Avis de recrutement : OMS recrute un Assistant aux opérations (Installations) basé à Istanbul en Turquie.
OBJECTIFS DU PROGRAMME
L’objectif de la Division des opérations commerciales (BOS) est de soutenir le travail de l’OMS dans la Région européenne en fournissant des services dans les domaines des ressources humaines, des finances, des contrats et des achats, des conseils juridiques, des technologies de l’information et des communications, de l’impression, de la sécurité. , gestion des installations, immobilisations, assistance aux conférences, voyages et transports, ainsi que bien-être et bien-être du personnel. En tant que fonction habilitante, la division améliore la productivité des programmes techniques de santé et des bureaux de pays tout en supervisant la responsabilité, la transparence et le respect des règles et réglementations administratives de l’OMS. La division BOS s’efforce de renforcer la capacité de l’OMS/Europe à réagir de manière agile aux changements externes et internes. Les projets de la division visent à accroître la productivité, assurer la viabilité financière des structures de la région, renforcer une culture orientée client, renforcer les capacités des bureaux de pays et mener des initiatives stratégiques pour améliorer la motivation et le bien-être du personnel. L’objectif de l’unité Services administratifs et conférences (ASC) est de fournir un soutien logistique et administratif efficace, rentable et réactif grâce à une approche axée sur le service pour les opérations quotidiennes et le personnel des bureaux de l’EURO et des entités associées.
DESCRIPTION DES DEVOIRS
En tant que membre de l’Unité des services administratifs et des conférences (ASC), le titulaire assure des services d’installations efficaces pour le hub OMS/Europe d’Istanbul. Sous la supervision directe du responsable des opérations et sous la direction générale du gestionnaire régional des services administratifs, le titulaire du poste : Émettra des cartes d’identité et d’accès au personnel et aux visiteurs. Mettez à jour les enregistrements dans le système pour garantir que toutes les cartes d’accès sont prises en compte et que l’accès aux zones restreintes n’est accordé qu’aux personnes autorisées. Aider à fournir une orientation de bienvenue au nouveau personnel du Hub sur les questions liées aux locaux et aux installations, dès leur première journée sur place et en coordination avec le partenaire commercial RH / l’associé RH. Tenir à jour la liste des gardiens d’incendie et assurer la liaison avec les gestionnaires du bâtiment et la sécurité pour les dispositions pertinentes ; Aider à organiser des séances d’information pour le personnel nouvellement recruté sur les procédures d’urgence et à mettre en œuvre les exigences d’urgence telles que les exercices d’incendie et de tremblement de terre. Maintenir et mettre à jour les données requises pour les contacts d’urgence par l’OMS et l’associé des opérations d’US Assist dans la supervision des prestataires de services de nettoyage et de maintenance afin de garantir l’exécution des contrats d’entretien/maintenance grâce à l’utilisation efficace des ressources déployées. Faire le suivi de la qualité du service, lorsque nécessaire, assister le superviseur dans la coordination avec le propriétaire sur toutes les questions d’installations et de sécurité qui sont sous la responsabilité du propriétaire et organiser des réunions lorsque nécessaire. Assurer la liaison avec l’agent responsable, l’UNDSS, le fournisseur de services et le propriétaire, le cas échéant, pour garantir que les mesures et procédures de sécurité du Hub sont en place et conformes aux mesures de risque de sécurité. Examiner régulièrement le système et l’équipement dans tous les domaines des installations et recommander des mesures d’amélioration. Aider aux déménagements internes des bureaux dans le Hub ; effectuer une enquête régulière sur l’occupation des bureaux, mettre à jour les plans de salle et les informations de l’annuaire en conséquence. Assurer la liaison avec les prestataires de services pour effectuer l’entretien préventif nécessaire des équipements et du mobilier de bureau du Hub, dans les bureaux, les salles de réunion et tous les espaces partagés, afin d’assurer leur bon état de fonctionnement. Fournir un soutien quotidien pour les services de messagerie/courrier et pochette pour le Hub ; assembler/emballer l’expédition et étiqueter correctement les colis avec la documentation nécessaire pour l’expédition ; gérer le registre des marchandises ; préparer des rapports de réception pour les marchandises livrées dans un état endommagé afin de faciliter le dépôt de réclamations ou le retour des articles aux fournisseurs ; assurer la liaison avec l’équipe concernée concernant les marchandises reçues par rapport aux bons de commande et aux factures des fournisseurs. Aider le point focal des immobilisations à gérer le stockage central des actifs et des fournitures du Hub, contrôler la réception, le stockage et la délivrance des fournitures, en veillant à ce que le stockage soit maintenu et maintenu en ordre (propre et sécurisé). Initier la correspondance et les demandes de renseignements concernant les fournitures et équipements de bureau conservés en magasin ; assurer la liaison avec le point focal des immobilisations sur l’émission des actifs ; effectuer régulièrement des inventaires physiques des fournitures et équipements de bureau gérés de manière centralisée ; veiller à ce que la commande/le réapprovisionnement des articles ait lieu à des moments appropriés. Faire des recommandations pour l’élimination des articles excédentaires, obsolètes, anciens et à rotation lente. Assurer la livraison en temps opportun des fournitures réquisitionnées pour les réunions et l’utilisation du bureau par le Hub. Fournir un soutien pour les réunions et les événements organisés par le Hub ; y compris la planification et l’aménagement des réunions et des salles de formation dans les locaux. Fournir un soutien de secours au sein de l’unité pour d’autres tâches et effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les assignations du superviseur.
QUALIFICATIONS REQUISES
Éducation
Essentiel : Avoir terminé ses études secondaires.
Souhaitable : Diplôme universitaire pertinent au domaine de travail
Expérience
Essentiel : Au moins cinq ans d’expérience dans les services administratifs, les locaux, les installations, les services de maintenance, les relations invités/clients ou l’assistance aux réunions.
Souhaitable : Expérience dans le système des Nations Unies ou dans un environnement international.
Date limite : 08 Octobre 2023