FAO recrute un(e) Assistant(e) administrative(f) et financièr(e) à Lusaka, Zambie.
Tâches et responsabilités
Le titulaire du poste sera responsable des opérations quotidiennes conformément aux règles, procédures et pratiques pertinentes de l’Organisation, en mettant l’accent sur la qualité des résultats du travail et le respect des délais. Plus particulièrement, le titulaire du poste effectuera les tâches suivantes :
• Tenir à jour les dossiers financiers et les systèmes de surveillance du bureau ; tenir des régies d’avances ; rapprocher les dépenses, les soldes, les paiements, les relevés et autres données pour les transactions et les rapports quotidiens ;
• Gérer la petite caisse du Bureau Pays ; surveiller les comptes des projets et programmes dont la responsabilité est assignée ;
• Analyser des données provenant d’une grande variété de sources, y compris les systèmes institutionnels et les bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires ;
• Vérifier la disponibilité des fonds dans le cadre de tous les programmes ; s’assurer que les dépenses opérationnelles sont conformes aux budgets approuvés et que tous les documents d’engagement sont complets et cohérents ;
• Préparer la correspondance de nature administrative et financière ; rédiger de la correspondance pour vérifier les données, répondre aux questions et obtenir des informations supplémentaires sur les transactions et les questions financières, au besoin ;
• Tenir des registres détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; participer à la consolidation des propositions budgétaires ; préparer les données financières pour les estimations budgétaires et la planification financière ;
• Fournir des rapports sur l’exécution budgétaire des comptes du bureau et des projets ; signaler les écarts par rapport aux budgets ;
• Tenir des registres d’inventaire locaux avec la responsabilité de l’enregistrement approprié des actifs, de leur entretien et de leur sauvegarde ;
• Maintenir un système de classement des documents administratifs et financiers ;
• Entretenir la liaison avec les banques et institutions financières locales pour se tenir à jour des informations financières et réglementaires (taux de change et d’intérêt, procédures et règles, tenue des comptes bancaires, etc.) ;
• Rechercher/compiler des données financières ; aider à la préparation/finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en effectuant une analyse préliminaire des écarts entre les budgets et les dépenses réelles ;
• Préparer des estimations de coûts détaillées et d’autres données à utiliser dans l’analyse et les propositions budgétaires ;
• Examiner les paiements aux fournisseurs pour les biens et services, y compris le calcul et la vérification de l’exactitude des paiements et la communication des écarts aux superviseurs ;
• Examiner les projets de rapports, en vérifiant l’exactitude, la cohérence et l’uniformité globales de la présentation ; recouper la cohérence des chiffres ; rédige/prépare la correspondance courante ;
• Soutenir la rationalisation des procédures et des pratiques, ainsi que l’administration du personnel et de l’équipement ;
• Effectue d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du bureau.
Exigences minimales
Les candidats doivent remplir les conditions suivantes :
• Au minimum, un diplôme universitaire en agro-alimentaire, en économie agricole, en sciences sociales, en administration des affaires ou dans d’autres domaines liés au mandat de la FAO.
• Au moins 2 ans d’expérience pertinente dans la mise en œuvre sur le terrain des activités de projet, des opérations de projet et du soutien impliquant l’agro-industrie et la promotion du développement des entreprises.
• Connaissance pratique de l’anglais et possession de compétences pertinentes en informatique/traitement de texte.
• Ressortissant de Zambie.