Avis d’appel à candidature : Le Bureau des Nations unies au Zimbabwe recrute un Associé exécutif basé à Harare.
Dans le cadre de l’autorité déléguée, l’associé exécutif sera responsable des tâches suivantes :
• Assurer le fonctionnement efficace et efficient du Front Office du CR de l’ONU, la confidentialité totale dans tous les aspects de la mission, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d’informations et le suivi des les délais et les engagements pris.
• Tenir à jour le calendrier du CR, contacter les visiteurs de haut rang, organiser les rendez-vous et les réunions, prendre les procès-verbaux si nécessaire, y compris par le biais de la coordination avec les agences des Nations Unies et d’autres parties prenantes.
• Maintient les procédures protocolaires.
• Assure les services organisés pour les réunions, tels que la location de salles, les services de traduction et autres services d’approvisionnement.
• Gère les missions de l’UNRC et le calendrier de représentation, y compris les billets, l’hébergement, l’approbation sur le système UMOJA, l’habilitation de sécurité sur le système, la communication officielle avec les parties prenantes concernées, etc. •
Gère les référentiels des listes de contacts des partenaires de haut niveau et assure une mise à jour régulière
. la correspondance, les directives, les commentaires au nom de l’UNRC pour sa signature et assurer la livraison et tout autre suivi lorsque requis.
• Maintient le système de classement assurant la sécurité des documents confidentiels. Utilisation d’un système de classement automatisé en versions électronique et papier.
• Coordonne la circulation de l’information au bureau, assure le suivi des dossiers de circulation.
• Effectue le suivi des délais, des engagements pris, des actions prises et de la coordination de la collecte et de la soumission des documents au CR de l’ONU.
• Filtre tous les appels entrants et la correspondance.
• Partage quotidiennement l’agenda du RC avec les bureaux et points focaux concernés et assure une coordination quotidienne avec le chauffeur si nécessaire.
• S’assure que toute la logistique liée aux bureaux du RC/Cambodge fonctionne bien, y compris l’informatique, l’électricité, la climatisation, etc. en coordination avec les départements concernés.
• Supporte le personnel de RCO dans l’organisation de réunions, de rendez-vous avec les partenaires, de transport, entre autres.
• Répond aux demandes ponctuelles du RC
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Rédiger la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
• Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner des séminaires. , conférences et traductions).
• Agir en tant que remplaçant de l’adjoint administratif du RCO lorsque nécessaire pour soutenir le RCO dans les tâches administratives quotidiennes, selon les besoins, y compris l’administration des contrats, le budget et les finances, ainsi que la gestion des ressources humaines.
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information tel que des pages Web ou des brochures.
• S’assure que les exigences et les informations générales utilisées pour l’analyse des données sont documentées.
• Effectue d’autres tâches connexes assignées.
PROFESSIONNALISME : Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Capacité à appliquer ses connaissances de diverses règles et réglementations administratives, financières et relatives aux ressources humaines des Nations Unies dans des situations de travail. La capacité d’effectuer des analyses, des modélisations et des interprétations de données à l’appui de la prise de décision. Se montre fier de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect de ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes ; engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
ORIENTATION CLIENT : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des revers des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou services au client.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste un intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format au public ; fait preuve d’ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.
TRAVAIL D’ÉQUIPE : Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
RESPONSABILITÉ : S’approprie toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats dont on est responsable dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; opère dans le respect des règlements et règles organisationnels ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des missions déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres lacunes et de celles de l’unité de travail, le cas échéant.
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Une certification ou une formation supplémentaire dans les domaines des ressources humaines, de l’administration, de l’audit, des finances, de la gestion et/ou de l’organisation d’événements ou dans un domaine similaire est requise.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais oral et écrit est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.
Date de clôture de candidature : 08 septembre 2023