L’ONG CESVI recrute un(e) Responsable administratif et logistique au Venezuela.

 

 

 

 

Description des fonctions

Gestion budgétaire, financière et comptable

  • Faire les demandes de fonds au siège, après autorisation de la Coordination Administrative et Financière, et accompagnées du prévisionnel de dépenses.
  • Préparer et envoyer les demandes de paiement aux fournisseurs.
  • Compiler les livres de caisse toutes les deux semaines.
  • Générer et maintenir un dossier comptable approprié (mis à jour physiquement et numériquement, disponible pour audit, répondant à tous les paramètres établis).
  • Vérifier que les dépenses et les supports comptables sont conformes aux réglementations Cesvi, au donateur et à la législation vénézuélienne.
  • Supporter le rapport mensuel du projet (supports d’exécution, préparation de l’analyse comptable, rapprochement bancaire, solde du projet, entre autres).
  • Soutenir la préparation de la documentation administrative et financière.
  • Soutenir l’équipe du programme sur les questions financières si nécessaire.
  • Signaler toute question financière à la Coordination Administrative et Financière.
  • Garantir un appui technique aux partenaires locaux du Cesvi dans les aspects administratifs et financiers.

Processus de gestion de la logistique et des achats

  • Garantir le respect des politiques d’achat et de logistique de Cesvi pour la sélection des fournisseurs, et de la documentation associée.
  • Coordonner le cycle d’achat avec le chef de projet.
  • Assurer la disponibilité constante des fournitures/services/travaux en exploitation, tels que le matériel de bureau, les transports, etc.
  • Gérer la traçabilité et le rapprochement entre les commandes, les contrats et les livraisons des différents biens achetés dans le cadre du projet, tant pour le fonctionnement du bureau que ceux destinés aux livraisons dans les activités du projet.
  • Assurer un stockage adéquat des biens achetés.
  • Organiser le transport du matériel et des équipements pour les activités vers les lieux où elles se déroulent.
  • Maintenir un inventaire à jour des actifs, y compris un étiquetage approprié des actifs ; documenter toute perte ou tout dommage.
  • Assurer un flux opportun et précis des documents logistiques avec la coordination administrative et financière et la coordination de zone.
  • Soutenir la logistique des visites du personnel du Cesvi ou d’autres missions, événements, réunions.
  • Maintenir la base de données des fournisseurs à jour.

Administration du bureau local

  • Classer et mettre à jour tous les documents liés au contrat de location du bureau local.
  • Préparer des factures anticipées et effectuer des paiements mensuels de services publics.
  • Gardez à jour tous les dossiers liés à : la location, les services publics, l’équipement, etc.

Ressources humaines

  • Réaliser les processus d’embauche et de gestion administrative du personnel du projet selon les normes, procédures et pratiques établies par le Cesvi et la coordination du projet.
  • Préparer, organiser et classer les documents RH dans les dossiers personnels correspondants.
  • Gardez tous les dossiers et fichiers personnels à jour.
  • Préparer le paiement des salaires et des honoraires, le cas échéant, pour l’équipe locale du Venezuela.
  • Assurer le suivi et le contrôle des délais de passation des contrats, pour garantir du Cesvi les nouvelles d’annulation ou de renouvellement dérivées pour chaque contrat.
  • Veiller au respect du code de conduite et de la politique anti-fraude de Cesvi et signaler tout abus par les canaux appropriés.

Sécurité des bureaux et des équipements locaux

  • Agir en tant que centre de coordination de la sécurité pour le bureau local.
  • Superviser la mise en œuvre des politiques et des plans de sécurité dans le bureau local.
  • Diffuser les informations de sécurité au personnel local de Cesvi.
  • Signaler tout incident de sécurité au Chef de Mission.
  • Soutenir le suivi des mouvements effectués par le personnel de Cesvi à Caracas.

Autres

  • Participer aux réunions de planification, de gestion et de supervision du projet.
  • Signalement et alerte de toute anomalie dans le processus administratif du projet
  • Promouvoir les principes de transparence, de traçabilité, d’efficacité et d’optimisation dans la gestion des ressources disponibles.
  • Exécuter les tâches inhérentes au poste qui sont demandées selon la situation et les besoins.

Profil

Attributs essentiels

Entraînement:

Études universitaires professionnelles dans des domaines administratifs, financiers et/ou économiques ou connexes.

Connaissance et expérience:

  • Expérience démontrée d’au moins trois ans et connaissances en gestion administrative, financière et/ou comptable de projets de coopération internationale, de préférence d’ONG internationales.

Compétences

  • Capacité d’expression écrite synthétique et structurée.
  • Attitude proactive et proactive.
  • Capacité à travailler avec un minimum de supervision dans une équipe culturellement diversifiée.
  • Capacité à développer des relations de travail productives avec des collègues, des partenaires, des autorités locales et d’autres parties prenantes.
  • Solide maîtrise du package Microsoft Office. Utilisation avancée de Microsoft Excel.
  • Utilisation des outils de gestion de l’information sur le Web.

Attributs préférés

  • Connaissance des réglementations juridiques, fiscales et comptables pour les ONG
  • Connaissance de base de la gestion du cycle de projet et du cadre logique.
  • Expérience et connaissance de la gestion budgétaire de projets
  • Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.

Les candidats doivent envoyer :

  • CV mis à jour (trois pages maximum) et
  • Lettre de motivation et attentes salariales (maximum deux pages)

à l’adresse [email protected] avec l’objet « Administration et finances responsables – Puerto Ayacucho » Les e-mails avec des objets ou des documents différents de ceux indiqués ne seront pas pris en compte.

Clôture des candidatures à 00h00 le 10/06/2023.