Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un Assistante financière et administrative à Aden, Yémen.
APERÇU DU POSTE :
Sous la supervision générale du responsable des finances, des ressources humaines et de la conformité, l’assistant financier et administratif (FAA) est responsable du soutien administratif lié au programme financier et administratif du programme pays (CP).
Les responsabilités globales consistent à traiter les opérations de trésorerie, à émettre et à archiver les documents financiers associés ainsi qu’à traiter les factures et leurs paiements. L’agenda quotidien de l’adjoint financier et administratif peut varier en fonction des besoins réels et de la période du mois.
TÂCHES PRINCIPALES
1. Finances :
- Tenir les caisses enregistreuses conformément aux procédures PIN ;
- Effectuer des opérations de trésorerie pour les besoins du bureau principal à Aden une fois que la documentation complète et appropriée a été reçue avec toutes les approbations et signatures nécessaires ;
- Émettre et archiver les documents de support pertinents tels que les demandes d’avance de fonds, les autorisations d’avance de fonds et autres documents de caisse ;
- Pour vérifier si tous les documents financiers tels que les factures et les règlements en espèces sur les caisses enregistreuses assignées sont conformes aux exigences du code PIN ;
- Télécharger toute la documentation pertinente (factures, pièces justificatives et confirmations) liée au type de facture attribué dans SharePoint ;
- Effectuer des inventaires physiques de trésorerie hebdomadaires, mensuels et trimestriels et les documenter en conséquence ;
- Assurer la clôture de tous les documents en attente et non comptabilisés en caisse d’ici la fin de la semaine ;
- Vérifier les documents de caisse comptabilisés, en cas d’erreur, organiser la correction avec le service de contrôle comptable ;
- Former le nouveau personnel à la préparation des demandes d’avance de fonds et des autorisations d’avance de fonds ainsi que d’autres éléments liés à la documentation comptable nécessaire ;
- Veiller à ce que les règles de sécurité financière soient respectées à tout moment ;
- Agir à titre de remplaçant actif pour l’adjoint aux ressources humaines et administratif.
2. Archivage, reporting, contrôle des sous-traitants et assistance à l’audit :
- Maintient des archives physiques de la documentation relative aux ressources humaines et aux finances ;
- Effectue la vérification des entrepreneurs auprès de tous les fournisseurs, pour tous les contrats ;
- Assistance à la préparation des documents pour les audits ;
- Prépare les documents justificatifs pour les audits externes et internes dans l’ensemble du programme national.
- Maintient des archives appropriées pour tous les documents administratifs, enregistrements, autorisations, approbations, lettres et documents pertinents.
- Coordonner avec les parties prenantes concernées (HoSOs/FM à travers le programme national) le rapatriement de la documentation au siège.
- Télécharger de nouveaux documents sur les systèmes pertinents, le cas échéant, en fournissant un soutien au programme de pays dans son ensemble.
OBLIGATIONS ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
- Le PIN stipule le droit de confier tout autre type de travail dérivé de la spécialisation du travail. En cas de travaux urgents et autres, le personnel peut être invité à effectuer des heures supplémentaires ainsi que pendant les jours fériés et autres jours fériés;
- Adhérer à toutes les politiques et procédures PIN à tout moment, y compris celles stipulées dans les politiques clés telles que le code de conduite, la politique de protection de l’enfance, les procédures opérationnelles standard de sécurité, etc.;
- Présence ponctuelle au travail, y compris les deux heures de travail dans le bureau assigné et planifier des sorties sur le terrain, le cas échéant;
- Assurer l’exécution rapide et efficace des tâches;
- Exactitude et exhaustivité des tâches confiées;
- Le personnel assume la responsabilité de tout le matériel ou de l’argent confié et est tenu de couvrir tous les dommages ou pertes causés par sa négligence. La convention de responsabilité patrimoniale a été signée séparément;
- Fourniture rapide de toutes les informations pertinentes à leur superviseur;
- Maintenir la confidentialité de toutes les informations obtenues dans le cadre d’un emploi qui ne sont pas accessibles au public;
- Archivage de tous les documents confiés et acquis de manière appropriée;
- Représenter et défendre les valeurs de People in Need à tout moment;
- Se comporter de manière appropriée à tout moment et en tout lieu.
Qualifications ET COMPÉTENCES PRÉFÉRÉES
- Diplôme minimum de baccalauréat ou équivalent – les nouveaux candidats sont encouragés à postuler.
- Un certificat pertinent peut être exigé.
- Bonnes compétences et expérience avec Ms Office et l’utilisation d’Internet.
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Capable d’établir des relations solides avec les parties prenantes et les contreparties
- Éthique, digne de confiance, créatif, dynamique et enthousiaste.
- Superbes compétences organisationnelles et d’orientation vers les détails.
- Une volonté d’apprendre.
- Capacité à travailler sur plusieurs tâches, sous pression et à respecter des délais serrés.
- Bonne connaissance de l’anglais et de l’arabe parlés et écrits.
Date limite : 01 octobre 2023