Poste : Agent administratif
Relève de : Chef d’équipe RH et administration
Supervision de : N/A
Lieu d’affectation : Tunis
Déplacements : 30% au sein de la ville de Tunis dans un rôle de soutien
Durée et type de contrat : 12 mois
Tous les employés du CNRC doivent travailler conformément aux valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusivité et responsabilité. Ces attitudes et croyances guideront nos actions et nos relations.
Rôle et responsabilités
Le responsable de l’administration est chargé de mettre en œuvre les procédures et politiques administratives et de soutenir le personnel du bureau de pays de Tunis (CO) dans leurs demandes, en plus de soutenir les bureaux de zone et de terrain dans la mise en œuvre et le suivi de l’exécution des routines administratives établies. pour assurer la réalisation des objectifs.
Responsabilités génériques (max 10)
- Assurer le respect des politiques, des outils, des manuels et des lignes directrices du CNRC
- Mettre en œuvre le portefeuille de fonctions de support déléguées conformément au plan d’action
- Préparer et élaborer des rapports de situation selon les exigences de la direction
- Promouvoir et partager des idées d’amélioration de la fonction support
- Gestion de l’administration générale du bureau et mise en œuvre des politiques du bureau
- S’assurer que les archives administratives sont utilisées et conservées conformément aux règlements du CNRC (copies papier et électroniques)
- Responsabilité globale de garantir que les besoins des visiteurs et des consultants du CNRC en matière de voyage, d’hébergement et d’administration sont satisfaits, y compris le transport vers et depuis l’aéroport.
- Assurer le bon classement des documents
Responsabilités spécifiques
Ces responsabilités doivent être adaptées aux particularités du lieu et du contexte du poste, de la phase d’opération, de l’orientation stratégique et du type d’intervention du programme. Cette section sera révisée chaque fois qu’un nouvel employé est embauché ou que le contexte change de manière significative.
- Assurer la bonne mise en œuvre de toutes les procédures existantes liées à l’administration dans le bureau de pays de Tunis, y compris, mais sans s’y limiter, les réglementations en vigueur dans le pays, les conditions générales pour le personnel international, la politique d’utilisation du téléphone et autres.
- Assurer la liaison avec les propriétaires sur les questions liées aux contrats de location des bureaux, des maisons d’hôtes et des appartements du personnel. Coordonner avec les agents de location pour aider le personnel international à trouver un logement de niveau adéquat et modéré et négocier les prix selon les besoins.
- Superviser le processus de liaison avec les propriétaires fonciers pour la gestion et l’entretien des locaux du CNRC
- Préparer et suivre le calendrier des paiements et des résiliations/renouvellements (pour tous les locaux du CNRC, les maisons d’hôtes, les maisons du personnel, etc.) selon les besoins et assurer un suivi approprié.
- Assurer le maintien d’un système de classement pour tous les documents administratifs conformément à l’arbre de classement du CNRC, sous forme de copies papier et électroniques.
- Effectuer le suivi de l’organisation des expéditions et des coursiers selon les besoins au niveau local et international.
- Assurer le traitement en temps opportun des visas et autres permis pertinents pour le personnel international et les visiteurs du CNRC et maintenir un système de suivi des renouvellements.
- Soutenir le responsable des ressources humaines/administration pour coordonner le rôle de point focal avec les organismes externes, les autorités locales concernant les documents officiels du CNRC (enregistrement, autorisations, etc.), y compris le renouvellement, les services et documents juridiques,
- Soutenir le personnel du bureau de pays avec des lettres de soutien (lettres bancaires, invitations, résidence, etc.).
- Examiner et suivre les factures du personnel expatrié liées aux services publics et autres services couverts par le CNRC.
- Responsabilité globale de veiller à ce que les besoins en matière de voyage, d’hébergement et d’administration des visiteurs et des consultants du CNRC soient satisfaits, y compris le transport vers et depuis l’aéroport,
- Organisation du transport et de l’hébergement des visiteurs et du personnel, de la réservation à la facturation selon les procédures et accords-cadres en vigueur,
- Préparer le package de bienvenue pour les nouveaux visiteurs (hébergement, carte SIM et téléphone, etc.)
- Organisation de réunions et de lieux pour des événements généraux (accueil, départ du personnel, programme d’honneur, réunion du personnel, etc.) ou des services créatifs (Team Building, Motivational, etc.)
- Peut-être appelé de temps à autre à gérer des tâches administratives RH, notamment le classement, la facilitation des processus de recrutement, la rédaction des correspondances du personnel, le suivi des activités RH, etc.
- Peut-être nécessaire pour dépanner et identifier/conseiller sur les approches de résolution de problèmes afin de trouver et de corriger les problèmes liés aux équipements de bureau, aux machines, aux appareils électroniques, aux ordinateurs, etc.
Interfaces critiques
Par interfaces, le CNRC entend les processus et les projets qui sont interconnectés avec d’autres départements/unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont :
- Visiteurs au bureau de Tunisie
- Tous les départements de support, en particulier les finances, la logistique et les ressources humaines au niveau des bureaux de pays
- Gestion du CNRC
- Autorités locales compétentes, ministères, banques, etc.
- Agences de voyages et hôtels en Tunisie, etc.
- Personnel du CNRC
- Compétences
Les compétences sont importantes pour que l’employé et l’organisation puissent obtenir les résultats souhaités. Ils concernent l’ensemble du personnel et sont répartis dans les deux catégories suivantes :
Compétences professionnelles
Compétences professionnelles génériques :
- Expérience de travail en tant qu’agent administratif pendant au moins 2 ans
- Une expérience de travail dans un contexte humanitaire/de redressement est utile
- Résultats documentés liés aux responsabilités du poste
- Anglais, français et arabe courants, écrits et parlés
Contexte/Compétences, connaissances et expérience spécifiques :
- Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe avec minimum 3 ans d’expérience
- Bonnes compétences informatiques dans Microsoft Office (MS Excel, Word et Outlook)
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Esprit de service, avec de solides compétences en organisation et en planification.
- Bonne conscience culturelle et sensibilité.
- Très accessible, digne de confiance et confidentiel.
- Bonne diplomatie et compétences en négociation.
- Une attention aux détails, des compétences en résolution de problèmes, de la coordination et d’excellentes compétences en gestion du temps sont requises.
2. Compétences comportementales
Ce sont des qualités personnelles qui influencent la réussite des personnes dans leur travail. Le cadre de compétences du CNRC énonce les six compétences comportementales suivantes :
- Établir des relations significatives
- Autonomisez les gens
- Agir avec intégrité
- Donner des résultats
3. Gestion des performances
L’employé sera responsable des responsabilités et des compétences, conformément au Manuel de gestion du rendement du CNRC. Les documents suivants seront utilisés pour les évaluations de performances :
- La description de poste
- Les objectifs et le plan de performance
- Le cadre de compétences du CNRC
Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) est une organisation humanitaire indépendante qui vient en aide aux personnes contraintes de fuir. Nous travaillons lors de crises dans plus de 31 pays, fournissant chaque année une aide d’urgence et une assistance à long terme à des millions de personnes. Nous défendons les personnes contraintes de fuir et défendons leurs droits. NORCAP, notre fournisseur mondial d’expertise, contribue à améliorer la capacité internationale et locale à prévenir les crises, à s’y préparer, à y répondre et à s’en remettre. Le NRC gère également l’Observatoire des déplacements internes à Genève, un leader mondial en matière de reportage et de défense des droits des personnes déplacées dans leur propre pays.
Un emploi au CNRC peut conduire à un emploi ou à un déploiement dans des régions, des pays, des zones ou des bureaux qui peuvent présenter des risques considérables en matière de santé, de sûreté et de sécurité. Le CNRC prend cela très au sérieux et nous avons mis en place des procédures pour réduire les risques connus, mais nous ne pourrons jamais éliminer tous les risques.
NRC est un employeur garantissant l’égalité des chances et vise à avoir un personnel diversifié en termes d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de nationalité et de capacité physique.