ACTED recrute un(e) chargé(e) de finances pays, N’Djamena, Tchad

CDD | 6 mois | ASAP

ACTED :

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 14 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.

ACTED Tchad :

ACTED intervient au Tchad depuis 2004, avec une base de coordination nationale à N’Djamena, et trois bases programmes à Oum Hadjer, Ngouri et Baga Sola. Les équipes ont développé une réponse globale aux besoins multisectoriels d’une population affectées aussi bien par des problématiques structurelles que des chocs conjoncturels. Afin de répondre aux différents enjeux, ACTED met en œuvre des programmes de réponse aux urgences humanitaires, de lutte contre l’insécurité alimentaire, d’amélioration de l’accès aux infrastructures en eau, hygiène et assainissement, couplés à des interventions en appui au renforcement de la gouvernance locale, et d’insertion économique durable.

Rôle et responsabilités principales :

1. Comptabilité et gestion de la trésorerie :

• Gestion de la Comptabilité-superviser le cycle comptable pour la mission ;
• Inscrire dans les délais et avec des données précises les entrées dans le livre de caisse, le compte banquaire en suivant SAGA et les descriptions standards définies dans le manuel de procédures financières globales d’ACTED ;
• Vérifier et coordonner la compilation mensuelle des comptes de chaque zone ;
• Superviser le cash et l’équilibre financier en vérifiant les procédures lors de la clôture des comptes mensuels ;
• Communiquer les comptes à un rythme mensuel au siège, en respectant les procédures et les délais SAGA en ligne avec l’agenda de comptabilité mensuel comme pour les procédures finances d’ACTED ;
• Gérer la présentation, la circulation le remplissage des bons de commande et l’archivage des documents comptables et financiers en conformité avec les procédures FLAT et finances (maintenir un suivi du remplissage à jour : A8.01_Red Cell Game) ; Vérifier sur une base aléatoire, la qualité et la conformité des documents en provenance des zones quand ils sont centralisés ;
• Superviser les clôtures comptables semestrielles et annuelles à la fois sous les aspects de comptabilité générale et analytique ( V1 et V2) ;
• Gestion de la trésorerie –assurer un contrôle et une gestion fluide de la trésorerie ;;;
• Garantir des procédures justifiées de choix des banques, ouvrir/clôturer les comptes bancaires sous l’autorité du CEO ;
• Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement retranscrits (avances, transferts etc…) vérifier les soldes et les justificatifs, les visas autorisés; Faire remonter au siège via les outils de reporting A1_PRATIC ;
• Superviser la gestion de l’épargne et des espèces : montant disponible, les soldes, instructions de sécurité ;
• Evaluer les besoins mensuels de trésorerie pour les projets et les zones, remplir et partager le formulaire A4.01_Cash Request le quinzième jour de chaque mois ;
• Gérer les transferts d’argent, les apports de cash aux zones et les montants en circulation, tout en définissant les procédures de paiement (virements bancaires, chèques, espèces etc…) ;
• S’assurer que les bailleurs sont facturés à temps et le faire remonter via l’outil A4.04_ATROCE, en conformité avec les bonnes pratiques décrites dans le plan MIAHOU.

2. Engagement des dépenses, contrôle du budget, & gestion financière :

• Engagement des dépenses –garantie de la disponibilité du budget et de la conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs avant les ordres de paiement ;
• Recueillir les visas des membres du staff autorisés, mettre en place les plafonds d’engagement en monnaies locales, définir les méthodes et les échéances de paiement ;
• Avant d’engager/de payer une dépense vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire sur laquelle la dépense doit être faite, en s’assurant de la complète conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs ;
• En étroite coordination avec le responsable logistique pays (CLM) ou son équivalent, négocier les termes des contrats notamment le calendrier des paiements & les obligations fiscales ; s’assurer que les procédures d’achat sont respectées, ; suivre les engagements et les paiements via l’outil A7.02_Contract Follow-Up (CFU) ; s’assurer du contrôle des points financiers, de la conformité, du budget durant les réunions du comité d’achats ; vérifier la cohérence entre les bons de commande, les offres/commandes, les ordres d’achat, les documents d’appels d’offre, les documents de passation des marchés, les contrats, les factures, les reçus, les attestations de service faits ; vérifier la légitimité du receveur à encaisser le paiement ;
• En étroite coordination avec l’équipe Administration, s’assurer que les contrats du staff sont en ligne avec la grille des salaires standards d’ACTED, de la disponibilité des budgets, et des réglementations ; proposer des révisions salariales en se fondant sur du benchmarking, la législation du pays et la contrainte budgétaire ; vérifier et valider la paye chaque 25 du mois ;
• Vérifier l’exactitude et la conformité des documents comptables des partenaires avant paiement ;
• Suivi du budget du projet, contrôle des coûts de la mission, audits internes et externes-anticiper et atténuer les risques financiers en s’assurant que les opérations sont conduites de façon conforme et efficiente ;
• Piloter le suivi du budget (A7.01) et le processus de consolidation via les Allocation Tables (A5) ;
• Analyser et faire remonter les écarts entre les budgets planifiés et l’actualité des dépenses ; se conformer à la règle de flexibilité ;
• Anticiper les risques financiers, présenter les budgets à jour et les propositions d’atténuation des risques durant les réunions FLAT ;
• Analyser et faire remonter mensuellement les coûts de fonctionnement, de la flotte et de communication de chaque zone ;
• Prévenir et faire remonter tout préjudice financier ou opérationnel (A6.01ACT follow-up) ;
• Soumettre au siège toutes les annexes des outils de reporting financier interne (TITANIC) le 15 de chaque mois ;
• Suivre les formulaires de fin d’activité pour le staff international et s’assurer qu’ils sont envoyés au siège une fois validés ;
• Prendre le pilotage de la préparation de l’audit externe en soutien aux équipes conformité pays si elles existent ; participer aux réunions d’ouverture et de clôtures, contribuer aux réponses aux rapports d’audit, aux plans de mise en œuvre des recommandations.

3. Gestion du cycle financier du projet :

• Elaborer les budgets des projets et les rapports –s’assurer de la faisabilité financière des projets, en respectant les règles d’ACTED et des bailleurs, ainsi que les délais ;
• Recueillir les informations des départements compétents pour consolider les budgets des propositions de projets en accord avec les besoins du projet/de la mission et les contraintes des bailleurs ; proposer un programme adapté et soutenir des budgets de mission incluant des plans d’investissement en lien étroit avec la coordination pays ;
• Vérifier et négocier les termes des contrats de subvention avant signature (calendrier de paiement et de reporting financier, utilisation des systèmes de gestion centrale de trésorerie du siège etc…) ;
• Planifier, consolider, ébaucher & vérifier de façon transversale avec le département de développement de projet les rapports financiers lorsque demandés (ad’hoc, mi parcours, et finaux), en respectant les délais contractuels et les règles de flexibilité, éligibilité, périodes de liquidation etc… ;
• Suivre les paiements des bailleurs et la clôture des projets financiers (liquidation contractuelle).

4. Management d’équipes et autres tâches :

• Mettre à jour l’organigramme et les termes de référence des dépatements finance et administration (si faisable) en accord avec le développement de la mission ;
• Superviser l’équipe, planifier et mener les recrutements du staff finance, mener les évaluations, suivre la gestion des carrières, repérer le staff à potentiel et contribuer à la politique interne de mobilité d’ACTED ; assurer la formation et la montée en compétences des membres de l’équipe finance d’ACTED et des partenaires en sorte d’élever le niveau des capacités techniques et des compétences ;
• Promouvoir activement des articulations fortes & structurées avec toutes les équipes (notamment logistique et PDD) ; représenter ACTED au sein d’un travail financier et administratif en réseau au niveau pays ;
• Améliorer la circulation de l’information au sein du département et avec les autres départements ;
• Planifier des missions de contrôles sur le terrain ;
• Réaliser toute autre activité demandée par le manager immédiat.