La Banque mondiale recrute un assistant administratif, N’Djamena, Tchad
Description
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L’assistant(e) administratif(ve) relève de l’analyste de la gestion des ressources (RMA) et travaille en étroite collaboration avec l’équipe de gestion des ressources dans la gestion quotidienne du bureau.
Le candidat retenu devra travailler de manière autonome et se verra confier des responsabilités nécessitant une connaissance approfondie de l’institution et des procédures du bureau de pays.
Fonctions et responsabilités
– Il/elle apporte son soutien à l’équipe de gestion des ressources dans le traitement des transactions administratives pour le bureau du Tchad ; il/elle s’assure que toutes les transactions sont effectuées conformément aux politiques et procédures de la Banque et que les documents requis sont remplis avant de traiter les transactions.
– Il/elle assiste l’équipe de gestion des ressources dans les travaux de secrétariat (dactylographie, mise en forme des correspondances, classement, etc.) Il rédige des lettres administratives à l’attention de l’équipe de gestion des ressources pour examen.
– Il/elle prépare de manière proactive les demandes d’exonération fiscale des bureaux et du personnel expatrié et assure le suivi auprès des services gouvernementaux. Aide le nouveau personnel qui déménage à obtenir tous les documents obligatoires pour rester / quitter le pays en toute légalité.
– Il/elle s’occupe de la pochette de sortie du CO.
– Il/elle tient à jour une feuille excel pour les refacturations mensuelles de fret et de communication.
– Il/elle sera le point focal pour les demandes d’exemption fiscale – Préparer les demandes et faire un suivi. Rapporter en cas de difficultés.
– Il/elle assurera le suivi des documents clés du bureau suivants et s’occupera de leur renouvellement : Assurance véhicules, Visite technique véhicules….
– Il/elle gère les archives et supervise les zones de stockage. Il gère la papeterie, les fournitures de nettoyage, l’eau pour éviter les pénuries.
– Il/elle traite les bons de commande manuels et les soumet à l’approbation du responsable.
– Il/elle reçoit toutes les factures et vérifie qu’elles sont complètes et correctes.
– Il/elle scanne toutes les factures reçues et les envoie au RMA pour examen avant paiement.
– Il/elle s’occupe de la saisie des données de routine dans le système, y compris les demandes de commandes dans le portail administratif pour les achats administratifs, la création de TR de groupe pour l’équipe RM, le classement des documents comptables. Agir en tant que dépositaire de la petite caisse et s’assurer que la directive sur la petite caisse du bureau est appliquée.
– Il/elle fournit un soutien général à la recherche et utilise tous les logiciels informatiques pertinents pour récupérer, maintenir et manipuler les données selon les besoins.
– Il/elle retire du classement les documents demandés, les scanne pour que l’équipe RM puisse répondre à différentes demandes (assurance qualité, et/ou tableau de bord…).
– Il/elle supervise l’équipe de nettoyage du CO, assure le suivi des réparations mineures, soutient le chef de projet GCS, assure le recensement annuel des biens matériels, veille à ce que les véhicules du CO soient correctement gérés et régulièrement entretenus en tenant à jour un registre des frais de fonctionnement des véhicules.
– Il/elle supervise les réparations et l’entretien des équipements et du matériel du CO et tient à jour la fiche de suivi des contrats du CO en s’assurant que tous les contrats sont renouvelés rapidement avant leur expiration.
– Il/elle sera le point focal pour l’organisation des voyages du personnel non bancaire et dont les voyages ne sont pas liés à un GP spécifique.
– Il/elle est responsable des fournitures de bureau générales du CO.
– Il/elle s’occupe de toutes les autres tâches administratives assignées par la direction.
Critères de sélection
– Baccalauréat minimum en gestion, comptabilité ou équivalent avec 3 ans d’expérience pertinente.
– Une expérience préalable au sein d’une organisation multilatérale/bilatérale est un avantage.
– Forte orientation client, réceptif, proactif, orienté vers les solutions.
– Capacité à écouter, évaluer et répondre de manière appropriée aux besoins exprimés par le client.
– Aimer aider les autres, s’adapter et être flexible
– Capacité avérée à travailler à la fois de manière indépendante et en équipe, de façon flexible et motivée.
– Solides compétences organisationnelles et capacité à établir des priorités et à réaliser des missions selon les besoins, et capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
– Solides compétences linguistiques en français et en anglais (oral et écrit).
Compétences essentielles du Groupe de la Banque mondiale
Le Groupe de la Banque mondiale offre des avantages sociaux complets, notamment un plan de retraite, une assurance médicale, une assurance vie et une assurance invalidité, ainsi que des congés payés, y compris un congé parental, et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées.
Nous sommes fiers d’être un employeur offrant l’égalité des chances et l’intégration, avec une main-d’œuvre dévouée et engagée, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, l’identité sexuelle, la religion, la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Apprenez-en davantage sur le travail à la Banque mondiale et à l’IFC, notamment sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Date limite : 08/03/2022.