Le PNUD recrute un spécialiste en gestion du programme PMSU, N’Djaména, Tchad

 

Contexte :

Les réalisations du programme du PNUD au Tchad ont doublé en 2019 et elles sont à améliorer de manière continue en 2020 et les années à venir. Le Bureau pays participe à des initiatives qui comportent des risques financiers, politiques et de réputation relativement élevés (élections, stabilisation, finance inclusive) nécessitant la structure organisationnelle des fonctions qui fournissent un appui et des services aux activités du programme y compris à la formulation de projets, la surveillance régulière des ressources du programme et des opérations et des activités connexes.

Ces fonctions visent à (1) renforcer l’assurance qualité, la gestion axée sur les résultats et l’Approche Harmonisée aux Transferts en Espèce (en anglais : HACT) ainsi qu’à identifier la mise en œuvre de mesures de mitigation des risques dans la gestion des programmes et des projets ; (2) à intégrer davantage l’égalité des sexes dans la programmation ; et (3) à renforcer la cohérence du programme du PN

UD et l’alignement aux priorités nationales et régionales. Il est également prévu de répondre aux demandes de renforcement des capacités du gouvernement, à la conduite de l’examen annuel du programme du PNUD et de positionner le Bureau pays comme un partenaire de choix pour la mise en œuvre et la livraison du programme.

A cette fin, le Bureau pays a un besoin en renforcement des capacités internes de la surveillance régulière des ressources, de l’assurance qualité et de rapportage en appui à la mise en œuvre du Plan stratégique et du CPD 2017 – 2021 par le recrutement d’un( e ) spécialiste en Gestion de Programme international chevronné pour appuyer l’Unité de Soutien à la Gestion du Programme (USGP) en anglais : PMSU) et la direction du Bureau pays, l’équipe du programme et celle des opérations à la surveillance régulière des ressources  de toutes les activités, les dépenses et les progrès réalisés dans les résultats des projets.

Devoirs et responsabilités :

Résumé des fonctions clés :

Sous la supervision principale du Représentant Résident Adjoints en charge du Programme et la co-supervision du Représentant Adjoint chargé des Opérations, et la direction générale du/de la Représentant ( e ) Résident ( e ), le (la) Spécialiste en Gestion de Programme chargé ( e )  de l’USGP, a pour mission principale d’appuyer le Management du Bureau pays pour la coordination et l’assurance d’une gestion efficace, rigoureuse et transparente des ressources et axée sur le résultat du Programme pays.

Le (la) Spécialiste en Gestion du Programme (USGP) supervise l’Assistante de l’Unité et travaille en étroite collaboration avec le Spécialiste en Suivi et Evaluation, les Unités du Programme, le personnel de programme des autres Agences du Système des Nations Unies, le personnel du siège, les représentants du Gouvernement, les conseillers techniques et experts, les partenaires multilatéraux et bilatéraux ainsi que la société civile pour le succès de la mise en œuvre du Programme Pays.

L’Unité de Soutien à la gestion du Programme (USGP) est établie pour fournir des services de conseil en gestion efficaces et efficients au Management du Bureau pays et aux Sections du Programme et des Opérations. L’USGP agira comme une unité de surveillance régulière des ressources et d’assurance qualité visant à rendre le Bureau pays plus efficace et responsable en termes de performance du Programme et des Opérations, de la gestion des résultats et des ressources financières du programme. L’USGP est chargée d’élaborer et d’intégrer des outils et des approches pratiques pour promouvoir une planification budgétaire, une mise en œuvre, un suivi et une évaluation efficaces et efficientes des programmes et l’intégration de la dimension de genre.

Le (la) Spécialiste en Gestion des Ressources du Programme (USGP) assurera le renforcement des capacités du personnel et assumera les responsabilités suivantes :

  1. Fournir des conseils stratégiques à la direction du Bureau pays en lien avec le Plan stratégique du PNUD et sur les questions d’assurance qualité et de conformité ;
  2. Coordination avec les Unités de programme et les Unités opérationnelles pour s’assurer que le Bureau pays se conforme aux règles et les procédures du PNUD ;
  3. Assurer une gestion efficace et rigoureuse ainsi que la surveillance régulièredes ressources financières du programme par la mise en œuvre des stratégies et des procédures de gestion opérationnelle et financière ;
  4. Assurer la gestion des budgets et l’exécution financière des projets de développement et de gestion et organiser un système optimal de recouvrement des coûts et contribuer au rapportage régulier sur les ressources du programme et de opérations par des informations et des données pertinentes, exactes et à jour ;
  5. Assurer la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.
  1. Fournir des conseils stratégiques au Senior Management du Bureau pays en lien avec le Plan stratégique du PNUD et sur les questions d’assurance qualité et de conformité :
  • Appui à la mise en œuvre du Document de Programme pays en collaboration avec les principaux partenaires et les autres agences des Nations Unies ;
  • Appui à l’alignement du Bureau pays avec le Plan stratégique du PNUD ;
  • Coordination avec le Spécialiste en Suivi et Evaluation et les autres unités dans la préparation, la gestion et le suivi du Plan de Travail Intégré (en anglais : IWP), l’exercice annuel du Rapport Analytique Orienté sur les Résultats (en anglais : ROAR) et d’autres exercices de planification et de résultats ;
  • Orienter le programme vers une gestion appropriée des programmes et des projets conformément aux règles et aux procédures du PNUD ;
  • Appui à la mise en place et/ou à la mise à jour des Procédures Opérationnelles Standard (en anglais : SOP) internes et des processus de travail internes du Bureau pays ;
  • Apporter une expertise technique à la direction.
  1. Coordination avec les Unités de programme et les Unités opérationnelles pour s’assurer que le Bureau pays se conforme aux règles et les procédures du PNUD :
  • Assurer une mise à jour et une mise en œuvre efficaces du Cadre de contrôle interne en collaboration avec l’Unité des 0pérations ;
  • Coordination de tous les exercices d’audit (NIM, DIM et CO) et assurer la conformité aux politiques d’audit, aux normes de qualité et aux délais ;
  • Assurer les mises à jour de CARDS impliquant la revue et l’implémentation des recommandations d’audit en cours ;
  • Fournir un appui et une assurance qualité de document légal, à savoir, les Lettres d’Accord (en anglais : LoA), les Mémorandums d’Accord (en anglais : MoU) et les accords de partage des coûts sur la base des règles et règlements du PNUD ;
  • Coordination de l’exercice conduit dans le cadre de l’HACT pour assurer la mise en œuvre complète de l’HACT. Surveillance régulière du tableau de bord de l’Atlas et des données de Business Intelligence, identification des goulots d’étranglement et proposition des solutions idoines ;
  • Surveiller systématiquement les rapports d’exception financiers pour des activités inhabituelles, des transactions et investiguer sur des anomalies.
  1. Assurer une gestion efficace et rigoureuse ainsi que la surveillance régulière et le suivi des ressources financières du programme en coordination avec le Spécialiste des Finances par la mise en œuvre des stratégies et des procédures de gestion opérationnelle et financière, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
  • Analyse financière et la surveillance régulière de toutes les ressources programmatiques gérées par le CO et fournir de conseils professionnels à la direction du Bureau pays ;
  • Une planification adéquate, le suivi des dépenses et l’audit des ressources financières, y compris les ressources extrabudgétaires conformément aux règles et règlements du PNUD ;
  • Elaboration des Workflows et Standard Operating Procedure ;
  • Analyse et suivi continus de la situation financière, présentation des prévisions pour les projets de développement et de gestion ;
  • Élaboration du cadre et des conditions de contribution dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau pays ;
  • Elaboration et mise en œuvre de stratégies de réduction des coûts ;
  • Suivi systématiquement des rapports d’exception financiers pour des activités inhabituelles, des transactions et revue des anomalies ou des transactions inhabituelles. Informer les superviseurs et le personnel du PNUD au Siège des résultats des investigations lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
  1. Assurer la gestion des budgets et l’exécution financière des projets de développement et de gestion et organiser un système optimal de recouvrement des coûts, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants :
  • Gestion de toutes les ressources financières du programme en planifiant, guidant, surveillant et contrôlant les ressources conformément aux règles et règlements du PNUD ;
  • Préparation et suivi des budgets des projets dans Atlas ;
  • Analyse et rapports réguliers sur les approbations budgétaires et la situation de Delivery des projets de gestion ;
  • Élaboration de mécanismes appropriés pour éliminer les déficiences dans la gestion budgétaire ;
  • Organisation de mécanismes de recouvrement des coûts pour les services fournis par le PNUD assurant la préparation de factures pro forma pour les agences des Nations Unies et le suivi par le biais du système de suivi d’Atlas ;
  • Collecte d’informations sur la satisfaction et les besoins des clients internes et externes afin de développer des améliorations aux services ;
  • Soumission de rapports financiers aux donateurs en temps opportun et de qualité ;
  • Prise en charge efficace du suivi et de l’analyse des ressources financières et de la prestation des programmes ;
  • Suivi stratégique de la planification, de la budgétisation, de la mise en œuvre et du suivi des ressources du programme, suivi de l’utilisation des ressources financières conformément aux règles et règlements du PNUD ;
  • Assurer que l’information dans le portail du Fonds Fiduciaire Multi-Partenaire (en anglais : MPTG) est à jour ;
  • Augmenter l’efficacité et l’efficience de la programmation, maximiser les opportunités du système Atlas et examiner régulièrement la qualité des données dans ATLAS ;
  • Mise en place de contrôles internes efficaces, bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières orienté vers le client ;
  • Suivi régulier de Delivery du CO, de la mobilisation des ressources, de l’allocation de fonds TRAC, de la gestion efficace des revenus et du recouvrement des coûts par GMS et des coûts chargés directement sur les projets (Direct Project Costing,DPC) ;
  • Assurer la clôture opérationnelle et financière de projets de développement et de gestion dans Atlas conformément aux directives de Règles et Procédures du Programme et des Opérations (Programme and Operations Policies and Procedures, POPP)  ;
  • Suivi périodique des tableaux de bord et des exceptions, identification des actions correctives ;
  • Contribuer au rapportage régulier sur les ressources du programme et de opérations par des informations et des données pertinentes, exactes et à jour.
  1. Assurer la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances dans le Bureau pays axé sur la réalisation des résultats suivants :
  • Organisation de formations pour le personnel des opérations / programmes / projets sur le Programme et les Opérations ;
  • Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de programme et d’opérations ;
  • Contributions judicieuses aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Compétences :

  • Innovation : Capacité de concrétiser des idées nouvelles et utiles ;
  • Leadership : Capacité de convaincre les autres de le/la suivre ;
  • Gestion du personnel : Capacité d’améliorer la performance et la satisfaction ;
  • Communication : Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation.

Exécution :

  • Capacité d’accomplir les choses tout en faisant preuve de discernement ;
  • Compétences techniques/fonctionnelles :

Gestion budgétaire : Capacité à prendre en charge les aspects budgétaires du processus de planification du travail, d’établir et de gérer les budgets des équipes.

Reporting financier et analyse : Capacité à évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative.

Compétences et expérience requises :

Education

  • Diplôme universitaire de niveau Bac + 5 (Maîtrise ou équivalent), de préférence en comptabilité, gestion, finances, économie, administration publique ;
  • Test en Finance et Comptabilité du PNUD exigé. Tous les candidats retenus à la présélection seront soumis au test, sauf ceux l’ayant déjà passé.

Expérience :

  • Expérience pertinente de 5 ans minimum en gestion des finances, gestion des projets/programmes et gestion des audits parmi lesquels au moins 4 ans dans les organisations internationales ;
  • Connaissance des procédures de gestion des projets DIM, NIM/ONG du PNUD et bonne maîtrise des règles et procédures du Système des Nations Unies est un atout ;
  • Connaissance des systèmes de gestion basés sur le Web et des finances de l’ERP, de préférence PeopleSoft est requis ;
  • L’expérience de l’IPSAS et / ou des IFRS est requise pour les candidats externes ;
  • Expérience en informatique, y compris connaissance de travail de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Front Page, Adobe In-Design et systèmes de gestion basés sur le Web.

Langue : Une   maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite que parlée et connaissance de travail de l’Anglais.

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