Chemonics recrute un(e) Spécialiste des opérations à Gaziantep, Turquie.
Le spécialiste des opérations fournira un soutien global à l’équipe des opérations du programme. Ils seront responsables de la gestion de la documentation liée à l’approvisionnement, à la logistique, à l’inventaire et à d’autres tâches administratives assignées.
Le spécialiste des opérations adhérera et agira conformément au code d’éthique professionnel de Chemonics, « Vivre nos valeurs », et intégrera les principes du code à la culture et aux procédures opérationnelles du programme. Ils respecteront à tout moment les normes de sauvegarde de Chemonics et promouvront une culture de sauvegarde parmi les partenaires, les bénéficiaires et le personnel. Ils favoriseront et entretiendront également de bonnes relations avec les bénéficiaires potentiels et réels, divulgueront toute affiliation qui pourrait être perçue comme un conflit d’intérêts et maintiendront la confidentialité concernant les activités du programme.
Les responsabilités comprennent :
Opérations :
- Fournir un soutien administratif général pour les activités du projet, y compris la gestion des fournitures et du matériel de bureau.
- Servir de point de contact pour les débours de petite caisse et examiner et traiter les dépenses égales ou inférieures à 100 $.
- Suivre les contrats pertinents et les délais de paiement des coûts opérationnels du bureau, y compris la préparation des packages de paiement
- Effectuer des sélections et compiler des packages de vérification pour les membres du personnel, les partenaires et les fournisseurs concernés.
- Superviser l’assistant de bureau et de nettoyage.
Approvisionnement:
- Travailler avec des fournisseurs et des prestataires de services locaux ou régionaux pour obtenir des devis et/ou lancer des achats de produits et services demandés
- Rédiger, exécuter et gérer les accords et contrats avec les fournisseurs et effectuer le suivi si nécessaire pour garantir le respect des termes et conditions.
- Maintenir l’intégrité globale du système de classement des achats, à la fois physique et numérique.
- Aider à élaborer les documents d’approbation liés à l’approvisionnement à soumettre au donateur du projet, selon les besoins.
- Superviser l’inspection des marchandises achetées avec des déplacements sur les sites d’approvisionnement si nécessaire
- Maintenir un plan d’approvisionnement à jour et le partager avec les finances et la direction du programme.
Logistique et inventaire :
- Gérer l’inventaire du projet, y compris les articles en Turquie et en Syrie, conformément aux politiques et procédures des donateurs et de l’entreprise.
- Gérer la logistique du projet, y compris les arrangements d’hôtel, les vols intérieurs, les ramassages à l’aéroport et l’expédition.
Autres tâches assignées par le superviseur.
Qualifications:
- Un diplôme dans un domaine pertinent ou une expérience professionnelle équivalente est requis
- Expérience démontrée de travail en administration et/ou en gestion de bureau
- Capacité à travailler de manière professionnelle et cordiale avec des collègues du personnel, des visiteurs, des institutions partenaires, notamment des ONG internationales et locales, des entités gouvernementales, des organisations de soutien et le grand public.
- Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision, à prioriser plusieurs tâches de travail dans un environnement au rythme extrêmement rapide, à respecter les délais et à exercer un jugement professionnel qui reflète positivement l’équipe.
- Une expérience antérieure de travail au Moyen-Orient et sur des programmes dans des environnements non sécurisés est souhaitable.
- La maîtrise professionnelle de l’anglais et du turc est requise. Une maîtrise supplémentaire de l’arabe est préférable mais n’est pas obligatoire.
- Leadership, polyvalence et intégrité démontrés.
Instructions de candidature :
Veuillez envoyer un e-mail avec votre CV et votre lettre de motivation en pièce jointe et « Spécialiste des opérations » dans la ligne d’objet à [email protected] avant le 30 septembre 2023.