Relief International recherche un(e) Responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations basé au Tchad.
Sommaire du poste :
RI au bureau du Soudan est à la recherche d’un responsable de la chaîne d’approvisionnement et des opérations expérimenté qui sera en mesure de fournir un soutien au sein du département de la chaîne d’approvisionnement dans la mise à l’échelle efficace et efficiente d’une réponse d’urgence aux nouveaux besoins apparus depuis le début du conflit au Soudan depuis le 15 avril 2023. Les responsabilités du poste mettront d’abord l’accent sur les achats internationaux des pays voisins et soutiendront ensuite l’établissement de nouveaux bureaux au Tchad. Ce rôle devrait contribuer au renforcement des fonctions globales de la chaîne d’approvisionnement et à l’adaptation des modalités existantes de la chaîne d’approvisionnement de RI Soudan aux nouvelles réalités opérationnelles. En outre, ce poste veillera à la mise en œuvre des recommandations d’audit relatives à la logistique et aux achats.
Le titulaire du poste devra aider l’équipe des opérations du Soudan, et travailler en collaboration et en harmonie avec le bureau régional et le bureau de support global (BSG) de RI dans les achats internationaux, le dédouanement des fournitures en coordination avec le groupe logistique, le suivi des processus de gestion des entrepôts à l’échelle du pays et veiller à ce que toutes les opérations logistiques soient gérées et entretenues de manière efficace conformément aux procédures internes et aux procédures des donateurs du Relief International.
RESPONSABILITÉS ET DEVOIRS GÉNÉRAUX:
· Assurer la coordination avec les bureaux extérieurs de RI et faire respecter les normes et systèmes opérationnels afin de s’assurer que les systèmes nationaux, institutionnels et d’audit du RI sont conformes aux politiques et sont pleinement fonctionnels.
Coordination de l’équipe
· Assurer l’intégration de toutes les activités du département des opérations (approvisionnement et logistique, informatique et administration) avec les équipes de gestion des programmes pour que les aspects opérationnels sont pleinement alignés sur la mission de Rl et la mise en œuvre d’une programmation de qualité et d’environnements de vie et de travail au plus haut niveau.
Approvisionnement
· Veiller à ce que les politiques et procédures d’approvisionnement de RI tel que définit au niveau global soient tenues à jour.
· Veiller à ce que les changements soient diffusés en temps opportun et à ce que tout le personnel approprié soit formé et compétent.
· Veiller à ce que les pratiques d’approvisionnement locales, nationales et internationales soient conformes aux réglementations des donateurs.
· Participer aux efforts de mobilisation et de réunion pour tous les nouveaux projets et extensions de projets. Participer à la finalisation des plans d’approvisionnement pour toutes les subventions.
· Centraliser la chaîne d’approvisionnement du programme en mettant en place des systèmes efficaces de gestion des commandes, y compris des fournisseurs privilégiés/ pré-approuvés et des accords-cadres.
· Veiller à ce que la chaîne d’approvisionnement soit appropriée et rentable, en fonction du budget, des marchés, de l’infrastructure, de la nature des programmes de RI et de la nécessité d’une livraison en temps opportun.
Gestion des entrepôts et des stocks
· Fournir un soutien à l’équipe d’entrepôt et s’assurer que des systèmes et des rapports sont en place pour permettre un stockage et une distribution efficaces des stocks de transit et centralisés.
· Assurez-vous que les systèmes de gestion des stocks sont mis en œuvre et que tout le personnel clé connaît et adhère aux politiques. Soutien au suivi des niveaux de stocks des projets et conseils sur le stockage et le réapprovisionnement appropriés pour répondre aux demandes du projet.
· Superviser la gestion des stocks de médicaments pharmaceutiques et s’assurer que les normes minimales sont appliquées dans la gestion, l’inventaire et le transport.
· Assurez-vous que l’entrepôt et les stocks sont sécurisés, bien gérés et documentés. Améliorer et assurer l’exactitude des bases de données de rapports et de suivi.
· Assurer une rotation régulière des stocks (en particulier les articles médicaux) en limitant les pertes dues à l’expiration
· Aider à la préparation d’analyses et de rapports sur le suivi des stocks, les mouvements, etc. Analyse, rapport et suivi de ces résultats.
· Superviser les inventaires physiques de routine, documenter les écarts et signaler les pertes aux finances
· S’assurer que la réception et le rapprochement sont effectués pour tous les stocks qui ont été transférés de l’entrepôt à un autre emplacement de RI.
Actif
· Veiller à ce qu’un registre centralisé des biens soit tenu; S’assurer que tous les biens du bureau et du programme sont consignés. Pour tous les actifs, maintenez le système de suivi et assurez-vous que tous les actifs reçoivent un numéro d’actif RI unique, une étiquette d’identification et sont suivis.
· S’assurer que les actifs et les biens sont gérés efficacement, que la liste des actifs est mise à jour régulièrement et que les actifs sont aliénés conformément aux réglementations du RI et/ou des donateurs. S’assurer que des vérifications annuelles (ou semestrielles) des actifs sont effectuées; Les dommages et les pertes sont signalés immédiatement.
· Veiller à ce que les rapports des donateurs sur les biens soient remplis en temps opportun et soumis au
· Finances/Programmes et autres ministères, s’il y a lieu. Veiller à ce que les biens soient aliénés de manière appropriée et opportune, selon les normes et règlements des donateurs.
Transport, Voyage & Flotte
· S’assurer que la gestion des parcs de véhicules est conforme aux normes de RI; Veiller à ce que l’affectation appropriée et l’utilisation sécuritaire des véhicules soient réalisées tout au long du programme et veiller à ce que les calendriers d’entretien et d’entretien soient respectés.
· S’assurer que les services de transport sont rentables et fiables. Assurer une coordination efficace de la livraison en temps opportun des fournitures aux projets.
· Veiller à ce que des systèmes soient en place pour planifier, coordonner et surveiller efficacement les déplacements du personnel par route ou par avion (national ou international).
Gestion du personnel:
· Développer de manière proactive les compétences du personnel de RI pour comprendre et utiliser les outils et services appropriés afin de concevoir et de mettre en œuvre des programmes de qualité.
· Visiter régulièrement les bureaux extérieurs et travailler avec le personnel sur le terrain pour déterminer les besoins opérationnels et veiller à ce que les problèmes soient soulevés auprès des opérations de DCD, des chefs de département et d’autres membres du personnel, au besoin, pour s’assurer qu’ils sont inclus dans l’élaboration du nouveau budget.
· Concevoir et mettre en œuvre des possibilités de renforcement des capacités pour renforcer les capacités du personnel des opérations du Rotary.
· Fournir une rétroaction par le biais d’évaluations régulières du rendement et veiller à ce que le personnel soit tenu responsable conformément aux politiques de ressources humaines de RI.
Autre
· En travaillant en collaboration avec le Responsable de Sécurité – RI, assure la mise en œuvre pratique et efficace des directives de sécurité du pays sont en place pour toutes les activités logistiques.
· Surveiller les sections appropriées du ou des budgets.
– Examiner les rapports sur le budget par rapport aux dépenses réelles et donner une rétroaction au Directeur des Opérations et à d’autres membres du personnel clé, comme convenu.
· Examiner les rapports mensuels de la logistique et donner des commentaires à tout le personnel des opérations, aux gestionnaires de département et aux autres membres du personnel au besoin.
· Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe RI;
– partager l’information sur les évaluations et les interventions proposées, fournir des aperçus des besoins logistiques pour l’élaboration des propositions de projet et des projets ultérieurs.
· Assurer la liaison avec le gouvernement, les Nations Unies et d’autres agences si nécessaire.
– Représenter RI dans des réunions de coordination de LogCluster et à d’autres réunions pertinentes.
· Se conformer à toutes les politiques et procédures pertinentes de RI en matière de protection de l’enfance, de santé et de sécurité, d’égalité des chances et d’autres politiques pertinentes.
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES DU POSTE
· Ce poste exige une personne dynamique avec une capacité démontrée à obtenir des résultats dans un environnement exigeant et rapide.
· Diplôme universitaire requis, niveau de maîtrise préféré en administration des affaires ou dans une discipline connexe (gestion de la chaîne d’approvisionnement et / ou de la logistique).
· 10 ans d’expérience démontrée dans un poste de haute direction axé sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique.
· Plus de 5 ans d’expérience progressive au poste de gestionnaire et en leadership, avec au moins 3 ans d’expérience internationale dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement dans un environnement d’urgence, y compris l’approvisionnement, le transport et la distribution, la gestion des entrepôts et des stocks.
· Expérience antérieure des OING dans la gestion du personnel, la logistique, les finances et le suivi de projets Expérience de la sécurité et de la gestion des risques dans un contexte instable
· Expérience de travail avec au moins deux des donateurs suivants: USAID, BPRM, HCR, UNICEF, DFID, ECHO et UE, et connaissance des directives des donateurs.
· Solide connaissance et compréhension des procédures pratiques de la chaîne d’approvisionnement et de l’entretien des pipelines d’approvisionnement dans les zones où les infrastructures sont faibles.
· Excellence démontrée dans la formation et le renforcement des capacités du personnel spécialisé et non spécialisé en gestion de la chaîne d’approvisionnement.
· Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication.
· Excellentes compétences en informatique; Solides compétences en informatique avec le traitement de texte, les feuilles de calcul et les bases de données.
· Expérience dans la distribution d’aliments non alimentaires et alimentaires.
· Capacité d’identifier et de communiquer les problèmes potentiels et de proposer des solutions au niveau de gestion, puis d’apporter des changements.
· Doit être capable de fonctionner efficacement dans un environnement de travail complexe, d’établir des priorités appropriées et de faire face efficacement à de nombreuses exigences simultanées.
· Diplôme ou certification professionnelle en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion des affaires ou dans un domaine connexe de préférence.
· Maîtrise du français, de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral. L’arabe Tchadien est un avantage.
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Date limite : 13/08/2023