Avis de recrutement : UNHCR recrute un Associé à l’approvisionnement (h/f), Tunis, Tunisie

Avis de recrutement : UNHCR recrute un Associé à l’approvisionnement (h/f), Tunis, Tunisie

Associé à l’approvisionnement Cadre

organisationnel et relations de travail
L’associé à l’approvisionnement gère et soutient toutes les activités relatives à la fonction de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement et l’approvisionnement, le transport, l’expédition, le dédouanement, l’entreposage, la gestion des actifs et de la flotte et la surveillance dans le domaine de responsabilité.

Le titulaire est supervisé par un poste de suppléant de niveau supérieur et reçoit régulièrement des conseils et des instructions du superviseur sur les étapes successives. Le titulaire du poste peut superviser certains membres du personnel du bureau. Le titulaire entretient des contacts réguliers au niveau opérationnel sur les questions courantes avec d’autres bureaux du HCR, des agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région afin de faciliter l’exécution de la fonction d’approvisionnement. Le devoir du titulaire du poste est de soutenir et de surveiller les activités d’approvisionnement qui lui sont confiées dans la zone géographique couverte tout en faisant preuve d’efficacité dans l’utilisation des ressources disponibles.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de s’acquitter de leurs fonctions comme indiqué dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions

– Conformément aux règles et procédures de la chaîne d’approvisionnement, soutenir les activités d’approvisionnement connexes pour faciliter les processus de bout en bout du HCR, aboutissant à une livraison rapide et de qualité des biens et services aux personnes relevant de sa compétence.
– Préparer des plans pour la livraison de secours et d’autres articles non alimentaires en fonction des besoins opérationnels et mettre régulièrement à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR.
– Appliquer la stratégie d’approvisionnement et d’approvisionnement du HCR lors de la planification de l’achat de produits et services importants. Mettre à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR. Assurer le dédouanement en temps opportun des envois.
– Tenir des registres précis et complets sur les activités d’approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps opportun, périodiquement et sur demande.
– Évaluer les demandes d’achat pour s’assurer que les spécifications, les dates de livraison et toutes les autres exigences sont en ordre.
– Rédiger et envoyer les demandes de devis et/ou d’offres, et aider à l’évaluation des offres et aux projets de tableaux d’offres, préparer les propositions d’attribution de contrats au Comité des marchés.
– Préparer les bons de commande et envoyer les confirmations, les demandes d’inspection et autres correspondances, et surveiller la fabrication/le transport des marchandises commandées pour assurer une livraison dans les délais.
– Fournir des orientations et des conseils sur les politiques et procédures d’achat du HCR pour soutenir et assister les opérations demandeuses, les entités du siège et autres, le cas échéant.
– Fournir des rapports de gestion des actifs, des rapports personnalisés, rassembler des informations sur tous les actifs et fournir des rapports détaillés périodiquement et sur demande.
– Surveiller la qualité et l’exactitude des données liées à la chaîne d’approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser des informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d’approvisionnement qui aideront à la prise de décision.
– Diffuser et promouvoir les politiques, normes et orientations mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Dans les bureaux régionaux :
– Suivre l’avancement d’opérations spécifiques et fournir des orientations garantissant une mise en œuvre en temps opportun.
– Aider à encadrer et conseiller les individus sur demande.
– Suivre les KPI d’approvisionnement mondiaux pour la région et aider à concevoir des KPI régionaux, si nécessaire.
– Surveiller tous les exercices périodiques d’approvisionnement tels que les rapprochements mensuels, les exercices d’inventaire physique trimestriels et les procédures de clôture des comptes de fin d’année et s’assurer qu’ils sont mis en œuvre dans toute la région et fournir des rapports pertinents aux cadres supérieurs.
– Aider les opérations pays dans la gestion du MSRP.
– Soutenir l’analyse des rapports financiers des pays et travailler avec les chefs de l’équipe d’approvisionnement des opérations pays pour traiter les zones rouges liées aux aspects d’approvisionnement des opérations.
– Soutenir les plans d’évaluation des besoins du pays et aider à les combiner dans les plans de passation de marchés régionaux et surveiller leur mise en œuvre en temps opportun et leurs changements en fonction des besoins opérationnels.
– Soutenir le travail du Comité Régional des Contrats (RCC), par exemple en compilant et en vérifiant les documents pour les réunions du RCC, en rédigeant les procès-verbaux, en communiquant les décisions.

Dans les opérations pays :
– Assurer la liaison locale avec les partenaires pour soutenir efficacement les activités d’approvisionnement.
– Gérer le stockage des marchandises selon les « meilleures pratiques » et les règles et réglementations du HCR.
– Coordonner les activités d’approvisionnement des partenaires du HCR et/ou des sous-traitants effectuant des activités liées à l’approvisionnement, et s’assurer qu’ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR.
– Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le pool d’actifs/flotte, réduit les coûts et protège l’investissement de l’organisation, y compris la réception, l’inspection, l’enregistrement et le marquage des nouvelles immobilisations corporelles (EPI), l’organisation de la vérification physique des EPI, s’assurer que les accords d’EPI sont correctement émis et signés, et préparer les formulaires et dossiers de cession pour le Conseil de gestion des actifs, et organiser la cession des EPI conformément aux décisions du Conseil de gestion des actifs.

– Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité. Assurer la prise de décision en matière de risques basée sur le domaine fonctionnel de travail. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications minimales

Éducation et expérience professionnelle
Années d’expérience/niveau de diplôme
Pour G6 – 3 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 2 ans d’expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou

un domaine d’études équivalent ou supérieur
n/a

Certificats et/ou licences
Commerce, administration des affaires, économie, marketing
ou un domaine connexe
(les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)

Expérience de travail pertinente
Essentielle :
Non précisé.
Souhaitable :
Autres formations des Nations Unies en matière d’achats et de logistique – telles que l’IAPSO et le PNUD.

Compétences fonctionnelles
Informatique-Connaissance informatique
SC-PeopleSoft Gestion de la chaîne d’approvisionnement
SC-Planification des approvisionnements
SC-Dédouanement
SC-Logistique
SC-Gestion d’entrepôt
SC-Gestion des actifs
SC-Gestion de flotte
(Les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Exigences linguistiques
pour l’international Emplois professionnels et de service sur le terrain : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, si ce n’est l’anglais.
Pour les emplois d’administrateur national : connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon de l’anglais et de la langue locale.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela inclut le fait de ne faire preuve d’aucune tolérance à l’égard de l’exploitation et des abus sexuels, du harcèlement, y compris du harcèlement sexuel, du sexisme, de l’inégalité entre les sexes, de la discrimination et de l’abus de pouvoir.

En tant qu’individus et gestionnaires, tous doivent être proactifs pour prévenir et réagir aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions, s’exprimer et rechercher des conseils et un soutien auprès des ressources compétentes du HCR lorsque ces problèmes surviennent.

Il s’agit d’une description de poste standard pour tous les emplois du HCR avec ce titre de poste et ce niveau de grade. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l’opération et/ou au poste spécifique. Toutes ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte pour la présélection, la présélection et la sélection des candidats.

Aucune candidature tardive ne sera acceptée. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les candidats présélectionnés pourront être amenés à passer un test écrit et/ou un entretien.
Connaissance des règles et réglementations générales des Nations Unies en matière de passation des marchés. Capacité à effectuer des tâches administratives telles que les voyages.

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Contexte opérationnel

Considérations relatives à la sécurité et à la santé au travail :

Nature du poste :

Conditions de vie et de travail :

Qualifications supplémentaires

Compétences

Connaissances en informatique, SC-Gestion des actifs, SC-Dédouanement, SC-Gestion de flotte, SC-Logistique, SC-PeopleSoft Supply Chain Management, SC-Supply Planning, SC-Warehouse Management

Certifications

Administration des affaires – Autre, Economie – Autre, Programme de formation HCR – HCR, Programme de formation en chaîne d’approvisionnement du HCR – HCR, IAPSO/PNUD Achats – Autre, Logistique – Autre, Marketing – Autre

Compétences

Responsabilité, Pensée analytique, Orientation client et résultats, Engagement envers l’apprentissage continu, Communication, Gestion des ressources, Conscience organisationnelle, Planification et organisation, Travail d’équipe et collaboration

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Informations Complémentaires

Ce poste ne nécessite pas d’habilitation fonctionnelle

Date limite : 11 février 2024

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