L’OMS recrute un assistant financier, Harare, Zimbabwe
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Objectif du poste
Au sein de l’unité de soutien à la gestion des pays, fournir un soutien direct à l’unité de soutien à la gestion des pays (CSU) en matière de soutien financier administratif connexe et de transactions de services dans le GSM à la fois aux gestionnaires et aux membres du personnel pour effectuer des transactions GSM conformément aux règles, règlements et politiques de l’OMS.
Description du poste
Objectifs du programme et objectifs stratégiques immédiats
Des unités de soutien à la gestion des pays (CSU) ont été créées dans la structure organisationnelle afin de fournir un soutien aux gestionnaires et aux membres du personnel pour qu’ils assument pleinement leurs responsabilités dans l’environnement GSM et pour assurer la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l’organisation sur toutes les questions et transactions administratives et financières dans le contexte d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP).
Contexte organisationnel (Décrire le rôle individuel du titulaire au sein de l’équipe, l’orientation et la supervision reçue et la formation ou le briefing fournis aux autres).
Le titulaire doit travailler avec un minimum de supervision, conformément aux procédures et pratiques établies, en traitant les questions de routine de manière indépendante et en soumettant les problèmes ou les situations inhabituelles au superviseur. Une orientation générale est fournie par le superviseur ou d’autres professionnels ou par le biais d’objectifs et d’instructions générales concernant l’allocation des ressources, les besoins et les priorités des divisions/programmes.
Le Règlement et le Statut du personnel de l’OMS, le Manuel électronique de l’OMS, les notes d’information, les procédures opérationnelles standard, les procédures, pratiques et normes financières établies, les directives pour informer les membres du personnel. Le titulaire est censé appliquer ce qui précède aux transactions financières.
Résumé des tâches assignées (Décrire ce que le titulaire doit faire pour atteindre les principaux objectifs)
Sous la supervision générale du responsable du budget et des finances et sous la direction générale du responsable des opérations, le titulaire exerce les fonctions suivantes :
- Soutenir la gestion financière par ;
- La tenue des dossiers financiers et des transactions financières et s’assurer que les dossiers e-Imprest sont à jour et entièrement équilibrés ;
- Traiter la TVA et les autres créances dues à l’Organisation afin de s’assurer qu’elles sont rapidement recouvrées, par exemple les factures de téléphone du personnel ;
- Traitement des factures des fournisseurs et suivi de toutes les demandes de paiement, en veillant à ce que toutes les pièces justificatives (factures, contrat, acte d’acceptation, etc.) soient jointes et dûment signées, tamponnées et conformes à la délégation de pouvoir, avant d’effectuer tout paiement.
- Liaison avec le SGC pour tous les paiements qui sont dus aux fournisseurs ;
- Rapprochement des comptes bancaires ; réponse aux demandes de renseignements ; fourniture de conseils et d’orientations aux clients du bureau de pays et exécution de tâches étroitement liées.
- Vérification des transactions financières et des retours, par exemple les DFC, les DI, les demandes de remboursement de frais de voyage au bureau de pays de l’OMS, pour s’assurer de leur exactitude et de leur conformité aux règles et règlements financiers, au manuel et aux procédures opérationnelles de l’organisation ;
- Gestion des correspondances et réponses aux demandes de renseignements sur les comptes du bureau et les transactions financières, selon les besoins ;
- Génération de rapports programmés et ad hoc du système de gestion globale et de rapports spéciaux, selon les besoins, pour faciliter l’analyse de l’exécution financière ;
- Conseils et assistance au personnel sur divers processus, contrôles et opérations financières dans l’environnement GSM ;
- Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur.
Difficulté, sensibilité, nature et importance des relations de travail
Avec qui (indiquer uniquement le titre) et dans quel but le poste nécessite-t-il des contacts ?
Titre de la personne contactée Objet et but du contact.
Au sein de l’unité/division Responsable BF, Responsable des opérations
- Pour couvrir le processus de bout en bout ;
- Pour obtenir des conseils et/ou un soutien.
Au sein de l’Organisation sur le lieu d’affectation Membres de l’équipe du CSU, managers et membres du personnel
- Pour couvrir le processus de bout en bout ;
- Obtenir des conseils et/ou un soutien.
Au sein de l’organisation en dehors du lieu d’affectation Officiers et assistants BF de l’AFM et des ISU ; GHR Interagir sur l’administration des transactions GSM
À l’extérieur de l’organisation Prestataires de services, banques, etc.
Répondre aux demandes de renseignements.
Profil de recrutement
Compétences : Générique
Décrivez les compétences de base, de gestion et de leadership requises – Voir le modèle de compétences de l’OMS – listez par ordre de priorité, en commençant par les plus importantes :
- Communiquer de manière crédible et efficace ;
- Produire des résultats ;
- Favoriser l’intégration et le travail en équipe ;
- Aller de l’avant dans un environnement changeant ;
- Connaissances et compétences fonctionnelles.
Décrivez les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.
Capacité de planifier, d’organiser, de coordonner et de mettre en œuvre des données provenant de plusieurs sources ; d’exprimer des idées de façon claire et concise, tant à l’oral qu’à l’écrit ; de conceptualiser et d’exécuter des tâches avec peu de supervision ; de fournir des rapports d’analyse financière, à l’aide de logiciels appropriés ; d’interpréter les règles et règlements financiers ; d’établir et d’entretenir des relations de travail efficaces avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles….
Qualifications éducatives
Essentiel : – Diplôme d’études secondaires ou formation technique équivalente ou enseignement commercial avec spécialisation en comptabilité, budgétisation ou finance.
Souhaitable : un diplôme ou une formation supérieure en comptabilité ou en finances sera un avantage.
Expérience
– Essentiel:- Au moins 8 ans d’expérience dans les activités de finance, de budgétisation et/ou de comptabilité.
et de préférence avec plusieurs années d’expérience à l’OMS dans un pôle administratif pour avoir une bonne connaissance de ses règles, règlements, procédures et pratiques en rapport avec le travail.
Souhaitable : – Une expérience dans d’autres domaines tels que l’administration, la gestion des programmes, les voyages et les achats serait un atout. Expérience de l’OMS dans un groupe administratif afin d’avoir une bonne connaissance de ses règles, règlements, procédures et pratiques en rapport avec le travail.
Langue : l’anglais comme langue de travail pour la communication écrite et orale.
Autres considérations (par exemple, les conditions physiques du lieu de travail, si elles sont différentes de celles d’un environnement de bureau normal, les compétences informatiques, etc.)
Le travail nécessite l’utilisation d’un traitement de texte ou d’autres logiciels, et d’un équipement de bureau standard. Formation formelle ou auto-formation à l’utilisation de logiciels de bureau standard. Une formation sur les systèmes basés sur Oracle ou d’autres systèmes ERP constitue un atout.
Le travail nécessite l’utilisation des outils suivants : traitement de texte pour créer, éditer, formater et imprimer la correspondance et les documents ; tableur et logiciel de présentation visuelle ; logiciel de courrier électronique et de planification pour améliorer les communications internes et externes ; Oracle/GSM pour les questions administratives.