responsabilités

L’Administration Officer est en charge de la mise en œuvre quotidienne et qualitative des activités Administratives.

Responsabilités générales :

  1. S’assurer de l’adhérence aux politiques, manuels et directives de NRC.
  2. Mettre en œuvre les tâches administratives qui lui sont déléguées en accord avec le plan d’action et le RACI de NRC.
  3. Rédiger les rapports de mise à jour sur les activités Administratives.
  4. S’assurer de l’archivage correct des documents (archivage physique et sur office 365 filling tree et ShairePoint)
  5. Encourager à être une force de proposition pour favoriser l’amélioration de la fonction Administrative.
  6. Donner un appui en gestion de Ressources Humaines en fonction des sollicitations
  7. Faciliter l’accès des services étatiques dans le cadre des activités de NRC
  8. Contribuer à la bonne gestion du service administratif.
  9. Collecter et consolider les rapports administratifs pour la mission
  10. Appuyer régulièrement les bureaux du terrain dans le domaine des activités de l’administration

Responsabilités spécifiques :

  • Assure la mise à jour de tous les bases de données « Admin Tracker » par rapport aux : contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication, liste de présence, etc.
  • Assure de la traduction des documents officiels après des services habilités si nécessaire,
  • Assure la gestion des contrats de contrats de bail, visas, liste de contact, Prestataires, communication etc, dans les délais requis sous la supervision du supérieur hiérarchique.
  • Archive sur le Filling Tree (Office 365) dans le dossier Admin, les correspondances importance et tout document important pour le classement
  • Assure une bonne gestion des correspondances arrivées, des courriers, dispatching dans les départements et envoie des correspondance à l’extérieur à travers un bon système de traçabilité des courriers
  • Assure la gestion du stock des fournitures de bureau à travers le fichier de gestion de stock dont le suivi des alertes est bien exécuté.
  • Fait les demandes d’achats des fournitures de bureaux, des achats de la guest house et des maisons (CD, HoP) et tout autre demande d’achat relevant de l’Administration.
  • Gère tous les aspects de planification d’événements, des ateliers, séminaires, formations, team building (y inclus les pauses café, déjeuners et diners).
  • Responsable les réservations de vols (UNHAS) et du paiement des frais de voyages y afférents
  • Supervise la gestion administrative du personnel international et des visiteurs/formalités de visa / permis de travail, déclarations mensuelles, suivi de la situation de leur séjour au Tchad. Pour ce faire garder un tableau récapitulatif sur les dates d’expirations de tous les documents requis (visa, permis de conduire, etc.).
  • S’occupe de la propreté du bureaux ainsi que la maintenance effective des installations (bureau et guest house) et de leur approvisionnement correct en produits de bases en relation avec la logistique et le département.
  • Fait des propositions pour l’amélioration de la propreté du bureau
  • Travailler en étroite collaboration avec les départements de la logistique, de la finance et des programmes.
  • Effectue toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique.

Compétences professionnelles générales:

  • Expérience professionnelle comme chargé dans une fonction support dans un contexte humanitaire ou dans une ONG internationale
  • Expérience en qualité de responsable moyens généraux dans une entreprise ou organisation internationale
  • Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
  • Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
  • Au minimum 3 années d’expérience à un poste similaire.
  • L’anglais est un atout.
  • Bonne maitrise des logiciels MS Office, et tout autre logiciel de gestion serait un atout
  • Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur, du code général des impôts

Fermeture des candidatures:

Les personnes intéressées par le poste sont priées de suivre le lien ci-dessous, pour accéder à l’offre et postuler au plus tard le 12 décembre 2023 à 19 heures 30 minutes à travers le lien ci-dessous :

Administration Officer – NRC NORCAP Careers Careers (oraclecloud.com)

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés fait la promotion de l’égalité des chances. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Seuls les candidats présélectionnés seront appelés pour les étapes suivantes.

NRC est un employeur qui promeut l’égalité des chances dans le processus de recrutement. A ce titre elle ne fait aucune discrimination liée au sexe, à la religion, à l’origine ethnique et à l’affiliation politique. NRC ne requiert aucun paiement dans le processus de recrutement. Les candidatures féminines sont vivement souhaitées et encouragée.

Date limite : 12 décembre 2023 à 19 heures 30 minutes