Oxfam au Tchad recrute un(e) chargé(e) de l’administration et finance, Farchana/Hadjer Hadid, Tchad

AVIS DE RECRUTEMENT :

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Cela signifie que nous luttons contre les inégalités qui perpétuent la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies. En cas de catastrophe, nous aidons les populations à améliorer leur vie et celle des autres. Nous intervenons dans des domaines comme les droits fonciers, le changement climatique et la discrimination à l’égard des femmes. Nous poursuivrons notre action jusqu’à ce que chaque être humain puisse vivre à l’abri de la pauvreté.

Nous sommes une confédération internationale de 19 organisations (les affiliés) qui, en collaboration avec des partenaires et les communautés locales, mènent un travail humanitaire, de développement et de campagne dans plus de 90 pays.

Toutes nos activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité. Pour en savoir plus sur nos valeurs consulter le lien suivant : https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete.

Oxfam entend prévenir tout type de comportement importun au travail, notamment le harcèlement, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et les infractions financières, et s’attache à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de tous les membres de son personnel et ses bénévoles qu’elles et ils partagent cet engagement en souscrivant à son code de conduite. Nous tenons à ne recruter que des personnes qui partagent et véhiculent nos valeurs.

Remarque : Toutes les offres d’emploi sont subordonnées à l’obtention de références satisfaisantes et pourront faire l’objet de vérifications, notamment des antécédents judiciaires et de toute activité de financement du terrorisme.

La fonction :

Oxfam au Tchad recherche un (e) Chargé (e) de l’Administration et Finance pour la mise en œuvre de ses activités à l’EST. Il ou elle sera sous la supervision directe du Responsable Programme Terrain.

Responsabilités / tâches principales :

Finance  :

• Responsable de la mise à jour et de la diffusion mensuelle du BFU de la base, de l’organisation des rencontres BFU avec les équipes programmes et Logistiques et du suivi des recommandations ;
  • Elaborer les budgets annuels (OXFAM et Bailleurs) pour la base, en coordination avec le Responsable Programme terrain, les chargés des programmes et le/la Coordinateur/trice Finance ;
  • Suivre la gestion financière des projets de la base en tenant compte des frais engagés, des obligations contractuelles envers les bailleurs de fonds (demande d’information, justification économique, modifications) et du chronogramme d’activités correspondant aux différentes parties budgétaires ;
  • Garantir la bonne gestion des ressources financières des programmes de la base, dans le respect des budgets, des procédures Bailleur et d’Oxfam ;
  • Assurer la préparation et l’organisation des audits avec la supervision d/de la Coordinateur/trice Finance et en collaboration avec les différent(e)s responsables des projets de la base ;
  • S’assurer de la couverture financière des coûts fixes de la base ;
  • Informer le Responsable programme terrain (Responsable Budgétaire) et le Coordinateur Finance de tout incident pouvant affecter l’exécution correcte des contrats de cofinancement (retards d’échéance, sous-consommation ou dépassement de certaines parties budgétaires…) ;
  • Elaborer les rapports financiers à soumettre aux bailleurs de fonds qui financent les projets de la base avec l’appui Technique le/la Coordinateur/trice Finance à Ndjamena ;
  • Veiller au respect des procédures et Politiques d’Oxfam Intermon (d’achats/service et travaux ; RH, etc.) et de celles des bailleurs de fonds.

Comptabilité et trésorerie de la base :

• Assurer la mise à jour de la comptabilité (SAP) des projets/programmes. Et assurer le respect des chronogrammes fixés pour les finances et pour les rapports mensuels à envoyer à la coordination.

• Former, superviser les équipes finance sous sa responsabilité et ;
• Assurer que les documents de clôture mensuelle de chaque mois sont complets, signés et disponibles sur BOX avant de procéder à la révision comptable et analytique de la comptabilité de la base (inventaires, rapprochements et relèves bancaires, explication des avances non soldés à la fin du mois) ainsi que toutes les factures, check liste clôture mensuelle) ;
• Veiller à ce que les partenaires de mise en œuvre respectent les délais prévus pour la justification financière (1 mois/3 mois) et charger les dépenses des partenaires dans SAP après vérifications des pièces justificatives ;
• Réviser les pièces justificatives des dépenses Oxfam et partenaires de mise en œuvre en tenant compte des informations analytiques et comptables
• Assurer l’archivage exhaustif sur BOX et l’envoi de toutes les pièces originales de la base un mois suivant la clôture mensuelle à la coordination ;
• Responsable des engagements et des paiements concernant les dépenses de la base. Garantir le respect des procédures (OI, bailleurs, paie), la gestion correcte et l’archivage des dossiers comptables ;
• Assurer la bonne gestion des caisses et des comptes en banque de la base (gestion des versements et retraits, paiements et avances) ;
• Gérer et veiller à la sécurité du coffre-fort de la base en étroite collaboration avec le Responsable Programme Terrain ;
• Coordonner et compiler la demande de trésorerie mensuelle de la base en collaboration avec le Responsable Programme Terrain, les équipes programmes et logistiques à soumettre à la coordination au plus tard le 25 de chaque mois.

Administration :

• Former les assistants/Comptables locaux au système de gestion et au logiciel SAP ;
• Rédiger et gérer les contrats (location, achat, service etc.), et les paiements y afférents.

Ressources Humaine Locales :

• Responsable du recrutement du personnel national en collaboration avec la coordination RH ;
• Veiller au respect du Règlement Intérieur, du Code de Conduite et des politiques et Procédures RH d’Oxfam au niveau de sa base ;
• Elaborer et gérer les contrats de travail du personnel national de sa base et les envoyer à la Coordination pour signature ;
• Responsable de la gestion de la base de données de la base ( la mise à jour mensuelle des informations dans HOMERE , traitement des salaires, gestion des congés, paiement des charges et cotisations sociales, gestion des avances  …) •
• Responsable (en collaboration avec le HR Officer de la Coordination) de la déclaration CNPS des nouveaux travailleurs nationaux de sa base ;
• Responsable de l’appliquer le système de droit disciplinaire selon la législation du pays et les procédures d’Oxfam au besoin ;
• S’assurer de l’organisation les élections des délégués du personnel de sa base conformément à la législation tchadienne ;
• Rédiger et envoyer au Coordinateur HR/Admin le rapport mensuel RH de sa base avant le 5 du mois suivant ;
  • Appuyer les employé/es de sa base pour la gestion de la performance des personnes sous leurs supervisions.

Ressources Humaines Expatriées :

• Maintenir à jour la base de données des Expatriés sur sa base ;
• Centraliser les demandes de congés et R&R (Repos & Récupération) de la base ;
• En collaboration avec l’Admin Officer de Ndjamena organiser les voyages de personnel expatrié de sa base ;
• Gérer les demandes d’avances du personnel expatrié de sa base conformément aux politiques et procédures d’Oxfam et transmettre au Coordinateur HR/Admin toutes les avances du personnel expatrié de sa base avant le 14 de chaque mois.

Suivi des Partenaires :

• Suivre l´exécution des accords de collaboration entre Oxfam et les partenaires de mise en œuvre des projets (Budgets, paiements, Rapports financiers) ;
• Mettre à jour le suivi budgétaire des partenaires au regard de l’accord de collaboration avec OXFAM et former les équipes des partenaires sur la mise à jour de l’outil ;
• Former les équipes finance partenaires sur le montage des rapports financiers et suivre l’élaboration par les partenaires des rapports financiers requis au regard des échéances prévues dans l’accord. S’assurer de leur conformité avec les standards d’Oxfam et des bailleurs ;
• Assurer le suivi de la soumission des pièces justificatives avec les rapports financiers des partenaires dans les délais, la revue des pièces et effectuer les charges massives dans SAP ;
• Communiquer aux partenaires toutes les incohérences dans les rapports financiers et les pièces justificatives et accompagner le partenaire pour les corrections ;
• Renforcer les capacités du personnel finance et non financier des partenaires ;
• Assurer la transmission de toute information sur les projets pouvant influencer les relations entre Oxfam et les partenaires.

Autres responsabilités :

• Adhérer aux principes et valeurs d’Oxfam (https://www.oxfam.org/fr/comment-nous-luttons-contre-la-pauvrete), les respecter et promouvoir la justice de genre et les droits des femmes (https://policy-practice.oxfam.org.uk/our-work/gender-justice#855afbea-dfa4-4084-a924-2e7d160e8a85).
• Comprendre les principes de l’équité, de la diversité, de l’égalité des genres, de la sécurité des enfants et de la santé et du bien-être du personnel, et a à cœur de les respecter.

Compétences requises :

Formation : Etudes supérieures/universitaires (ou équivalent) en Sciences Economiques, Gestion/Administration, comptabilité et contrôle de gestion ;

Essentielles :

• Expérience professionnelle en gestion budgétaire et gestion des ressources humaines notamment avec les ONG Internationales ;
• Français (écrit et parlé) courant ;
• Maîtrise du logiciel Excel ;
• Capacité de travailler en équipe ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Avoir une bonne capacité de planification ;
• Etre Flexibilité et avoir une bonne capacité d’adaptation dans des contextes instables.

Compétences Souhaitables :

• Connaissance du logiciel comptable SAP ;
• Connaissance du logiciel RH Homère ;
• Connaissance du contexte du Tchad ;
• Connaissance et/ou expérience en gestion et suivi budgétaire de projets à co-financements ;
• Parler et écrire couramment l’anglais.

Comment postuler :

Dossiers à fournir :

Mettez le titre du poste en objet du mail et attachez les fichiers ci-dessous :

• Une lettre de motivation (version PDF)

• Un curriculum vitae détaillé (version PDF)

NB : le complément de votre dossier vous sera demandé ultérieurement

Date limite de dépôt 25 janvier 2025 à 23h59 minutes

Les candidatures sont reçues uniquement par email à l’adresse suivante : [email protected]

NOTE :

• Adressez votre demande au Responsable des Ressources Humaines Oxfam au Tchad.
• Seuls les candidats/es présélectionné/es seront contacté/es pour les tests écrits et entretiens.
• Aucun dossier physique de candidature ne sera accepté ou pris en compte par Oxfam au Tchad.

Pour Oxfam au Tchad

Coordinatrice  Admin & RH