Avis de recrutement : ALIMA recrute un(e) Responsable Pharmacies, Tchad.

 

 

 

 

 

 

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Le Responsable Pharmacies Pays est responsable de l’analyse des besoins en médicaments et matériel médical, et veille sur la qualité des produits utilisés et leur disponibilité sur terrain.  Il est le

  1. Garant de la bonne gestion des médicaments sur toute la mission
  2. Pont entre nos activités et les questions de médicaments en lien avec les politiques nationales de pharmacie
  3. Responsable du renforcement de compétences des RH de nos pharmacies ainsi que ceux des structures de santé appuyées
  4. Responsable de la définition du circuit des médicaments conformément aux exigences bailleurs.

Supervision générale des pharmacies Pays :

  • Donner un appui technique dans l’organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et les unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène…
  • Mettre en place et superviser l’utilisation appropriée des outils de gestion et suivi des pharmacies (fiches de stock, feuille de commandes, Isystock, reporting Isystock, etc…).
  • Donner de l’appui technique et veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, médicaments périmés, etc.
  • S’assurer du contrôle régulier, complétion/remplissage et des malles/trousses d’urgence.
  • S’assurer que la température, humidité et exposition à la lumière sont appropriées aux médicaments se trouvant dans la pharmacie, selon l’appliquant des procédures standards.
  • S’assurer de la bonne tenue de la chaîne du froid, selon les standards ALIMA.
  • Assurer un suivi mensuel de l’état des stocks (risque de rupture, rupture, surstock, stock dormant, produits proches péremption, écarts d’inventaire) et donner un feedback des rapports mensuels des pharmacies à la coordination médicale
  • Se déplacer régulièrement aux projets pour assurer la supervision et le suivi des activités liées à la pharmacie sur les terrains
  • Former les personnels en charge de la gestion des pharmacies sur la connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou items couramment utilisés ou commandés par les stocks des projets.

Gestion de l’approvisionnement en médicaments et matériel

  • Assurer l’existence et le bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers, etc.)
  • Élabore les commandes médicales internes : autant en termes de périodicité (compte tenu des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières) que des besoins (d’après les consommations mensuelles moyennes analysées avec les rotations de stock et les facteurs épidémiologiques).
  • Garantir un circuit/système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution / consommation), y compris l’assignation de responsabilités parmi le personnel impliqué.
  • Encourager la communication interdépartementale et les échanges d’information concernant l’état des stocks Central et sur les projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités, pour une meilleure gestion et utilisation du stock médical.
  • Collecter et enregistrer toutes les données et les indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) de la mission.
  • Assurer le suivi des consommations réelles et théoriques (selon l’isystock) et dans l’élaboration, consolidation, planification et suivi des commandes médicales internationales, incluant la partie budgétisation avec les finances et la logistique, ainsi que prendre les mesures nécessaires lors des retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc.
  • Établit les demandes d’autorisation d’importation (les produits nécessitant une) et supervise l’obtention auprès des autorités nationales et assiste la logistique, en cas de besoin, dans les procédures de dédouanement des commandes médicales.
  • Veille pour que la version finale des commandes soit transmise aux terrains (délais, quantités, etc…).
  • Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders).

Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets) 

  • S’assure du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards ALIMA.
  • Veille aux conditions de stockage selon les standards ALIMA (hygiène, température, ventilation, entreposage, sécurité), spéciale attention donnée aux produits dangereux, ceux nécessitant une chaîne de froid et les stupéfiants.
  • S’assure de l’utilisation correcte des fiches de stock (entrée/sorties/inventaires/signature à chaque ligne etc…).
  • Supervise et/ou participe aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre/ avant la fin des contrats bailleurs /et toujours avant la préparation des commandes) complets et obligatoires.
  • Établit un rapport d’inventaire (avec copie paraphée et archivée) après chaque inventaire complet et en profite pour valoriser le stock.
  • Faire le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la Coordination Médicale et faire des propositions.
  • S’assurer de la tenue à jour constante de
  • le registre des psychotropes et stupéfiants
  • le registre des produits périmés
  • Faire le suivi mensuel des donations, emprunts et remboursements des produits entre projets ou à des tiers.
  • S’assurer du suivi des dates de péremption des articles, l’état de complétion et la rotation des malles d’urgences, trousses premiers soins et pharmacies des bureaux et/ou maisons expats selon la périodicité respective préétablie.

Appui au pays 

  • Rester proprement informé sur les réglementations nationales d’importation ainsi que tout possible changement des procédures.
  • Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaidoyer pour l’adéquation aux standards internationaux.
  • Communiquer régulièrement avec la logistique, administration et des finances sur l’approvisionnement médical.
  • Mettre en place le circuit d’information, de validation, de reporting au sein de la chaîne d’approvisionnement médical en lien avec le département Médical et logistique.
  • Mettre en place l’organisation régulière de meeting, pour améliorer la communication et le partage d’information primordiale pour les opérations.
  • Rapporter régulièrement à la Coordination Médicale (au moins mensuellement et chaque fois que considéré nécessaire) la situation de la pharmacie : état de lieu, péremption des médicaments, consommation, prévention de ruptures de stock, etc. au moyen du rapport mensuel de pharmacies.

Renforcement des capacités et animation d’équipe 

  • Définir, avec l’aide des responsables directs des personnes concernées, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet.
  • Participer à la formation des membres des équipes en charge de la gestion des pharmacies dans les projets par l’accompagnement dans le travail.
  • Participer à la sélection et au suivi du staff responsable des pharmacies.
  • Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des Profils de Poste des gestionnaires des pharmacies.
  • Assiste à l’évaluation des capacités techniques et d’encadrement des agents impliqués dans la gestion des pharmacies.

Expériences et Compétences

Formation :

  • Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire ;
  • Expérience en termes de gestion d’équipe et d’encadrement.

Compétences et Qualité

  • Sens critique et force de proposition;
  • Autonomie et curiosité;
  • Capacité d’écoute et d’empathie important ;
  • Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels  ;
  • Flexibilité et gestion du stress ;
  • Rigueur  ;
  • Capacité d’analyse et d’organisation ;
  • Expérience dans un contexte d’intervention médicale humanitaire.

Expériences : 

Pharmacien ou Infirmier Expérimenté.

Postulez ici

Date de clôture : 12 janvier 2023